В Обединеното кралство работодателите могат да възстановяват на служителите разходи за храна и престой по време на командировки чрез дневни, известни още като плащания по фиксирана ставка. Това са фиксирани дневни суми, които опростяват отчитането на разходи и намаляват административната тежест, при условие че са изпълнени определени изисквания на Кралската данъчна и митническа агенция (HMRC).
При използване на референтните фиксирани ставки на HMRC или одобрени индивидуални ставки тези плащания са необлагаеми и не е необходимо да се отчитат, при условие че служителят отговаря на критериите за допустимост. В Обединеното кралство разходите за дневни се калкулират въз основа на почасови ставки.
Специфики
По-долу са посочени основните правила и условия, които трябва да спазвате, за да гарантирате, че плащанията на дневни остават необлагаеми и в съответствие с насоките на HMRC в Обединеното кралство:
Пътуването трябва да е свързано с изпълнението на служебните задължения на служителя или да е до временно работно място.
Служителят трябва да е отсъствал от дома или обичайното си работно място за непрекъснат период от над 5 или 10 часа.
Служителят трябва да е направил разход за храна след началото на пътуването.
За всяко хранене се допуска само един вид възстановяване на разходи. Например ако закуската в хотела вече е възстановена, не може да се предявят дневни за същото хранене.
Можете да плащате по-малко от референтните ставки на HMRC, но ако плащате повече, разликата подлежи на облагане с данък, освен ако не използвате одобрени индивидуални ставки или стандартните ставки на HMRC.
От април 2019 г. HMRC опрости правилата за отчитане на разходи за командировки. Вече работодателите могат да предявят фиксирана дневна ставка, без да е необходимо да представят разходни документи за всеки отделен разход, при условие че могат да докажат, че служителят е направил разходи по време на пътуването. Например ако служител се е хранил три пъти в рамките на един ден, един разходен документ, например за вечеря, може да е достатъчен.
Пътувания в страната
Текущите референтни ставки на HMRC за вътрешни пътувания в Обединеното кралство се определят въз основа на продължителността на отсъствието на служителя по повод на командировка. Прилагат се различни ставки в зависимост от продължителността – една за пътувания от 5 до 10 часа, по-висока ставка за пътувания от 10 до 24 часа и 24-часова ставка.
Например служител пътува от Лондон до Манчестър в Обединеното кралство и е попълнил следните данни за пътуването:
Въз основа на въведените от служителя данни съответните колони в шаблона на Payhawk се попълват по следния начин:
Дестинация. Обединено кралство
Код на дестинацията. GBR-Манчестър
Валута. GBP
5 – 10 часа. 5
10 – 24 часа. 10
24 часа или повече. 25
Закуска. Обяд. Вечеря. 5. 10. 10.
В този случай системата калкулира ставките по следния начин:
24 часа или повече: 25 британски лири се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни, тъй като тази ставка се прилага, когато служителят престоява в даден град 24 часа или повече. В настоящия пример служителят е прекарал 24 часа на дестинацията – от 15 юли, 08:00 ч. до 16 юли, 08:00 ч.
10 – 24 часа: 10 британски лири се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни, тъй като тази ставка се прилага, когато служителят престоява в даден град между 10 и 24 часа. В настоящия пример служителят е прекарал 12 часа на дестинацията – от 16 юли, 08:00 ч. до 16 юли, 20:00 ч.
Закуска: 5 британски лири се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни.
Обяд: 10 британски лири се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни.
Вечеря: 10 британски лири се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни.
Пътувания в чужбина
За разлика от ставките за пътуване в страната, ставките за чужбина включват 24-часова отпусната сума, покриваща хранения, напитки, допълнителни разходи и настаняване. Работодателите могат да изберат да използват тези ставки, да възстановяват действителните разходи или да предявят индивидуална ставка.
Например служител пътува от Лондон, Обединеното кралство до Дъблин, Ирландия и е попълнил следните данни за пътуването:
Въз основа на въведените от служителя данни съответните колони в шаблона на Payhawk се попълват по следния начин:
Дестинация. Ирландия
Код на дестинацията. IRL-Дъблин
Валута. EUR
5 – 10 часа. 38,5
10 – 24 часа. 94
24 часа или повече. 99
Закуска. Обяд. Вечеря. 0. 34. 51,5.
В този случай системата калкулира ставките по следния начин:
24 часа или повече: 99 евро се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни, тъй като тази ставка се прилага, когато служителят престоява в даден град 24 часа или повече. В настоящия пример той е прекарал 24 часа на дестинацията – от 17 юли, 10:00 ч. до 18 юли, 10:00 ч.
10 – 24 часа: 94 евро се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни, тъй като тази ставка се прилага, когато служителят престоява в даден град между 10 и 24 часа. В настоящия пример той е прекарал 11 часа на дестинацията – от 18 юли, 10:00 ч. до 18 юли, 21:00 ч.
Закуска: 0 евро се калкулират към сумата на разхода за дневни.
Обяд: 34 евро се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни.
Вечеря: 51,5 евро се калкулират и включват в сумата на разхода за дневни.
Полезни ресурси