Можете да конфигурирате настройките за типа разход за дневни в Payhawk според изискванията на компанията си.
Активиране и деактивиране на дневни
За да активирате (или деактивирате) типовете разходи за дневни за компанията си:
Влезте в уеб портала на Payhawk.
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Разходи > Типове разходи.
Отидете на Дневни > раздел Настройки.
За да позволите на служителите в компанията ви да създават разходи за дневни, включете превключвателя. В този пример разходите за дневни ще бъдат активирани.
За да деактивирате дневните за компанията си, изключете превключвателя.
Кликнете върху Запазване на промените, за да потвърдите настройките си.
Създаване на политики за дневни
Политиките за дневни, които настройвате тук, се прилагат както за ръчни дневни, така и за автоматизирани дневни за пътувания. Когато за даден тип пътуване се използва режим на дневни, Payhawk калкулира дневните за пътуването въз основа на активната политика и нейните ставки. За подробности вижте статията за автоматизирани дневни за пътувания.
Можете да създадете политика за дневни за конкретен период от време според нуждите на компанията си.
За да създадете политика за дневни:
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Разходи > Типове разходи > Дневни.
В раздела Политики кликнете върху + Нова политика.
В отворилия се панел въведете името и продължителността на новата политика. В резултат разходите, които съответстват на тези времеви интервали, ще отразяват ставките, които определите в дадената политика.
Имайте предвид, че няма да можете да създадете политиката за дневни, ако вече съществува такава с припокриващи се дати.
Кликнете върху Запазване, за да създадете политиката за дневни.
Кликнете върху новата политика в списъка, за да я отворите, и след това кликнете върху Импортиране на ставки. В отворилия се панел изтеглете файла в Excel със ставките за дневни, като кликнете върху връзката current rates as .xlsx. За повече информация относно калкулирането по подразбиране, включено в шаблонния файл, вижте общия преглед на политиките за дневни.
Отворете файла в Excel локално и редактирайте информацията според конкретните си изисквания. Запазете файла.
Обратно в панела Импортиране на ставки качете локално актуализирания файл в Excel.
Кликнете върху Запазване на промените. В резултат ставките, които току-що сте качили, ще бъдат разпределени в новосъздадената политика за дневни.
Когато политиката за дневни изтече, потребителите ще получат грешка при създаване на разходи за дневни. За да разрешите този проблем удължете продължителността на съществуващата политика за дневни или създайте нова политика с актуализирани дати.
Редактиране и изтриване на политики за дневни
За да редактирате съществуваща политика за дневни:
Отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на Настройки > Разходи > Типове разходи > Дневни.
Отидете до желаната политика за дневни и кликнете върху менюто с трите точки. Изберете опцията Редактиране на политика.
В отворилия се панел актуализирайте информацията и кликнете върху Запазване.
За да изтриете съществуваща политика за дневни:
Отидете до желаната политика за дневни и кликнете върху менюто с трите точки. Изберете опцията Изтриване.
В отворилия се диалогов прозорец поставете отметка в квадратчето за потвърждение и кликнете върху Изтриване на политиката.
Когато се опитате да промените периода на действие на политика за дневни или да изтриете такава, докато все още имате неуредени разходи, за които тя се прилага, Payhawk ще покаже предупреждение и няма да ви позволи да продължите, докато тези разходи не бъдат уредени.
Актуализиране на съществуващи ставки за дневни
За да актуализирате съществуващите ставки за дневни, приложени към дадена политика за дневни, можете да ги изтеглите като файл в Excel, да ги редактирате и да направите нов импорт.
Отидете до желаната политика за дневни и кликнете върху менюто с трите точки. Изберете опцията Изтегляне на ставките като .xlsx. В резултат файлът в Excel с текущите ставки за дневни за политиката ще бъде запазен локално.
Актуализирайте данните и запазете файла.
Обратно в Payhawk кликнете върху менюто с трите точки. Изберете опцията Импорт на ставки.
В отворилия се панел качете локалния файл и кликнете върху Запазване на промените.
Имайте предвид, че ако има съществуващи неплатени разходи за дневни със старите ставки, Payhawk автоматично ще ги актуализира.
Можете също да редактирате, изтривате и изтегляте съществуващите ставки за дневни, като кликнете върху политиката, за да я отворите, кликнете върху менюто с трите точки и след това изберете желаната опция.
Полезни ресурси