Конфигуриране на политики за пътуване

Като Администратор на Payhawk можете да конфигурирате политики за пътуване и работни процеси за одобрение на заявки за пътуване в уеб портала на Payhawk.

Политиките за пътуване определят правилата, които служителите трябва да спазват при подаване на заявки за пътуване, като лимити на бюджета, разрешени опции за резервация и сигнализиране на избори извън политиката. Работните процеси за одобрение определят какво се случва след това: Стъпките, одобряващите и условията, които определят как всяка заявка се проверява и одобрява.

Въз основа на тези настройки AI агентът за пътувания събира необходимите данни от служителите, показва наличните опции (като сигнализира избори извън политиката) и задейства работния процес за одобрение.

Поддържани политики за пътуване

По подразбиране Payhawk предлага политика за пътуване, която можете да промените според изискванията на компанията си. След като конфигурирате желаната политика за пътуване, тя ще се прилага за цялата компания или група от дружества.

Ако компанията ви е договорила хотелски тарифи в Payhawk, те ще бъдат напълно съвместими с политиката ви за пътуване. Договорените тарифи се прилагат автоматично при търсене на хотели и служителите не трябва да предприемат никакви действия или да въвеждат кодове. Правилата на политиката, като лимити на бюджета и изисквания за одобрение, продължават да се прилагат по обичайния начин, независимо дали служителят избира договорена или общодостъпна тарифа.

Полети

В политиката за пътуване можете да определите следните подробности за полетите:

Предпочитани авиокомпании – например Lufthansa и British Airways.
Максимален бюджет за вътрешни полети – например до 150 евро, като вътрешни са полетите в рамките на една и съща държава.
Максимален бюджет за къси и дълги международни полети – например до 300 евро за първите и до 1000 евро за вторите.
- Ако полетът е в рамките на един и същи регион и общото време във въздуха по всички отсечки е до 7 часа, той се счита за къс. Дълъг полет в рамките на един и същи регион е такъв с повече от 7 часа общо време във въздуха.
- Ако полетът е между различни региони и общото време във въздуха по всички отсечки е до 6 часа, той се счита за къс. Дълъг полет между различни региони е такъв с повече от 6 часа общо време във въздуха.

Хотели

В политиката за пътуване можете да определите следните подробности за хотелите:

Максимална цена на хотел – например до 200 евро на нощ.
Предпочитан рейтинг на хотелите – например само хотели с 3 или 4 звезди.
Предпочитани хотели – например само хотели от веригите Hilton и Ibis.
Цени по държави – например до 250 евро на нощ във Франция или до 250 британски лири на нощ в Обединеното кралство.
Автоматична промяна на резервации за хотелски престой, която позволява на Payhawk да резервира отново подлежащи на възстановяване престои на по-ниска цена преди крайния срок за безплатно анулиране.

Дневни разходи

Дневните разходи покриват ежедневните разходи по време на пътуване, като храна и местен транспорт, в допълнение към бюджета за полети и престой в хотел. За всеки тип пътуване можете да зададете дневните разходи по един от три начина:

Няма. Служителите не могат да заявяват дневни разходи за пътуването.
Отпусната сума по карта. Payhawk добавя парична сума към картата на командирования, одобрена заедно с пътуването.
Дневни. Payhawk прилага дневните ставки от политиката ви за дневни и възстановява разходите на командирования след пътуването.

Отпусната сума по карта представлява бюджет за харчене по картата. При одобрение на заявката за пътуване лимитът по картата се увеличава с размера на лимита, умножен по броя дни на пътуването. Например лимит от 50 евро за пътуване от 4 дни увеличава лимита по картата с 200 евро. Командированият може да харчи от лимита от момента на одобрение до последния ден на пътуването, след което Payhawk премахва неизразходваната сума. Можете да зададете максимален лимит и лимити по държави или да оставите лимита без ограничение. Командированите могат да коригират сумата в собствената си заявка.

Дневните са възстановим разход, а не бюджет по карта. Payhawk изчислява сумата за дневни въз основа на датите и дестинациите на пътуването, като използва ставките от политиката ви за дневни, след което възстановява разходите на командирования след пътуването. За дневните е необходима активна политика за дневни, конфигурирана в Настройки > Типове разходи > Дневни. За подробности вижте статиите за автоматизирани дневни за пътуване и конфигуриране на типа разход дневни.

Ако дневните са активирани и разполагате с валидна политика за дневни, политиките ви за пътуване задават дневните разходи по подразбиране като дневни, така че пътуванията автоматично генерират искания за дневни. Всяка политика, която вече сте задали на Отпусната сума по карта или Няма, запазва настройките ви.