Прехвърляне на регулярни разходи на компанията към карти Payhawk

Като прехвърлите регулярните разходи към картите Payhawk на служителите, можете да увеличите разходите чрез Payhawk, да спечелите кешбек, да управлявате разходите по-ефективно и да намалите цената на абонамента си за Payhawk.

Предимства

Като прехвърлите регулярните разходи на компанията към карти Payhawk, можете да се възползвате от следните предимства.

Преди да започнете

1. Уверете се, че имате права на Администратор или Счетоводител на Payhawk.

2. Договорете се вътрешно кой ще отговаря за управлението на абонаментите. Обикновено това е екипът по снабдяване или финансовият екип.

Стъпка 1: Преглед на текущите регулярни разходи

Започнете, като съставите списък на всички регулярни разходи, платени с банков превод или карти от други доставчици. Помислете за абонаменти за SaaS, ERP система, маркетинг, комунални услуги и други.

Ако не управлявате директно тези абонаменти:

• Говорете с екипа по снабдяване – те обикновено проследяват договорите между отделите.

• Прегледайте списъка с доставчици (в ERP системата или в тази, в която проследявате доставчиците) и проверете дали има такива, които можете да прехвърлите.

Стъпка 2: Проверка дали доставчикът приема плащания с карта

Проверете в портала за фактуриране на доставчика дали кредитна/дебитна карта е наличен начин на плащане. В таблицата по-долу са изброени най-разпространените доставчици, които приемат плащания с карта. Вдясно ще намерите и връзка към техния портал за фактуриране.

• Ако не намерите доставчика си в списъка, свържете се с него по имейл или проверете онлайн.

• Списъкът не е изчерпателен – бизнесът ви може да има и други доставчици, чиито плащания отговарят на условията за кешбек. Въпреки това този списък е добро начало.

Стъпка 3: Конфигуриране на лимити за разходите и функции за контрол на картите

Тази стъпка е незадължителна, но е силно препоръчителна.

1. Изберете желаната карта и отидете на Настройки > Общи настройки > Лимит за разходите и Повторяемост > Ежемесечно.

2. Задайте месечен лимит малко над таксата за абонамент.

3. По желание блокирайте несвързани кодове за категория търговец (MCC) или ограничете картата до конкретния доставчик.

4. Запазете.

За повече информация:

• Задаване на лимити за разходите и функции за контрол на отделни карти

• Задаване на лимити за разходите и функции за контрол на карти за политики за разходи

Стъпка 4: Актуализиране на начина на плащане при всеки доставчик

1. Влезте в портала за фактуриране на доставчика.

   Можете да използвате таблицата от стъпка 2 с най-разпространените доставчици, които приемат плащане с карта. Връзката в таблицата ви отвежда директно към портала за фактуриране на избрания доставчик.

2. Заменете старата карта или банковите данни с номера, срока на изтичане и CVC кода на картата Payhawk.

3. Задайте картата Payhawk като основна.

4. Вижте датата на следващото таксуване.

Стъпка 5: Проследяване и оптимизиране на абонаментите в Payhawk

Тази стъпка е незадължителна.

1. Отворете Абонаменти, за да видите предстоящи подновявания, скокове в разходите и неизползвани лицензи.

2. Отменяйте, спирайте временно или намалявайте лимити директно от таблото.

За повече информация:

• Общ преглед на абонаментите

• Създаване и изтриване на абонаменти

• Редактиране на абонаменти

В заключение

Това е всичко. Управлението на регулярните бизнес разходи вече е по-лесно. След като сте завършили настройката, получавате кешбек за всяка транзакция, като същевременно проследявате и контролирате разходите в реално време в екипите и отделите.

Полезни ресурси

• Общ преглед на картите, лимитите по карти и разширените функции за контрол на карти за администратори

• Регулярни покупки

• Издаване на виртуални карти