Можете да изграждате сложни, надеждни и гъвкави работни процеси, които обхващат всички случаи на употреба в компанията ви, като задавате конкретни условия и определяте роли, разширения на роли или конкретни служители като част от работния процес за одобрение.
Налични одобряващи
В Payhawk можете да включите различни роли, разширения на роли или потребители в процеса на одобрение.
Ако включите някоя от следните роли, заявката отива до всеки служител, който има тази роля в компанията ви. Тези роли са на ниво компания, така че екипът в разхода не променя кой получава заявката:
Всеки Счетоводител на Payhawk
Всеки Администратор на Payhawk
Всеки Счетоводител или Администратор на Payhawk
Всеки ИТ администратор
Всеки Старши специалист по задълженията
Всеки одитор
Всяка персонализирана роля, която сте създали в системата на Payhawk
Ако включите някое от следните разширения на роли, Payhawk определя одобряващия въз основа на самия разход. Заявката достига само до мениджъра на екипа, категорията или стойността на персонализираното поле, зададени за този разход:
Всички Мениджъри на екипи
Всеки Мениджър на екип
Всички мениджъри от второ ниво
Всеки мениджър от второ ниво
Всички мениджъри от трето ниво
Всеки мениджър от трето ниво
Всички мениджъри на персонализирани полета, които сте създали в системата на Payhawk
Всички мениджъри на категории
Всеки мениджър на категория
Конкретен служител (например финансовият директор)
Конкретен служител от определена група служители
Назначаване на няколко одобряващи за дадена стъпка
Всеки работен процес съдържа една или повече стъпки за одобрение. Всяка стъпка за одобрение може да съдържа едно или повече одобрения, всяко със свои условия. Ако условието за одобрение е изпълнено, одобрението е необходимо. Когато одобрението включва няколко одобряващи, всеки от тях може да одобри.
Например за суми над 1000 евро от инженерния екип можете да зададете конкретни хора, а също и всички Администратори на Payhawk в компанията си като одобряващи. В резултат на това, когато служител от инженерния екип подаде заявка за повече от 1000 евро, всеки от определените одобряващи може да я одобри.
Ако искате всеки от тези конкретни хора и роли или разширения на роли Payhawk да дадат одобрението си, трябва да създадете отделни стъпки за одобрение.
Например за суми над 1000 евро от екипа по продажби в категория Пътувания, трябва да определите отделни стъпки за одобрение, всяка от които да съдържа едни и същи условия и желания одобряващ.
Назначаване на роли в Payhawk
На всяка стъпка и за всеки работен процес можете да включвате служители, на които е възложена роля в Payhawk по подразбиране (Счетоводител, Администратор, ИТ администратор, Старши специалист по задълженията или Одитор).
След като включите роля в работен процес за одобрение, всеки служител, на когото е възложена тази роля, ще може да одобрява при задействане на работния процес. Например включването на ролята ИТ администратор в работен процес ще позволи на всеки служител, на когото е възложена ролята ИТ администратор в компанията ви, да одобрява заявката след подаването и/или проверката ѝ.
Назначаване на разширения на роли в Payhawk
На всяка стъпка и за всеки работен процес можете да включвате служители, на които е възложено разширение на роля Мениджър на екип, Мениджър на категория и Мениджър на персонализирано поле.
Назначаване на Мениджъри на категории
В контекста на работните процеси можете да включвате Мениджъри на категории в работните процеси за одобрение в компанията ви, тъй като ролята Мениджър на категория ще бъде автоматично включена в опциите, след като бъде определен мениджър за категорията разходи.
Назначаване на Мениджъри на персонализирани полета
В контекста на работните процеси ролята Мениджър на персонализирано поле може да се използва за задействане на одобрения въз основа на конкретни атрибути на разхода. Когато за персонализирано поле на разход е избрана определена стойност, ще се изисква одобрение от съответния Мениджър на персонализирано поле.
Например ако сте определили Мария Стоянова като мениджър на разходния център „Финанси“ и Иван Иванов като мениджър на разходния център „Хардуер“, то:
Когато разходният център за конкретен разход е „Финанси“, одобряващият ще бъде Мария Стоянова.
Когато разходният център за конкретен разход е „Хардуер“, одобряващият ще бъде Иван Иванов.
Назначаване на мениджъри от второ ниво
В контекста на работните процеси мениджърът от второ ниво е мениджърът, назначен на главния екип. Например ако имате екип Маркетинг, определен като главен екип, и подекип Онлайн реклама под него, мениджърът от второ ниво за служител в екип Онлайн реклама ще бъде Мениджърът на екип Маркетинг. За повече информация вижте статиите за управление на служители и екипи.
Назначаване на конкретни служители
В контекста на работните процеси всеки служител в компанията ви може да се избере индивидуално при конфигуриране на персонализирани работни процеси за одобрение.
Повторно възлагане на разходи след напускане на одобряващ
Повторното възлагане на одобрението на разходи се извършва автоматично, ако одобряващият е свързан с роля или разширение на роля (например Мениджър на екип или Мениджър на категория), като заявките се пренасочват към новия човек, назначен на тази роля или разширение на роля. Ако обаче одобряващият е конкретен служител, заявките за разходи ще бъдат пренасочени по подразбиране към администраторите на Payhawk.
Полезни ресурси