Когато каните служители да се присъединят към екипите, трябва да им възложите роля в Payhawk и при необходимост да увеличите правата им, като ги назначите като Мениджъри на екипи или Изпълнителни асистенти. Тези роли и разширения на роли определят правата на служителите и достъпа им до данните за разходите и разходването на компанията в Payhawk.
Общи правила за видимост в Payhawk
Възлагането на роля в Payhawk на служител определя конкретните му права за видимост. Payhawk ограничава достъпа до разходи, заявки и отчети за разходи въз основа на определени условия:
Служителите, на които е възложена ролята Служител на Payhawk, могат само да преглеждат разходите или заявките, които самите те са подали.
Служителите, на които е възложено разширението на роля Мениджър на екип, имат достъп до всички разходи, карти и заявки, създадени от членовете на техните екипи, независимо към кой екип е причислен разходът.
Служителите, на които е възложено разширението на роля Изпълнителен асистент, имат достъп до разходите и заявките на ръководителя, към когото са назначени.
Определени роли, като например Администраторите на Payhawk, могат да подават разходи от името на други служители.
Промените в ролята в Payhawk на даден служител ще се отразят само на видимостта му за бъдещи разходи. Съществуващите работни процеси и одобрения за вече подадени разходи остават непроменени.
Разходите, подадени без правилно назначаване към екип, могат да прекъснат работните процеси за одобрение. По подразбиране тези разходи се насочват към администраторите на Payhawk за одобрение. За повече подробности вижте статията за резервните варианти за процесите.
Видимост въз основа на екипа
Достъпът на служителите до разходите, картите и заявките в Payhawk, свързани с екипа, се определя от възложената им роля, принадлежността им към конкретни екипи и дали им е възложено разширението на роля Мениджър на екип. За повече информация вижте подробностите за разширенията на роли в Payhawk.
Промени в роли и акаунти
Когато възложената роля в Payhawk на даден служител бъде променена (например от Служител на Счетоводител), правата му за видимост ще се актуализират. Работните процеси за одобрение обаче се засягат само за разходите, подадени след промяната. По този начин съществуващите работни процеси за вече подадени разходи остават непроменени и не се нарушават.
Промените в настройките на акаунта, като например промени в начините на плащане или присвояването на карти, могат временно да повлияят на начина, по който се показват отчетите за разходи. За да избегнете смущения в работата, проверете дали всички транзакции са правилно свързани и актуални.
Най-добри практики за подаване на разходи и правилно насочване
За да поддържате точна видимост и да гарантирате, че разходите се насочват правилно за одобрение, следвайте тези най-добри практики:
Служителите трябва винаги да попълват всички задължителни полета, по-специално полето Екип, преди да подадат разход. Липсващата или неправилна информация може да наруши видимостта и работния процес за одобрение.
Ако даден разход е бил насочен неправилно, подателите трябва да поискат връщането му, да актуализират необходимите полета и да го подадат отново. Това ще задейства нов работен процес за одобрение въз основа на коригираната информация.