Полетата в Payhawk предоставят допълнителна информация за разход или заявка, така че да могат да се категоризират – например Дата на документа или Период на услугата.
Повечето полета ви позволяват да определите кой може да ги вижда при отваряне на разход или заявка (тяхната видимост) и от коя стъпка нататък стойност в това поле е задължителна: преди подаването на разхода или заявката, или преди прегледа им. Можете също да направите поле задължително само при изпълнено условие, например само за разходи над определена сума.
Полета в Payhawk
Полетата в Payhawk са предоставени от системата като полета за разходи или заявки по подразбиране в Настройки > секция Библиотека с полета. Примери за такива полета са категорията разходи, датата на документа, номерът на документа и други.
Информацията и настройките, които можете да приложите към тези полета, варират в зависимост от полето. Например категориите разходи изискват да зададете стойности за техните имена (например Реклама и маркетинг), кодове на сметки (4501) и данъчни ставки (12%), а данъчните ставки изискват да зададете стойности за техните имена (например Стандартна BG), данъчни кодове (133) и ставки (20%).
Типове и настройки на полетата
В тази секция са изброени наличните полета в Payhawk и е представен общ преглед на техните настройки. За повече информация вижте статиите за интеграции.
Категория
Категориите разходи помагат на бизнеса да структурира по-добре разходите си и да опрости процеса на управление на разходите. В зависимост от закупените стоки или услуги всеки разход или заявка попада в определена категория – например оперативни или неоперативни. Според изискванията и нуждите на организацията ви категориите могат да се разделят допълнително на подкатегории, съответстващи на вътрешните процеси.
Категориите разходи в Payhawk ви позволяват да задавате стойности за техните имена, кодове на сметки и данъчни ставки. В зависимост от зададената видимост можете също да решите дали ще са задължителни при подаване и проверка и да активирате и конфигурирате автоматичното попълване на данните за категорията.
Бележка
Полето Бележка е мястото, където служителите въвеждат причината или целта на разхода или заявката. Можете да конфигурирате дали полето е задължително при подаване и проверка.
По подразбиране Бележка е поле за свободен текст. Можете също да създадете шаблон, за да определите какви данни да показва, или да го конфигурирате да генерира съдържание автоматично въз основа на исторически данни. За повече подробности вижте статията за използване на интелигентните предложения за бележки и шаблони.
Документ
Полето Документ изисква прикачен файл (документ за разход) и е видимо за всички служители. Можете да решите дали прикаченият документ ще е задължителен при подаване и проверка на разход или заявка.
Дата на документа
Полето Дата на документа показва датата на издаване на документа и се попълва автоматично. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали датата на документа ще е задължителна при подаване и проверка на разход или заявка.
Падеж
Полето Падеж показва последния ден, до който трябва да платите фактурата, за да избегнете такси или санкции за закъснение. Падеж е приложимо и следователно видимо само при плащания по фактури. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали падежът ще е задължителен за подателите при подаване на разходи и за проверяващите при тяхната проверка.
Тип документ
Полето Тип документ показва типа на качения документ: Фактура или Разписка, а за фактурите от доставчици и Проформа или Кредитно известие. Данните в него се попълват автоматично. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали типът документ ще е задължителен при подаване и проверка на разход или заявка.
Можете също да показвате други полета само за определени типове документи. Например можете да показвате полето Данъчна ставка само за фактури. За повече информация вижте статията за управление на настройките на полетата.
Номер на документа
Полето Номер на документа показва номера на документа и се попълва автоматично. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали номерът на документа ще е задължителен при подаване и проверка на разход или заявка.
Период на услугата
Полето Период на услугата указва счетоводния период на документа и се попълва ръчно от финансовия екип.
Доставчик
Полето Доставчик винаги е задължително при проверка на плащания по фактури и се попълва автоматично. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали доставчикът ще е задължителен при проверка на разход.
Данъчна ставка
Полето „Данъчна ставка“ показва данъчните ставки, наложени от държавата върху типовете стоки или услуги, които са закупени – например ДДС. В Payhawk данъчните ставки ви позволяват да задавате стойности, за да определите техните имена, данъчни кодове и размери. В зависимост от зададената от вас видимост можете да решите дали данъчната ставка ще е задължителна при проверка на разход или заявка.
Отстъпка
Полето Отстъпка показва отстъпката за ранно плащане (сконто), посочена във фактурата от доставчика. Payhawk извлича отстъпката от фактурата автоматично – или като сума, или като я изчислява от посочения процент. Докато фактурата е в рамките на периода за отстъпка, дължимата сума се намалява с размера на отстъпката.
Екип
Екип ще се показва като поле, ако опцията Настройки > Екипи > Организация и управление на екипи е активирана. В резултат на това, когато служител, който е част от екип, създаде разход, името на екипа му ще се отрази в този разход в Разходи.
Освен това името на екипа и външният идентификатор ще се показват за всеки разход по време на експорт, иницииран от приложението Експорт. Мениджърите на екипи и счетоводителите на Payhawk все още ще могат да избират екипа, към който се отнася даден разход, за разходи, подадени от служители, които не са част от екип.
Амортизация
Съставно поле за разходи, които се разпределят за определен период от време – например 12-месечен абонамент за услуга.
По подразбиране видимостта му е зададена на Никой и следователно полето не е налично в разходите. Ако настройките за видимост са актуализирани, за разходите и поръчките за покупка ще се показват следните полета, свързани с амортизацията:
Амортизационен план
Начало на амортизацията (дата)
Край на амортизацията (дата)
Счетоводни полета
Счетоводните полета изискват допълнителна информация за разход или заявка, специфична за нуждите на вашия бизнес – например Разходен център. Можете да ги създавате и конфигурирате ръчно от Настройки > Библиотека с полета.
Полетата с предварително зададен и динамичен списък ви позволяват да задавате опции (стойности), за да определите техните етикети, външни идентификатори и мениджъри.
Полетата за свободен текст и дата ви позволяват да зададете описание, което ще се показва като подсказка за служителите.
В зависимост от зададената видимост можете също да решите дали ще са задължителни при подаване и проверка на разход или заявка.
С изключение на типа поле за дата (тъй като автоматичното попълване не се прилага към необходимите данни), можете да активирате и конфигурирате стратегията за предложения за данните в това поле.
Payhawk използва също счетоводни полета за съпоставяне на класове и категории за проследяване от интеграции с ERP системи и счетоводен софтуер.
Типове счетоводни полета
В зависимост от типа на счетоводното поле, което определите, служителите ще имат различни опции за попълване на необходимите данни:
Предварително зададени списъци – При попълване на счетоводно поле от тип предварително зададен списък служителите ще могат да избират само от предварително зададен набор от опции.
Динамични списъци – При попълване на счетоводно поле от тип динамичен списък служителите могат да избират опции от предварително зададения списък или да въвеждат своя стойност при подаване на разходите си.
Свободен текст – При попълване на счетоводно поле от тип свободен текст служителите могат да добавят текст в полето при подаване на разходите си.
Дата – При попълване на счетоводно поле от тип дата служителите могат да избират необходимите дати от календар.
Прилагане на актуализации към съществуващи полета
За целите на одита Payhawk не актуализира със задна дата следните полета:
Категории
Счетоводни полета
Данъчни ставки
Екипи
Доставчици
Като пример за начина, по който актуализираните стойности на счетоводните полета ще се обработват от системата, приемете, че имате поле Проект със стойност МоятПроект. Когато използвате стойността МоятПроект в 10 разхода, тя ще се запази в разхода или заявката. Ако обаче от Настройки > Библиотека с полета промените стойността на Проект от МоятПроект на МоятНОВПроект, новата стойност ще се приложи към бъдещите разходи или заявки за Проект, но няма да се актуализира със задна дата за разходите или заявките, в които вече е използвана стойността МоятПроект.
Полезни ресурси