Разширенията на роли в Payhawk се предоставят с предварително зададен набор от разрешения, ограничени до конкретен контекст. Например Мениджърът на екип може да получава достъп и да управлява информация, свързана само с неговия екип, докато Изпълнителният асистент разполага с разрешения, свързани с конкретно лице в компанията.
Контекстуалното ограничение на разширенията на роли в Payhawk е предназначено да прецизира разделението на задълженията в компанията ви и да гарантира, че служителите имат достъп само до това, което им е необходимо въз основа на тяхната роля.
Разширения на роли за групови акаунти
Разширенията на роли и техните разрешения могат да се преглеждат на ниво група.
Възлагането на разширението на роля Мениджър на екип на служител се извършва на ниво група.
Включването на разширението на роля Мениджър на екип в работен процес се извършва на ниво отделно дружество, при условие че специфичните за дружеството настройки са активирани на ниво група.
Възлагането на разширението на роля Изпълнителен асистент на служител се извършва на ниво отделно дружество.
Разширението на роля Изпълнителен асистент не е предназначено за одобряване на разходи или заявки и затова не се появява като опция в настройките на работния процес за одобрение.
Разрешенията на разширението на роля Мениджър на екип могат да се променят на ниво група. Разрешенията на разширението на роля Изпълнителен асистент са фиксирани и не могат да се променят.
Разширения на роли за акаунти с едно дружество
Акаунти в Payhawk с едно дружество (които не са част от група):
Не могат да преглеждат и конфигурират разрешенията на разширението на роля Мениджър на екип, но могат да го възлагат на служители и да го включват в работни процеси за одобрение с разрешенията му по подразбиране на ниво акаунт.
Не могат да преглеждат разрешенията на разширението на роля Изпълнителен асистент, но могат да го възлагат на служители и да го включват в работни процеси за одобрение на ниво акаунт.
Разрешения на разширенията на роли в Payhawk
Разширенията на роли в Payhawk:
Могат да се присвояват в допълнение към всяка вградена роля в Payhawk за допълнителни възможности в конкретни контексти.
Позволяват промяна на предварително зададения набор от разрешения.
Разширения на роли в Payhawk | Разрешения |
Мениджър на екип | Разширението на роля Мениджър на екип позволява на ръководителите на екипи да преглеждат картите, разходите и свързаната дейност на членовете на екипа си. Те могат също да одобряват разходи (ако са включени в работни процеси за одобрение), да издават, замразяват и размразяват карти, както и да канят членове на екипа и други мениджъри на екипи. Разширението на роля е подходящо за ръководители на екипи или мениджъри, тъй като им предоставя по-голяма самостоятелност и необходимите инструменти за по-ефективно управление на разходите и отговорностите на екипа им. |
Изпълнителен асистент | Разширението на роля Изпълнителен асистент позволява на служителите да действат от името на друг служител (например ръководител от висшето ръководство), за да създават и подават разходи и заявки вместо него. Разширението на роля е подходящо за изпълнителни асистенти или помощен персонал, които трябва да работят в системата, да създават и редактират разходи или заявки и да изпълняват задачи, свързани с Payhawk, от името на висши ръководители, без да им се предоставя пълен достъп до чувствителни данни. |
Мениджър на категория | Разширението на роля Мениджър на категория позволява на служителите да преглеждат, актуализират и подават разходи на други служители, свързани с категорията разходи, към която е назначен Мениджърът на категория. Ако е включен в работен процес за одобрение, Мениджърът на категория разполага и с разрешения за одобряване на разходи. Разширението на роля е подходящо за членове на финансовия екип или отговорници за бюджети и им помага да организират разходите и да осигурят точна категоризация в цялата компания. |
Мениджър на персонализирано поле | Разширението на роля Мениджър на персонализирано поле позволява на служителите да преглеждат, актуализират и подават разходи на други служители, свързани с персонализираното поле за разходи, към което е назначен Мениджърът на персонализирано поле. Ако е включен в работен процес за одобрение, Мениджърът на персонализирано поле разполага и с разрешения за одобряване на разходи, свързани с това персонализирано поле. Разширението на роля е подходящо за членове на финансовия екип, които трябва да адаптират събирането на данни и да осигурят последователност в проследяването на разходи. |
Разширението на роля Мениджър на екип
В Payhawk Мениджърите на екипи се нуждаят от специфични разрешения, различни от тези на вградените роли. За да управляват ефективно задълженията си, те трябва да могат да преглеждат и наблюдават картите и разходите на членовете на своя екип и подекипи.
Преглед и управление на екипни карти
Мениджърите на екипи могат да преглеждат всички карти, издадени на членовете на техния екип и подекипи, като отворят превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидат на Карти > изглед Карти на моя екип.
Въпреки че Мениджърите на екипи нямат достъп до пълните данни на картите и не могат да променят лимитите им, те могат да замразяват карти на потребители в структурата на своя екип. След като карта е замразена от Мениджър на екип, тя може да се размрази само от друг Мениджър на екип или администратор на Payhawk.
Преглед и управление на разходи на екипа
За да следят разходите, Мениджърите на екипи могат да отворят превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и да отидат на Разходи > изглед Разходи на моя екип, който предоставя общ преглед на всички разходи, създадени от членовете на техния екип и подекипи. Те могат да редактират разходи преди подаване и да подават разходи от името на съответните им податели.
В Payhawk можете да изберете да не назначавате Мениджъри на екипи към конкретни екипи или да деактивирате изцяло структурата на екипите за организацията си.
Редактиране на разрешенията на Мениджър на екип
За да актуализирате разрешенията на разширението на роля Мениджър на екип:
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Роли и разрешения.
В раздел Разширения на роли изберете Мениджър на екип.
В раздел Разрешения включете или изключете необходимите разрешения.
Кликнете върху Запазване на промените.
Разширението на роля Изпълнителен асистент
В Payhawk Изпълнителните асистенти се нуждаят от специфичен набор от разрешения, различен от вградените роли в платформата. За да подпомагат ефективно ръководителите или старшите мениджъри, към които са назначени, те трябва да имат достъп за преглед, създаване и подаване на свързаните разходи и заявки.
Създаване и преглед на делегирани разходи
Изпълнителните асистенти могат да преглеждат разходите на лицата, които подпомагат, като отворят превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидат на изгледа Разходи > Делегирани разходи.
За да създадат нов разход от името на лицето, към което са назначени, Изпълнителните асистенти трябва да кликнат върху Ново, да включат превключвателя Създаване на разход от името на и след това да изберат съответното лице от списъка.
Създаване и преглед на делегирани покупки
Изпълнителните асистенти могат да преглеждат покупките на лицата, които подпомагат, като отворят превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидат на Заявки > изглед Делегиране на покупки.
За да създадат нова покупка от името на лицето, към което са назначени, Изпълнителните асистенти трябва да кликнат върху Ново, да активират превключвателя Заявка от името на и да изберат съответното лице от списъка.
Разширенията на роли Мениджър на категория и Мениджър на персонализирано поле
За да следят разходите, Мениджърите на категории и Мениджърите на персонализирани полета могат да отидат на Разходи > изглед Моите управлявани разходи. Той предоставя общ преглед на всички разходи, подадени от служителите в дружеството или групата от дружества, които са от категорията разходи или персонализираното поле, към които са назначени Мениджърите. Мениджърите на категории и на персонализирани полета могат да редактират разходите преди подаването им и могат също да подават разходи от името на съответните собственици.
Възлагане на разширения на роли
За да възложите разширението на роля Мениджър на екип, трябва да назначите служител за Мениджър на екип.
За да възложите или редактирате разширението на роля Изпълнителен асистент:
Влезте в желания акаунт в Payhawk.
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл, отидете на Служители и изберете желания служител.
В раздел Профил под Асистент кликнете върху Редактиране.
В отворилия се диалогов прозорец:
Изберете Има асистент, за да добавите Изпълнителния асистент, който ще подпомага избрания служител, и изберете съответното име от падащия списък.
Изберете Подпомага друг, за да назначите избрания служител за Изпълнителен асистент, който ще изпълнява задачи от името на друго лице, и изберете съответното име от падащия списък.
Кликнете върху Запазване.
Преглед на разширенията на роли и разрешения в Payhawk
Можете да прегледате разширенията на ролите в Payhawk, като отворите превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Роли и разрешения.
Пълният списък с разрешения, активирани за дадено разширение на роля, можете да видите, като отворите превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл, отидете на Настройки > Роли и разрешения и изберете желаното разширение на роля.
Преглед на дневника с историята на разширенията на роли в Payhawk
Можете да преглеждате всички дейности, свързани с разширенията на роли в Payhawk, като промени и възлагане на разширения на роли, актуализации на разрешения и покани.
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Роли и разрешения.
Кликнете върху менюто с трите точки и изберете Преглед на дневника с историята.
На следващия екран изберете някоя от следните опции:
Промяна на роля – за преглед на актуализации на разрешенията и настройките на разширенията на роли.
Промяна на роля на потребител – за преглед на актуализации във възлагането на разширение на роля на конкретен потребител.
Всички – за преглед на двата типа актуализации.
Полезни ресурси