Служителите в Германия имат право на дневни, с които се покриват допълнителните разходи за храна и нощувка по време на командировки. Тези дневни не се считат за част от редовното възнаграждение на служителя и затова са необлагаеми до законово определен лимит. В Германия разходите за дневни се калкулират въз основа на подневни ставки.
Удръжки
Ако служителят получи безплатно хранене, то трябва да се приспадне от отпусната сума за дневни. Например това важи, когато хотелът предоставя безплатна закуска. Тези удръжки се отнасят само за частта от дневните, предназначена за хранения. Отпусната сума за нощувка се изплаща в пълен размер за всяка нощ и не се намалява заради осигурените хранения.
По-долу са стандартните ставки за удръжки при осигурени хранения:
Приспадат се 20% от ставката за пълен ден, ако е осигурена закуска.
Приспадат се 40% от ставката за пълен ден, ако е осигурен обяд.
Приспадат се 40% от ставката за пълен ден, ако е осигурена вечеря.
Специфики
В следните насоки са описани важни подробности и специални случаи, свързани с отпусната сума за дневни, продължителността на командировките, изискванията за документация и необлагаемото възстановяване на разходи в Германия.
Ако служител е в няколко командировки в рамките на един и същи календарен ден, общите часове от всички пътувания могат да се сумират.
Ако в рамките на един ден има и вътрешни, и международни пътувания, целият ден се заплаща по международната ставка за последната достигната дестинация. Дали се счита за пълен или половин ден зависи от общата продължителност на отсъствието, а не от часовете, прекарани в чужбина.
Всички фактури за разходи трябва да са издадени на корпоративния адрес на компанията. За фактури над 150 евро те трябва да включват и името и адреса на работодателя, както и приложимата сума на ДДС.
Всички оригинални документи за разходи, като касови бележки и фактури, трябва да се съхраняват – физически или цифрово – в рамките на ЕС.
Пътувания в страната
При командировки в страната ставките за дневни се определят от продължителността на пътуването, измерена като общото време на отсъствие на служителя. Няма значение дали пътуването започва от дома на служителя, основното му работно място или друго работно място.
Например служител пътува от Берлин до Щутгарт в Германия и е попълнил следните данни за пътуването:
Въз основа на въведените от служителя данни съответните колони в шаблона на Payhawk се попълват по следния начин:
Дестинация. Германия
Код на дестинацията. DEU-Щутгард
Валута. EUR
Половин ден. 14
Първи/последен ден. 14
Пълен ден. 28
Закуска. Обяд. Вечеря. 5,6. 11,2. 11,2.
Отпусната сума за нощувка (Übernachtungspauschale). 20.
В този случай системата калкулира ставките по следния начин:
Пътувания в чужбина
При международни пътувания важат различни разпоредби. Отпусната сума за дневни зависи от конкретната дестинация.
Ставките са определени в наредба, основана на германския Закон за данъка върху доходите.
Например служител пътува от Берлин, Германия до Лондон, Обединеното кралство и е попълнил следните данни за пътуването:
Въз основа на въведените от служителя данни съответните колони в шаблона на Payhawk се попълват по следния начин:
Дестинация. Обединено кралство
Код на дестинацията. GBR-Лондон
Валута. EUR
Половин ден. 44
Първи/последен ден. 44
Пълен ден. 66
Закуска. Обяд. Вечеря. 13,2. 26,4. 26,4.
Отпусната сума за нощувка (Übernachtungspauschale). 163.
В този случай системата калкулира ставките по следния начин:
Полезни ресурси