В уеб портала на Payhawk можете да настроите работни процеси за одобрение, които определят как заявките за пътуване на служителите се проверяват и одобряват.
Работният процес за одобрение определя последователността от стъпки, през които преминава заявката за пътуване след подаване – включително кой я одобрява, при какви условия и какво се случва на всеки етап. В комбинация с настройките на политиките за пътувания работният процес гарантира, че всяка заявка за пътуване следва процеса на компанията от подаването до одобрението.
Всичко за процесите за одобрение на пътувания
При конфигуриране на работни процеси за одобрение на пътувания имайте предвид как системата обработва някои специфични ситуации.
Наличност и промени в цените
Системата включва буфер от 10% към заявките за пътуване, за да покрие колебанията в цените по време на проверката и одобрението. Ако забавяне доведе до промяна в цената, буферът покрива разликата и служителят може да продължи с резервацията без ново одобрение. Одобряващите получават напомняния, за да се поддържа процесът в срок.
Ако първоначалната опция стане недостъпна към момента на одобрение на заявката за пътуване, AI агентът за пътувания приканва служителя да избере нов полет (за същите дати и дестинация), стая или хотел (в радиус от 5 км) и резервира потвърдения избор без ново одобрение.
Същото правило се прилага при неуспешно плащане след одобрение. Когато служителят избере заместващ полет, ново одобрение не е необходимо, стига новата цена да влиза в рамките на одобрения бюджет плюс буфера от 10%. По-висока цена изисква повторно одобрение.
Ако служителят направи промени в цената на заявката за пътуване – например избере по-скъпа опция – се изисква повторно одобрение.
Резервация от името на друг служител
Когато Администратор или служител на Payhawk с необходимите права прави резервация от името на друг служител, процесът на одобрение следва конфигурираните правила за одобрение на командирования, а не на лицето, което прави резервацията. Работният процес за одобрение се определя от конфигурацията за одобрение на командирования – например одобрение от мениджър, стъпка за проверка от Мениджър за командировки. Резервацията се третира сякаш командированият я подава.
Всички останали правила за одобрение, като прагове на бюджет, лимити по политика и стъпки за ескалация, се прилагат към заявката на командирования по обичайния начин.
Конфигуриране на работни процеси за пътувания
Можете да конфигурирате работни процеси за одобрение на заявките за пътуване на служителите. Тези работни процеси за одобрение са налични само за потребители на Payhawk.
Всеки тип пътуване има свой работен процес за одобрение. За да конфигурирате работния процес за даден тип, отидете на Настройки > Пътувания, отворете желания тип пътуване и отидете на раздел Работен процес.
За да конфигурирате работни процеси:
Отидете на Настройки > Пътувания > [Тип] > раздел Работен процес.
Кликнете върху Редактиране на работния процес. Друг вариант е да кликнете върху Към работните процеси, при което ще бъдете пренасочени към Настройки > екран Работни процеси, където можете да преглеждате и управлявате всички работни процеси за заявки за пътуване на едно място.
Създайте работен процес за одобрение, който отговаря на изискванията ви, като следвате стъпките за определяне на персонализирани работни процеси и имате предвид следните специфики, валидни за заявките за пътуване:
Стъпката Подаване винаги е налице. По време на тази стъпка AI агентът за пътувания събира необходимата информация, за да попълни всички полета на заявката, да я създаде и подаде.
Стъпката Проверка не е задължителна. Можете да зададете съответните служители в компанията като проверяващи. Обикновено това са мениджъри за командировки, които могат да правят промени в полетите и престоите в хотели. Тази стъпка задейства известие за заявка за проверка в агента – в уеб портала, мобилното приложение и Slack.
Стъпката Одобряване се определя от вас. Например можете да зададете съответния Мениджър на екип като одобряващ. Тази стъпка задейства заявка за одобрение в уеб портала, мобилното приложение Payhawk и Slack на одобряващия. Така той може да одобри заявката за пътуване в агента – в Slack, уеб портала и мобилното приложение.
Стъпката Плащаневинаги е налице. След успешно одобрение AI агентът за пътувания автоматично увеличава лимита по картата на служителя и резервира командировката.
Стъпката Затваряне също е винаги видима по подразбиране. Тя включва предварително зададени правила за автоматично затваряне на заявки при активирана опция за автоматично затваряне, както и указва ролите по подразбиране, упълномощени да затварят заявки ръчно.
Стъпката Създаване на отчет за разходи задава типа отчет за разходи, който събира разходите от пътуването. При създаване на тип пътуване Payhawk автоматично създава тип отчет за разходи със същото име и го присвоява към тази стъпка.
Условия за одобрение на заявки за пътуване
В стъпката Одобряване можете да добавяте условия, които определят кога дадена заявка за пътуване изисква одобрение.
Тези условия могат да се основават на различни критерии. Например:
Сумата на заявката за пътуване – Задайте прагове, така че заявки над определена сума да се насочват към конкретен одобряващ, роля или разширение на роля.
Дали заявката за пътуване е Извън политиката – Можете да изисквате одобрение само когато избраният полет, престой в хотел и/или отпусната сума излизат извън политиката за пътувания.
За условия въз основа на сума можете да определите едностепенни и многостепенни прагове по същия начин, както при заявките за разходи.
Когато за дадено пътуване се използва режим на дневни, подаден разход за дневни, който надвишава одобрената сума за дневни, преминава през специална стъпка за одобрение за несъответствие в дневните, като счетоводител проверява разхода преди изплащането.