Payhawk ви позволява да създавате и персонализирате работни процеси въз основа на типове разходи, одобряващи и условия за одобрение, съобразени с конкретните изисквания на компанията ви. Системата осигурява и ясна видимост на всяка стъпка от работния процес и потребителите, участващи в процеса на одобрение.
Можете да определяте правила за резервни варианти, за да гарантирате, че процесът на одобрение продължава при извънредни обстоятелства – например когато служител без назначен Мениджър на екип подава разход, който обичайно изисква одобрение от мениджъра му.
В Payhawk можете да определяте работни процеси за одобрение за заявки за карти и картови транзакции, възстановяване на разходи, фактури, заявки и други.
Работни процеси за типове разходи
Въз основа на жизнения цикъл на разходите в Payhawk можете да персонализирате работните процеси за фактури, възстановими разходи и картови транзакции в компанията си.
Ако всички стъпки за работния процес за даден тип разход са активирани, жизненият цикъл на фактура ще включва следните стъпки:
(Подаване) Разходът първо се подава от подателя.
(Одобряване) След това се одобрява от служител, назначен като одобряващ в работния процес за одобрение на разходи, съгласно настройките на администратор на Payhawk в компанията ви.
(Проверка) След това проверяващият преглежда данните на разхода, за да провери дали отговарят на политиките на компанията.
(Плащане > Потвърждаване на данните) След проверката служители с необходимите разрешения потвърждават данните на плащането.
За стъпките Потвърждаване на данните и Упълномощаване се прилага принципа на двамата служители, при който упълномощен служител потвърждава данните на плащането, а друг упълномощава самото плащане.
Ако разходът по фактура е планиран, начинът за изпълнение на плащането се задава на този етап.
По подразбиране плащането може да се зададе за незабавно изпълнение или за падежа на разхода. То обаче може да се зададе и за конкретна дата.
(Плащане > Упълномощаване) След това служители с права за плащане упълномощават разхода за плащане.
Ако плащането е зададено за незабавно изпълнение, то ще се извърши веднага след упълномощаването.
Ако плащането е планирано, то ще се упълномощи и извърши автоматично на посочената дата (падежна или конкретна).
За повече информация вижте статията за задаване на работни процеси за одобрение за типове разходи.
Стъпки на работния процес за фактури
За фактура стъпките са Подаване, Одобряване, Проверка и Плащане, като Плащане включва стъпките Потвърждаване на данните и Упълномощаване, с което се прилага принципът на двамата служители.
Стъпки на работния процес за разходи с карта
Разходите с карта включват само стъпките Подаване, Одобряване и Проверка, тъй като вече са платени.
Стъпки на работния процес за възстановими разходи
За възстановим разход, като пробег или дневни, стъпките са Подаване, Одобряване, Проверка и Плащане, като Плащане включва стъпките Потвърждаване на данните и Упълномощаване, с което се прилага принципът на двамата служители.
По подразбиране стъпката Потвърждаване на данните за възстановими разходи е зададена като автоматична (системата на Payhawk), но може да се промени от администратор на Payhawk.
Работни процеси за пътувания
Ако всички стъпки за работния процес за пътувания са активирани, жизненият цикъл на пътуването ще включва следните ключови етапи:
(Подаване) Заявката за пътуване се създава и подава, когато AI агентът за пътувания събере цялата необходима информация.
(Проверка) Тази стъпка е незадължителна. Заявката за пътуване се проверява от съответните служители в компанията ви, назначени като проверяващи – обикновено Мениджъри за командировки.
(Одобряване) Заявката за пътуване се одобрява от съответните служители в компанията ви, назначени като одобряващи – обикновено Мениджъри на екипи.
(Плащане) Тази стъпка е задължителна. След като заявката за пътуване е одобрена, AI агентът за пътувания автоматично резервира командировката.
(Затваряне) Тази стъпка също винаги е видима по подразбиране. Тя включва предварително зададени правила за автоматично затваряне на заявки при активиране на опцията за автоматично затваряне, а също така указва ролите по подразбиране, упълномощени да затварят заявки ръчно.
Работни процеси за типове заявки
Ако всички стъпки за работния процес за заявка са активирани, жизненият цикъл на покупка ще включва следните ключови етапи:
(Подаване) Заявката първо се подава от подателя.
(Проверка) Това е незадължителна стъпка, която може да пропуснете. Заявката се проверява от служител, назначен като проверяващ в работния процес, съгласно настройките на администратор на Payhawk в компанията ви.
(Одобряване) След това одобряващ одобрява данните на покупката, за да гарантира, че отговарят на политиките на компанията.
(Създаване на поръчка за покупка) Задайте служителите или ролите, които ще могат да подават поръчки за покупка.
(Получаване) След одобрението служители с достъп до заявката могат да качват приемно-предавателни протоколи за получените стоки.
(Фактуриране) След одобрението служители с достъп до заявката могат да качват фактури за доставените стоки или услуги.
(Плащане > По фактура и Плащане > С карта) В зависимост от начина на плащане, избран от заявителя, можете да зададете различни работни процеси за одобрение за всеки тип плащане и да определите прагове за несъответствие, при надвишаването на които ще се задейства работен процес за несъответствия.
(Затваряне) Ако автоматичното затваряне на покупките не е активирано или има несъответствия между количеството или сумата на покупката и фактурираните и/или доставените такива, упълномощени служители ще могат да ги затварят ръчно.
Работни процеси за заявки за карти
Ако са разрешени, служителите могат да подават заявки за нови физически, виртуални карти и карти за еднократна употреба. След това можете да определите кой може да одобрява заявки за карти и кой може да издава картите.
Полезни ресурси