В Payhawk можете да конфигурирате полетата за типовете заявки, използвани в компанията ви.
Тази функционалност ви позволява да персонализирате каква информация се събира по време на процеса на подаване на заявка и гарантира, че получавате всички необходими данни от служителите.
Всяко поле, добавено в заявка от Библиотека от полета, запазва настройките си от Библиотека от полета.
Създаване на полета за типове заявки
Можете да добавяте различни типове полета за типове заявки в зависимост от целта, която искате тези полета да изпълняват за заявката.
За всяко поле падащият списък Задължително определя от коя стъпка нататък полето е задължително: Опционално, Подаване (подателите на заявки трябва да го попълнят, преди да подадат заявката, и то остава задължително при прегледа) или Преглед (проверяващите трябва да го попълнят, преди да завършат прегледа). Преглед е налично само ако работният процес на типа заявка включва стъпка за преглед.
Създаване на полета за допълнителна информация за типове заявки
Можете да добавяте полета за допълнителна информация, за да събирате повече контекст за заявката и да гарантирате, че тя следва правилния работен процес.
За да създадете полета за допълнителна информация:
В уеб портала на Payhawk отидете в Настройки > Заявки и отворете раздела Типове.
Изберете желания тип заявка, като кликнете върху него, например Хардуер.
В раздел Полета, под Допълнителна информация, кликнете върху + Добавяне на поле.
В отворилия се диалогов прозорец:
Изберете тип на полето, като кликнете върху една от наличните опции: Падащ списък, Дата или Кратък текст.
Попълнете необходимите данни в зависимост от типа на полето. Например за всички типове полета ще трябва да въведете име и кратко описание. За полето от тип падащ списък ще трябва да посочите и стойностите, от които служителите ще избират.
За да активирате полето, включете превключвателя Показване на полето. След това ще трябва да определите:
Настройките за видимост на полето (тоест кои роли ще могат да го виждат). Можете също да зададете условия, при които полето ще се показва. Например можете да го показвате само за конкретни категории разходи.
От коя стъпка нататък полето е задължително, под Задължително.
Кликнете върху Запазване.
Допълнителните полета са налични в самата заявка и не се споделят с полетата в Библиотека от полета.
Добавяне на полета за категоризация към типове заявки
Можете да добавяте полета за категоризация, които да използвате за счетоводна и отчетна категоризация, стига да са налични в Библиотека от полета.
За да добавите полета за категоризация:
В уеб портала на Payhawk отидете в Настройки > Заявки и отворете раздела Типове.
Изберете желания тип заявка, като кликнете върху него, например Хардуер.
В раздела Полета, под Категоризация, кликнете върху + Добавяне на поле.
В отворилия се диалогов прозорец:
Изберете кое поле от Библиотеката от полета да бъде добавено, например Разходен център.
Определете настройките за видимост, тоест кои роли могат да виждат това поле.
Под Задължително изберете от коя стъпка нататък полето е задължително.
Кликнете върху Запазване.
За да премахнете поле за категоризация, кликнете върху менюто с трите точки до него и изберете Премахване на поле.
Полетата за категоризация към типове заявки са включени в Библиотеката от полета и се управляват от нея. При групови акаунти в Payhawk управлението на полетата за категоризация към типове заявки е централизирано и се извършва в Библиотеката от полета на ниво групов акаунт.
Задаване на работни процеси за типове заявки
Можете да зададете работни процеси за одобрение за типове заявки от раздела Работен процес на съответния тип заявка. Например, за да конфигурирате работния процес за типа заявка Хардуер, отидете в Настройки > Заявки > Типове > Хардуер > Работен процес > Редактиране на работния процес.
Друг вариант е да зададете работни процеси за одобрение за типове заявки от раздела Работни процеси в Настройки. Например, за да конфигурирате работния процес за типа заявка Хардуер, отидете в Настройки > Работни процеси > Заявки > Хардуер > Редактиране на работния процес.