Payhawk подпомага автоматизацията на разходи, като намалява ръчната работа при проверка, потвърждаване на данни или плащане на фирмени разходи.
Payhawk използва своя инструмент за извличане на данни, който поддържа над 65 езика, включително кирилица, заедно с усъвършенстван алгоритъм за извличане на данни с AI и множество алгоритми за машинно обучение (ML), за да обработва данните и автоматично да предлага стойности за възможно най-много полета.
Автоматично извличане на данни
Оптичното разпознаване на символи (OCR) е електронен процес на преобразуване на изображения с напечатан или ръкописен текст в машинночетим текст от сканиран документ или снимка.
Инструментът на Payhawk за извличане на данни извлича автоматично данни за разходи от изображения и сканирани документи, заснети чрез мобилното приложение на Payhawk. След като текстът бъде разпознат, системата извлича ключови данни, като обща сума, номер на фактура, дата на документа и друга информация, необходима за категоризация на разходи.
След това Payhawk използва алгоритъм за извличане на данни с AI, който разпознава и извлича важните данни от качени фактури и разходни документи и автоматично попълва съответните полета с извлечената информация.
Инструментът за извличане на данни извлича следните данни от документи за разходи и плащания и попълва съответните полета:
Доставчик (наименование, ДДС номер, държава)
Дата на документа
Номер на документа
Падеж
Обща сума
Данъчна сума
Валута на документа
Тип документ (фактура или разходен документ)
Payhawk извлича и отстъпката за ранно плащане (сконто) от фактури от доставчик. Отстъпката се прочита от фактурата като сума или се изчислява от посочения процент заедно с крайния срок за отстъпката. Извлеченият Падеж винаги е нетният падеж на фактурата, а не датата на отстъпката.
За повече информация относно инструмента на Payhawk за извличане на данни вижте публикацията в блога „Интелигентно и лесно извличане на данни с OCR технология“ от Триш Туви.
Всичко за категоризацията на разходи в Payhawk
Категоризацията на разходи в Payhawk се отнася до основните данни, които компанията ви изисква за всеки разход. Тази информация е организирана в конкретни полета като Дата на документа, Категория, Разходен център или Проект.
Част от тези данни могат да бъдат автоматично извлечени от инструмента за автоматизация на Payhawk от прикачени разходни документи или фактури – например името на доставчика или датата на документа. Не цялата необходима информация обаче е налична в документите за разходи. В такива случаи липсващите данни трябва да се въведат ръчно от подателя или проверяващия.
Всичко за стратегиите за предложения в Payhawk
За да се намали ръчното въвеждане на данни в полета, чиято информация не е налична в разходните документи или фактурите (и следователно не може да се извлече), Администраторите на Payhawk могат да настроят автоматизирани начини, наречени стратегии за предложения.
Тези стратегии помагат на системата да предлага подходящи стойности за полета, от които данните не могат да се извлекат, като Екип, Категория, Код по ДДС и други полета.
Намиране на настройките за стратегии за предложения
В Payhawk стратегии за предложения могат да се зададат за полето Категория, както и за всяко счетоводно поле, създадено от Администраторите на Payhawk в компанията ви.
Опцията за задаване на стратегия за предложения се намира в раздела Настройки на полето. Например за да зададете стратегия за предложения за полето Проект, отидете на Настройки > Библиотека с полета > Проект > раздел Настройки > Предложения.
Налични стратегии за предложения
Payhawk поддържа следните типове стратегии за автоматично предлагане на данни за полета:
Няма – Полето остава празно, за да го попълнят служителите ръчно.
Една стойност по подразбиране – Полето се попълва автоматично със стойност по подразбиране, която рядко се променя при проверка.
AI на Payhawk – Полето се попълва автоматично от AI на Payhawk въз основа на исторически данни за акаунта ви.
Доставчик – Полето се попълва автоматично въз основа на избрания доставчик, като на всеки доставчик се присвояват конкретни стойности.
Екип/служител – Полето се попълва автоматично въз основа на всеки служител или екип с наследени стойности по подразбиране и резервни опции.
Данъчна ставка – Автоматично се предлага данъчна ставка въз основа на доставчика или категорията. Това се конфигурира в раздела Категоризация на разходи за всеки доставчик или в свойствата на всяка счетоводна категория.
Изключване на автоматичното попълване на полета
Ако Предложения е зададено на Няма, полето няма да се попълва автоматично и ще остане празно. В този случай служителите трябва да въведат ръчно необходимите данни за полето.
Автоматично попълване на полета с предварително зададени стойности
Ако Предложения е зададено на Една стойност по подразбиране, трябва да определите тази стойност по подразбиране, която след това ще се попълва автоматично в полето за всеки разход или заявка.
Тази стратегия за автоматично попълване е подходяща за полета, които имат една и съща стойност в над 90% от случаите и рядко се коригират от финансовия екип по време на процеса на проверка.
Автоматично попълване на полета въз основа на исторически данни за акаунта
Ако Предложения е зададено на AI на Payhawk, полето ще се попълва автоматично въз основа на исторически данни, събрани от системата на Payhawk за акаунта ви.
По подразбиране стратегията за предложения на AI на Payhawk се прилага към всички полета. Тя използва усъвършенстван модел на машинно обучение, който взема предвид различни фактори, като служителя, доставчика, историческите стойности на полетата, категорията на търговеца (при картови транзакции) и други важни данни, за да определи най-подходящата стойност за всяко поле за всеки отделен разход.
Тази стратегия е подходяща за компании, които искат да автоматизират категоризацията на разходи, особено когато няма строги правила за конкретни полета. Тя е особено ефективна за полета, при които съществуват закономерности, но те са твърде сложни или непостоянни, за да бъдат зададени ръчно.
Автоматично попълване на полета за доставчици
Ако Предложения е зададено на Доставчик, полето ще се попълва автоматично въз основа на избрания доставчик.
Тази стратегия за автоматично попълване е полезна, когато определени полета, като Категория, са пряко свързани с конкретни доставчици – например Uber може винаги да се категоризира като Такси, а Facebook Ads – като Маркетингови реклами.
След като изберете тази стратегия, можете да присвоите конкретна стойност на всеки доставчик:
В уеб портала на Payhawk отидете на Доставчици.
Изберете желания доставчик и отидете на раздела Категоризация на разходи.
Задайте желаната стойност за полето за разходи.
След това всички разходи от този доставчик автоматично ще използват конфигурираната стойност.
Задаване на стойност по подразбиране за автоматично попълване за всички доставчици
Можете също да зададете стойност по подразбиране за всички доставчици от падащия списък Предложения > Стойност по подразбиране за всички доставчици, в случай че на конкретен доставчик не е присвоена такава. Например ако полето Местоположение на доставчика не е зададено за даден доставчик, можете да го зададете по подразбиране на Германия. Колкото повече стойности за доставчици конфигурирате, толкова по-висока ще бъде степента на автоматизация на разходи.
Автоматично попълване на полета за всички служители и екипи
Ако Предложения е зададено на Екип/служител и разходите се попълват автоматично, трябва да присвоите предложена стойност по подразбиране за избраното поле за всеки служител или екип.
Тази стратегия за автоматично попълване е полезна за полета, които са пряко свързани със служителя или екипа, като Разходен център, Отдел или Местоположение.
След като изберете тази стратегия за предложения, можете да присвоите стойности на всеки екип и служител:
В уеб портала на Payhawk отидете на Служители.
Изберете желания служител или екип и отидете на раздела Категоризация на разходи.
Задайте желаната стойност за полето.
По подразбиране служителят наследява стойността по подразбиране от своя екип – в този случай ще видите опцията Използване на стойността по подразбиране на екипа в раздела за категоризация на разходи. Ако за екипа не е зададена стойност, системата ще провери главния екип и т.н.
Например ако на екипа Маркетинг – Уебсайт е присвоен Проект: Редизайн на уебсайта, всички членове на екипа автоматично ще наследят тази стойност. Тази логика на наследяване спестява време, намалява ръчната настройка и осигурява последователна категоризация в цялата организация.
Освен това можете да зададете стойност по подразбиране за всички екипи и служители, която да се използва, когато не е присвоена конкретна стойност, от Предложения > падащ списък Стойност на разходния център по подразбиране за всички екипи/служители. Например ако за даден служител или неговия екип не е зададен Разходен център, можете да го зададете по подразбиране на Разходи за изпълнители.
Автоматично попълване на полето за данъчна ставка
Данъчната ставка играе ключова роля в процеса на възстановяване на данъци и в начина, по който се категоризират разходи. В Payhawk вграденото поле Данъчна ставка поддържа следните стратегии за предложения.
Предложение за данъчна ставка въз основа на доставчика
Можете да присвоите конкретна данъчна ставка на всеки доставчик или да оставите полето празно и да въвеждате ставката ръчно за всеки разход.
За да зададете данъчна ставка за доставчик, отидете на Доставчици > [Избран доставчик] > Категоризация на разходи > Данъчна ставка. Това работи по същия начин като стратегията за предложения въз основа на доставчика за другите полета.
Предложение за данъчна ставка въз основа на категорията
Друг вариант е да зададете данъчна ставка за всяка категория. В такъв случай избраната категория автоматично ще предложи съответната данъчна ставка.
Предложенията за данъчна ставка въз основа на категория не са налични, ако имате активна ERP интеграция, при която данъчните ставки и категориите се управляват директно от счетоводната ви система.
Задаване на шаблон за полето „Бележка“
Можете да автоматизирате полето Бележка, като създадете шаблон. Можете да изберете да показвате конкретни данни за разхода, като например идентификатор на разхода, да оставите AI на Payhawk да попълни полето въз основа на исторически данни или да комбинирате двете опции. За повече информация вижте статията за използване на интелигентни предложения за бележки и шаблони.
Полезни ресурси