Payhawk използва публично достъпни подневни ставки и персонализирана автоматизирана логика за калкулиране на разходи за дневни въз основа на продължителността на пътуването, дестинацията и осигурените хранения.
Шаблонният файл в Excel с подневни ставки за дневни се основава на официалните ставки в държави, като Германия, Испания и Франция, които са зададени като стойности по подразбиране и се прилагат за тези държави.
Шаблонът с подневни ставки
Шаблонът съдържа следните колони:
Дестинация. Това е държавата или градът, до който пътува служителят.
Ако служителят посещава няколко места в рамките на един ден, Payhawk взема предвид последното посетено място за деня и използва неговата ставка.
Ако служителят избере град, за който няма ставка, Payhawk използва ставката за съответната държава.
Ако служителят не посочи конкретен град, Payhawk използва ставката за съответната държава.
Ако служителят избере държава, за която няма ставка, Payhawk използва ставката по подразбиране Друго в края на списъка.
Системата на Payhawk разпознава и поддържа набор от градове по подразбиране, а не цели провинции.
Код на дестинацията. Това е трибуквеният код, използван за идентифициране на държавата на дестинацията, последван от името на града.
Валута. Това е валутата, използвана за разхода за дневни.
Можете да промените колоната за валута в шаблона, за да включите основната валута на акаунта ви или местната валута на дестинацията, и системата автоматично ще калкулира дневните според предпочитанията ви.
Ако изберете местната валута, системата ще се погрижи и за конвертирането на валутата. Payhawk използва вътрешния си обменен курс, приложим към датата на създаване на разхода за дневни.
Ако не изберете конкретна валута, системата ще използва основната валута на акаунта ви за калкулиране на разхода за дневни.
Системата калкулира общата сума на разхода за дневни в основната валута на акаунта ви.
Половин ден. Тази ставка се прилага, когато служителят престоява в даден град между 8 и 24 часа. Ако компанията ви не използва отделна ставка за този период, можете да копирате стойностите от колоната за ставката за пълен ден.
Ако пътуването ви е между 8 и 24 часа, но обхваща два календарни дни, ще се приложат ставките за първия/последния ден. Например ако пристигнете на дестинацията си днес следобед и заминете утре по обяд, днес ще се счита за първи ден от пътуването, а утре – за последен. Следователно ставките за първия/последния ден ще се приложат за всеки от двата дни.
Първи/последен ден. Тази ставка се прилага за първия и последния ден от пътуването на служителя. Ако компанията ви не използва отделна ставка за този период, можете да копирате стойностите от колоната за ставката за пълен ден.
Пълен ден. Тази ставка се прилага за всички престои от минимум 24 часа.
Когато командировката обхваща два или повече календарни дни, ставките за първия/последния ден и пълния ден се прилагат по следния начин:
За двудневно пътуване се прилагат две ставки за първия/последния ден.
За тридневно пътуване се прилагат две ставки за първия/последния ден и една ставка за пълен ден.
Закуска. Обяд. Вечеря. Някои компании и държави прилагат удръжки. Когато храненията се предлагат безплатно, заплащат се с корпоративна карта или са включени в пътни или квартирни възстановими разходи, от дневната отпусната сума за календарен ден трябва да се приспадне определен процент – например безплатна закуска, осигурена от хотела, в който е настанен служителят, или безплатна вечеря на конференция. Друг пример са допустимите процентни удръжки от ставката за пълен ден: закуска – 20%, обяд – 40% и вечеря – 40%.
Полезни ресурси