Като администратор на Payhawk можете лесно да поканите служителите на компанията в системата и да зададете гъвкава екипна структура, която отговаря на нуждите на организацията.
Екипите в Payhawk не е необходимо да съответстват на формалната вътрешна структура на компанията. Те могат да отразяват връзките между служителите въз основа на разходен център или друг тип проект или местоположение.
Приложението „Служители“
В Payhawk действията, свързани със служители и екипи, се извършват в приложението Служители – например покана или изтриване на служители или създаване, редактиране и изтриване на екипи.
Приложението Служители съдържа следните раздели:
Служители > раздел Активни съдържа всички служители, които са се регистрирали успешно в Payhawk.
Служители > раздел Поканени съдържа всички служители, които са получили покана за Payhawk, но все още не са се регистрирали.
Служители > раздел Всички съдържа активни потребители и потребители с чакащи покани.
Разделът Екипи съдържа екипите в Payhawk, създадени от администраторите на Payhawk. Оттам можете също да редактирате екипи, да задавате мениджъри на екипи, да добавяте служители към екипи или да изтривате екип при необходимост.
Екипи > секция Без екип показва всички служители, които все още не са включени в екип, независимо дали са се регистрирали или са активни потребители на Payhawk.
Задаване на глобалните настройки на екипите за компанията
Преди да създадете екипи в Payhawk, трябва да зададете техните настройки и при необходимост да активирате категоризирането на разходите въз основа на екипите на служителите.
Настройките на екипите за компанията се намират в Настройки > Екипи.
В следващата таблица са показани глобалните настройки на екипите и тяхното влияние върху екипната структура на компанията.
Настройка | Подробности |
Организация и управление на екипи | Тази опция ви позволява да създавате екипи и подекипи и да определяте персонализирана структура на компанията. Когато Организация и управление на екипи е активирана, вграденото поле за разходи Екип ще се вижда под Настройки > Библиотека с полета. По подразбиране Организация и управление на екипи е активирана. |
Използване на персонализирано име на организационната структура | Тази опция ви позволява да използвате различен термин за организацията на служителите в компанията – например Разходен център, Проект или Отдел. След като промените името, то ще се отрази в приложението Разходи, както и в експорта. По подразбиране опцията Използване на персонализирано име на организационната структура е зададена на Екип. |
Разрешаване на служителите да членуват в няколко екипа | Тази опция позволява на служителите в компанията да бъдат част от два или повече екипа. Бележки:
По подразбиране Разрешаване на служителите да членуват в няколко екипа е активирана. |
Функции за контрол на картите от мениджърите на екипи | Тази опция позволява на мениджърите на екипи да преглеждат и замразяват картите на членовете на екипа си. По подразбиране Функции за контрол на картите от мениджърите на екипи е активирана. |
Определяне на роли на служителите
Когато поканите служители в компанията и екипите в Payhawk, трябва да определите техните роли, които от своя страна определят достъпа им и видимостта им до данните за разходите и разходването на компанията.
Задаване на достъп и видимост на служителите
Системата на Payhawk е разработена така, че да управлява разходите, покупките и видимостта на отчетите за разходи въз основа на зададените потребителски роли, екипни назначения, работни процеси за одобрение и конкретни системни настройки.