В уеб портала на Payhawk можете да конфигурирате общите настройки за заявките за пътуване на служителите, включително името и описанието на заявката. Полетата в заявката за пътуване са вградени и можете да ги прегледате и да коригирате набор от опции, като например избор от коя стъпка нататък дадено поле е задължително.
Можете да създадете повече от един тип пътуване и да конфигурирате тези настройки поотделно за всеки тип.
Конфигуриране на заявката за пътуване
Можете да конфигурирате общите настройки за заявките за пътуване на служителите.
За да конфигурирате настройките:
Отидете на Настройки > Пътувания.
Отворете желания тип пътуване, като кликнете върху него.
Навигирайте до раздел Настройки.
Включете превключвателя Включване на [Тип], за да позволите на служителите да подават заявки за пътуване от този тип. Изключете го, за да спрете новите заявки от този тип.
В полето Наименование въведете наименованието на заявката за пътуване като свободен текст, например Пътуване.
В полето Описание въведете описание на заявката за пътуване, което да помогне на служителите да разберат разликата между типовете.
В полето Видимост изберете от падащото меню кой може да създава заявки за пътуване от този тип. Имайте предвид, че Администраторите и Счетоводителите на Payhawk винаги имат достъп до всички типове пътувания.
Кликнете върху Запазване на промените.
Конфигуриране на полетата в заявките за пътуване
Настройките на полетата за заявки за пътуване са вградени и могат да се прегледат от раздел Настройки > Пътувания > [Тип] > Полета под Данни за заявките.
Те включват следната информация:
Описание – Настройките на полето Описание в заявките за пътуване не могат да се променят. Полето „Описание“ винаги се показва в заявките за пътуване и от служителите се очаква да посочат причина за подаването на заявката.
Данни за пътуването – Полето Данни за пътуването винаги се показва в заявките за пътуване. Под Задължително можете да изберете от коя стъпка нататък то е задължително: Опционално, Подаване (задължително преди подаването на заявката за пътуване и при прегледа) или Преглед (задължително преди завършването на прегледа). Останалите му настройки не могат да се променят. Полето Данни за пътуването винаги се показва в заявките за пътуване и от служителите се очаква да посочат данни за желаното пътуване, като например дати на заминаване и връщане и дестинация.
Начин на плащане – От служителите се очаква да посочат с коя карта Payhawk AI агентът за пътувания трябва да направи резервацията. Ако служителят няма активна карта Payhawk, AI агентът за пътувания автоматично издава нова виртуална карта, която се използва за конкретната заявка за пътуване. При групово пътуване всеки пътуващ резервира със своята основна карта Payhawk. Ако даден пътуващ няма активна карта, Агентът издава на пътуващия нова виртуална карта за пътуването и я закрива, когато пътуването приключи.
Полезни ресурси