Payhawk използва публично достъпни почасови ставки и автоматизирана логика за калкулиране на разходи за дневни въз основа на продължителността на пътуването, дестинацията и осигурените хранения.
Шаблонният файл в Excel с почасови ставки за дневни се основава на официалните ставки в държави, като Обединеното кралство, Ирландия и Австрия, които са зададени като стойности по подразбиране и се прилагат за тези държави.
Почасовият шаблон
Шаблонът съдържа следните колони:
Дестинация. Това е държавата или градът, до който пътува служителят.
Ако служителят избере град, за който няма ставка, Payhawk използва ставката за съответната държава.
Ако служителят не посочи конкретен град, Payhawk използва ставката за съответната държава.
Ако служителят избере държава, за която няма ставка, Payhawk използва ставката по подразбиране Друго в края на списъка.
Код на дестинацията. Това е трибуквеният код, използван за идентифициране на държавата на дестинацията, последван от името на града.
Валута. Това е валутата, използвана за разхода за дневни.
Можете да промените колоната за валута в шаблона, за да включите основната валута на акаунта ви или местната валута на дестинацията, и системата автоматично ще калкулира дневните според предпочитанията ви.
Ако изберете местната валута, системата ще се погрижи и за конвертирането на валутата. Payhawk използва вътрешния си обменен курс, приложим към датата на създаване на разхода за дневни.
Ако не изберете конкретна валута, системата ще използва основната валута на акаунта ви за калкулиране на разхода за дневни.
Системата калкулира общата сума на разхода за дневни в основната валута на акаунта ви.
Почасови ставки. Payhawk използва почасови ставки за дневни, за да калкулира автоматично разхода за дневни въз основа на часовете, прекарани на дадено място.
Различните държави имат свои правила за разпределяне на часовете при калкулиране на дневни. Payhawk автоматично прилага часови диапазони съобразно нормативните изисквания на всяка съответна държава. Например ако служител пътува 9 часа в държава, която прилага следните часови диапазони: 1 – 5 ч, 5 – 10 ч, 10 – 16 ч и 16 – 24 ч, той ще получи ставката за диапазона 5 – 10 ч.
Закуска. Обяд. Вечеря. Някои компании и държави прилагат удръжки. Когато храненията се предлагат безплатно, заплащат се с корпоративна карта или са включени в пътни или квартирни възстановими разходи, от дневната отпусната сума за календарен ден трябва да се приспадне определен процент – например безплатна закуска, осигурена от хотела, в който е настанен служителят, или безплатна вечеря на конференция. Друг пример са допустимите процентни удръжки от ставката за пълен ден: закуска – 20%, обяд – 40% и вечеря – 40%.
Случаи на употреба
Следните примери илюстрират как Payhawk калкулира дневните с помощта на почасовия шаблон за калкулиране при командировки.
Пример 1
Представете си, че служител пътува от Виена, Австрия до Залцбург и Грац, Австрия, след което се връща във Виена.
Дневните ще бъдат калкулирани по почасовия шаблон за калкулиране по следния начин:
Калкулацията за Залцбург започва, когато служителят напусне Виена, и приключва, когато напусне Залцбург:
5-часова ставка за Залцбург, Австрия (10.07, 08:00 ч. UTC+02:00 до 10.07, 17:00 ч. UTC+02:00).
Калкулацията за Грац започва, когато служителят напусне Залцбург, и приключва, когато се върне във Виена:
24-часова ставка за Грац, Австрия (10.07, 17:00 ч. UTC+02:00 до 11.07, 17:00 ч. UTC+02:00).
Пример 2
Да приемем, че служител пътува от Лондон до Германия и Нидерландия, след което се връща в Лондон.
Дневните ще бъдат калкулирани по почасовия шаблон за калкулиране по следния начин:
Калкулацията за Германия започва, когато служителят напусне София, и спира, когато напусне Германия:
24-часова ставка за Германия (03.06, 22:00 ч. UTC+01:00 до 04.06, 23:00 ч. UTC+02:00).
24-часова ставка за Германия (04.06, 23:00 ч. UTC+02:00 до 05.06, 12:00 ч. UTC+02:00).
Изчислението за Нидерландия започва, когато служителят напусне Германия, и приключва, когато пристигне в София:
24-часова ставка за Нидерландия (05.06, 12:00 ч. UTC+02:00 до 06.06, 12:00 ч. UTC+02:00).
24-часова ставка за Нидерландия (06.06, 12:00 ч. UTC+02:00 до 07.06, 13:00 ч. UTC+01:00).
Полезни ресурси