Функционалността Agent Fetch на AI агента за финансов контрол може автоматично да извлича разходни документи и фактури от уебсайтове на доставчици, като Uber, Mailjet и LinkedIn, да ги засича със съответните картови разходи и да ги качва в системата, след като функционалността за онлайн извличане на разходни документи и фактури бъде активирана.
Тя прилага и автоматично категоризиране, като задава правилните кодове от главната книга, данъчни ставки и категории разходи въз основа на счетоводните политики на компанията ви, като гарантира, че всеки документ се обработва точно и без ръчни усилия.
Онлайн извличането на разходни документи и фактури в момента е достъпно само в уеб портала на Payhawk.
Как работи Agent Fetch
Когато бъде регистриран картов разход и липсва разходен документ или фактура, агентът автоматично се опитва да ги извлече от уебсайта на доставчика в рамките на графика търсене на документи, преди да ви подкани да я качите ръчно. Той засича документа по сума и дата, прикачва го към разхода и ви известява, като приключи. Целият процес е автоматичен, освен ако агентът не се нуждае от вашето участие.
Трябва да се намесите само при следните обстоятелства:
Първоначален вход или изтекла сесия – ако агентът не е осъществявал достъп до даден доставчик преди или ако предишна сесия е изтекла, той ще ви изпрати защитена връзка за вход за удостоверяване. След като влезете, агентът съхранява сесията по сигурен начин и автоматично обработва всички бъдещи извличания от този доставчик, без да е необходимо действие от ваша страна, докато сесията не изтече. Продължителността на сесията се определя от настройките на портала на доставчика и обикновено е конфигурирана за определен период.
Проверка CAPTCHA – ако уебсайтът на доставчика изисква стъпка за проверка, агентът ще спре и ще ви извести да я изпълните. След като приключите, агентът автоматично продължава работата си.
Изисквания за достъп до доставчика
AI агентът за финансов контрол може да извлича разходни документи и фактури само ако доставчикът ги съхранява в онлайн акаунта ви. Ако разходният документ или фактурата се намират единствено в приложението на доставчика или не са достъпни по друг начин чрез акаунта ви, ще трябва да ги качите ръчно.
Ако сте направили покупка като гост (без да сте регистрирали акаунт), агентът все пак ще ви подкани да влезете. След това можете да регистрирате акаунт, свързан с покупката ви, или да качите разходния документ или фактурата ръчно.
Засичане на разходни документи и фактури към разходи
AI агентът за финансов контрол идентифицира правилния разходен документ или фактура, като сравнява сумата и датата на разхода с данните в акаунта ви при доставчика. Ако в акаунта ви съществуват множество документи, агентът ще използва тези данни, за да избере най-точното съвпадение.
Ако AI агентът не може да извлече разходния документ или фактурата, той ще ви извести в чата и след това ще ви помоли да качите документа ръчно.
Активиране на онлайн извличане на разходни документи и фактури
За да използвате функционалността Agent Fetch, трябва да сте собственик на разхода, който искате да извлечете чрез чата.
За да активирате онлайн извличане на документи за доставчик, използвайте някоя от следните опции:
От чата – Отворете разговор с AI агента за финансов контрол в уеб портала и поискайте да активирате онлайн извличане. След като бъде активирано, агентът ще опрости процеса на събиране, засичане и качване на разходни документи и фактури и ще ви спести ръчните усилия.
От разход – При преглед на разход, към който липсва разходен документ или фактура, в зоната за качване на документи ще видите подкана Упълномощаване на агента. Кликнете върху нея, за да свържете агента с този доставчик, и той ще намери и прикачи както миналите фактури от него, така и бъдещите.
Можете да включите Agent Fetch за акаунта в Payhawk на компанията ви и да разрешите на AI агента за финансов контрол да извлича разходни документи и фактури онлайн за всички служители от същия превключвател, който използвате за деактивирането му.
Деактивиране на онлайн извличане на разходни документи и фактури
Администраторите могат да изключат Agent Fetch за цялата компания от уеб портала на Payhawk. Когато е изключен, AI агентът за финансов контрол спира да извлича разходни документи и фактури от уебсайтовете на доставчиците за всички в акаунта и потребителите трябва да качват документите си ръчно.
За да изключите Agent Fetch:
В уеб портала на Payhawk отидете на „Настройки“ и изберете AI екип > Агент за финансов контрол.
Кликнете върху Управление.
Отворете раздела Agent Fetch.
Включете превключвателя Agent Fetch, за да го активирате за акаунта на компанията ви в Payhawk. Когато е включен, статусът показва Активирано за всички в компанията.
Можете също да деактивирате онлайн извличането на разходни документи и фактури, като разговаряте с AI агента за финансов контрол. Например напишете „Изключи Agent Fetch“.