Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с управлението на група от дружества в Payhawk.
Мога ли автоматично да препращам документи от централизиран служебен имейл към пощенската кутия?
Ако сте Администратор на групата в Payhawk, можете да препращате документи (фактури) към пощенската кутия от един централизиран служебен имейл (например invoices@yourcompany.com), като следвате инструкциите за конфигуриране.
При получаване на имейла в пощенската кутия системата на Payhawk ще идентифицира компанията, за която се отнася фактурата, като прочете името на компанията и ДДС номера, посочени в платежния документ.
Ако разходът е платен, системата автоматично ще прикачи фактурата към платения разход в съответното дружество.
Ако разходът не е платен, системата автоматично ще се опита да създаде разхода към фактурата в съответното дружество.
Ако опитът за съпоставяне е неуспешен, Payhawk ще извести потребителя, регистриран с централизирания имейл, чрез Входящата му кутия в Payhawk, като го подкани да избере компанията, в която трябва да се създаде разходът.
По подразбиране пощенската кутия на групата обхваща всички дружества в групата. Ако Администратор на групата предостави на дадено дружество собствена пощенска кутия, фактурите, изпратени до адреса на групата, вече не достигат до това дружество. Вместо това трябва да ги изпращате до собствения адрес на дружеството. За да предоставите на всяко дружество собствена пощенска кутия, вижте статията за конфигуриране на пощенската кутия.
Как Payhawk насочва документите от пощенската кутия за разходи в няколко дружества от групата?
Когато препращате към пощенската кутия документи за платени или неплатени разходи, свързани с различни дружества в групата, Payhawk извършва следните проверки:
За да свърже документа с правилното дружество, системата проверява името на компанията и ДДС номера.
За да съпостави документа с правилния разход, системата проверява общата сума във валутата на дружеството и името на доставчика.
Данъчният номер за фактуриране във фактурата се счита за по-важен от името или адреса на компанията при съпоставяне с дружество. Ако фактурите се насочват към грешно дружество, проверете дали данъчният номер, конфигуриран за всяко дружество в Payhawk, съвпада точно с данъчния номер, отпечатан върху фактурите на доставчика. За да проверите или коригирате данъчния номер на дружество, отидете на Настройки на дружеството и актуализирайте данните за данъчна регистрация.
Това насочване се прилага само за дружества, които използват пощенската кутия на групата. Фактурите, изпратени до адреса на групата, не се насочват към дружество, което има собствена пощенска кутия.
Когато работен процес на групата задейства одобрение, използва ли се консолидираната валута на групата или валутата на всяко дружество?
Работните процеси на групата винаги използват предварително зададената сума в групата и прилагат местната валута на всяко дружество.
Например ако прагът за одобрение е зададен на 50, одобрение ще се задейства при 50 британски лири за дружество в Обединеното кралство, 50 щ.д. за дружество в САЩ и 50 евро за дружество в Гърция.
Мога ли да добавя средства към няколко дружества и те да бъдат разпределени?
Не, не е възможно да се внасят средства в няколко дружества с една транзакция. Средствата трябва да се зареждат за всяко дружество поотделно чрез един от следните начини:
Прехвърлете средства ръчно от банковата сметка на компанията си към всяко дружество.
Заредете средства директно от свързана банкова сметка в Payhawk.
Могат ли данните от HR информационна система (PXD) да се качат наведнъж за няколко дружества или трябва да се разделят по дружество?
С функцията за масово качване можете да импортирате всички потребители наведнъж. Колона в качения файл указва към кое дружество принадлежи всеки потребител. При директно използване на API всеки потребител трябва да бъде поканен във всяко дружество, към което принадлежи. Потребителите могат да принадлежат към няколко дружества.
Какво се случва с данните и историята на потребителя и картата, ако потребителят трябва да се премести от едно дружество в друго?
Всеки потребител има данни за плащане, специфични за всяко дружество, което позволява различни валути и конфигурации за конкретно дружество. Ако е необходима миграция, проверете дали данните за потребителя са настроени правилно в новото дружество и дали се спазват специфичните за дружеството правила.
Може ли Payhawk да поддържа сложна организационна структура, като например шестстепенна организационна схема?
Да. Модулът „Екипи“ на Payhawk поддържа йерархични връзки и може да отразява многостепенни структури без ограничения.
Мога ли да споделям данни между дружества и какви са ограниченията?
Основните данни, като полета за разходи, категории, разходни центрове и работни процеси, могат да се споделят между дружествата.
Финансови данни, като разходи, транзакции и карти, не се споделят. Когато дружествата се свържат за първи път, основните данни от едното може да се копират на ниво група. За да се опрости настройката, най-добре е да започнете с няколко дружества от самото начало.
Има ли работни процеси, които мога да управлявам централно за всички дружества?
Да. Работните процеси могат да се споделят между дружествата, което позволява централизирано управление и последователност.
Какви ограничения трябва да имам предвид при преминаване от едно към няколко дружества?
Основните данни могат да се споделят, но финансовите данни остават специфични за всяко дружество. Някои конфигурации, като полета за разходи или работни процеси, трябва да се управляват на ниво група, за да се осигури последователно поведение. Ако в настройката се използва Управление на група от дружества (MEM), трябва да използвате крайните точки на MEM, които директно обработват данните, специфични за всяко дружество.
Полезни ресурси