Когато зададете политиката за дадено пътуване на режим на дневни, Payhawk изчислява полагащите се на командирования дневни за пътуването и създава чернова на разход за дневни веднага след одобряването на заявката за пътуване. Командированият преглежда черновата, коригира я при необходимост и я подава, вместо да попълва искане за дневни от нулата.
Всичко за автоматизираните дневни
При подаване на заявка за пътуване Payhawk добавя дневни към нея вместо отпусната сума. Сумата се изчислява въз основа на маршрута и се актуализира при всяка промяна преди одобрението, така че одобряващите виждат актуалната стойност. Сумата се определя според ставката за дневни в политиката и следва правилата на съответната държава.
Изчисляване на дневни
Payhawk показва дневните като обща сума с по един ред за всеки ден от пътуването. Командированият може да прегледа тези редове в обобщението на заявката преди подаването ѝ.
Първият и последният ден от пътуването са дни на пътуване и за тях може да се прилага намалена ставка. Дните между тях се изчисляват по пълната дневна ставка. За всеки ред се използва съответната ставка от политиката за дневни, поради което сумите зависят от дестинацията и държавата по политиката.
За всеки календарен ден от пътуването се начислява един ден дневни, включително първият и последният ден на пътуване. Например пътуване от 13 август до 17 август обхваща пет дни дневни. Payhawk извършва възстановяването на разходи за дневни след приключване на пътуването.
За структурата на ставките вижте статиите за ставки за дневни на дневна база и ставки за дневни на почасова база.
Удръжки за хранения
Когато по време на пътуването е осигурено хранене, Payhawk намалява дневните за съответния ден. При резервация на стая с включена закуска Payhawk автоматично добавя удръжка за закуска за всяка нощувка от престоя.
Може също да маркирате осигурените хранения за всеки ден поотделно или да приложите една и съща удръжка за всички дни. Сумите на удръжките се определят от политиката за дневни.
Проверка и подаване на дневни
След одобряване на заявката за пътуване Payhawk създава дневните като чернова на разход в отчета за разходи на пътуването и известява командирования.
Командированият може да отвори черновата, за да провери маршрута, дневните ставки и удръжките за хранения, да ги коригира при необходимост и да я подаде. Ако никой не подаде разхода, Payhawk го подава автоматично след определен брой дни, при условие че задължителните полета и разходните документи са попълнени.
Ако подадената сума е по-висока от одобрените дневни, разходът преминава през одобрение за несъответствие в дневните преди изплащането. Счетоводител на Payhawk проверява разхода преди изплащането.
Ако заявката за пътуване бъде изтрита или резервацията бъде анулирана преди изплащането, Payhawk автоматично премахва черновата. Ако маршрутът не може да се остойности, заявката се обработва с дневни в размер на нула и предупреждение в данните на заявката, а командированият може да създаде дневни ръчно.
Предварителни изисквания за автоматизирани дневни за пътувания
Режимът на дневни за пътувания изисква активна политика за ставки за дневни. Това е същата политика за дневни, използвана за ръчните дневни, която може да настроите в Настройки > Типове разходи > Дневни.
За повече информация вижте конфигуриране на типа разход за дневни.
Задаване на политики за пътувания в режим на дневни
За да активирате режима на дневни за пътувания:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Пътувания.
Отворете избрания тип пътуване, като кликнете върху него.
Навигирайте до раздел Политика.
В секция Дневни разходи изберете Дневни.
Кликнете върху Запазване на промените.
Ако превключите от режима на дневни, системата спира да добавя нови редове за дневни, но вече одобрените заявки продължават да генерират своята чернова.