Като служител може да се наложи да правите заявки, които ви помагат да изпълнявате ролята си ефективно. Например ако сте графичен дизайнер, може да се наложи да подадете заявка за покупка на нов таблет за рисуване или специализиран софтуер за графичен дизайн, за да изпълнявате проектите си по-ефективно.
Обикновено в такива случаи трябва да предоставите основните данни за това, което искате да заявите, след което заявката трябва да бъде проверена и одобрена от упълномощени лица или роли в компанията ви – например Мениджър на екип или Финансов директор.
След одобрение може да започне процесът на доставка – частична или пълна. При необходимост компанията може да получи приемно-предавателни протоколи (документи, потвърждаващи доставката на стоки), ако това е зададено като изискване от Администратор на Payhawk в компанията ви, както и фактури за дължимите суми към доставчика. Процесът продължава до пълната доставка на всички стоки или услуги, извършването на плащането и приключването на покупката (т.е. не се изискват допълнителни действия).
Типове заявки в Payhawk
Администраторите на Payhawk в компанията ви могат да определят различни типове заявки. Целта е да се подобри видимостта върху фирмените разходи, да се управляват бюджетите по-ефективно, да се категоризират разходите по-добре и да се настроят персонализирани работни процеси според конкретния тип заявка.
Например:
При подаване на заявка за нов графичен таблет може да изберете типа заявка Хардуер, ако такъв тип е бил определен за компанията ви от Администратор на Payhawk.
Този тип заявка може да изисква одобрение от Мениджъра на ИТ екипа, а не от прекия ви Мениджър на екип.
В края на месеца компанията ви ще има по-ясна представа колко средства са изразходени конкретно за нов хардуер.
За заявката ви може да бъдат генерирани и поръчки за покупка, ако тази функция е активирана за акаунта в Payhawk от Администратор на Payhawk в компанията ви. Поръчката за покупка е официален документ, издаден от купувача към доставчика. В нея се посочват продуктите или услугите, които ще бъдат закупени, заедно с техните количества, цени и данни за доставка.
По отношение на честотата на заявките или поръчките за покупка, те могат да бъдат еднократни или регулярни.
Бележки за заявките
Администраторите на Payhawk в компанията ви може да са определили настройки за заявките, които влияят на процеса ви. Имайте предвид следните специфики:
За някои заявки може да се изисква приемно-предавателен протокол (например когато компанията закупува стоки), докато за други – не (например когато компанията закупува услуги).
Администраторите на Payhawk могат да определят правила за несъответствия при заявки. Тези правила са предназначени за ситуации, в които фактурата на доставчика надвишава заявената сума или получените количества се различават от поръчаните от компанията. В такива случаи упълномощени лица или роли в компанията ви може да поискат от вас допълнителна информация за разрешаване на проблема.
Счетоводителите и Администраторите на Payhawk, както и назначените проверяващи, имат достъп до всички заявки на компанията.
Фази в жизнения цикъл на заявката
За да отговаря на ключовите етапи, които всяка заявка трябва да премине в компанията ви, Payhawk организира жизнения цикъл на всяка заявка в следните основни фази (или стъпки), свързани с подателите на заявки:
Основна фаза | Действия, роли и отговорности |
Създаване на заявки и подаването им за проверка или одобрение | Можете да създадете и да подадете заявката си от Заявки > Подаване. На същото място ще намерите заявки, върнати ви от упълномощени лица в компанията ви, ако се изискват допълнителни данни за покупката или информацията трябва да бъде актуализирана. Оттук като заявител можете да:
След като подадете заявката си:
|
Проверка и одобряване на заявки | Подадените от вас заявки трябва да бъдат проверени и/или одобрени от упълномощени лица в компанията ви, назначени като част от работния процес по проверка и/или одобрение от Администратор на Payhawk. По време на фазата на проверка и/или одобрение като заявител все още ще можете да:
Ако компанията ви изисква заявките първо да бъдат проверени преди одобрение, заявката ще се премести в Заявки > Одобряване, след като бъде проверена. Ако компанията ви не изисква заявките да се проверяват, заявката ще се премести в:
|
Качване на приемно-предавателни протоколи и фактури към заявките ви | По време на процеса на доставка ще получавате приемно-предавателни протоколи за заявените стоки и фактури за доставените артикули или услуги, които можете да качите към заявката си. От Заявки > Получаване и Заявки > Фактури ще можете да:
Ако заявката ви изисква приемно-предавателни протоколи, всички приемно-предавателни протоколи са получени и качени и доставката е завършена, заявката ще се премести в Заявки > Фактура. Когато всички фактури бъдат качени, заявката ви ще се премести в Заявки > Плащане. |
Плащане и затваряне на заявки | След като всички фактури по заявката ви бъдат платени от упълномощените лица в компанията ви, заявката ви ще се:
|
Съпоставяне на артикули от заявки с различни фактури или редове от фактури
При създаване на заявка добавяте необходимите стоки или услуги като артикули и посочвате единичните им цени. При съпоставяне на артикули от заявки или поръчки за покупка с артикули от разходи или фактури се прилагат следните правила:
Банковите разходи могат да се съпоставят със заявки с начин на плащане Фактура или Няма.
Разходите с карта могат да се съпоставят със заявки с начин на плащане Карта или Няма.
Разходите не могат да се съпоставят със заявки с начин на плащане Не е необходимо плащане.
Заявките и поръчките за покупка с неактивни доставчици са изключени от опциите за съпоставяне.
При избор на разходи за съпоставяне със заявки и поръчки за покупка ще бъдат налични само тези със статус Отворени, като ще се прилага следната логика на филтриране:
Ако за разхода е зададен доставчик, можете да изберете от всички заявки и поръчки за покупка, за които е зададен същият доставчик или не е зададен никакъв доставчик.
Ако за разхода има предложен доставчик, пак можете да го съпоставите с всички заявки.
Ако към разхода има идентификатор на поръчка за покупка, инструментът за автоматизация на Payhawk автоматично ще го съпостави с поръчката за покупка, тъй като идентификаторите на поръчките за покупка са уникални в системата.
Заявките и поръчките за покупка, до които имате достъп, зависят от ролята и разрешенията ви в Payhawk. Например ако имате разрешение да свързвате разходи със заявки и поръчки за покупка, можете да извършвате това действие, дори ако не сте подали първоначално разхода, заявката или поръчката за покупка.
За да съпоставите точно всеки артикул от заявка със съответния разход, имайте предвид следните сценарии:
Ако заявката съдържа един артикул, инструментът за автоматизация на Payhawk автоматично ще съпостави фактурата с него.
Ако заявката има един артикул, а фактурата има няколко реда, трябва да редактирате всеки ред на разхода, да попълните информацията за всеки от тях и да кликнете върху Запазване, за да я актуализирате.
Ако заявката има няколко артикула, а фактурата има само един ред, трябва ръчно да изберете кой артикул от заявката да съпоставите.
Ако имате нужда от повече контекст за артикулите в заявките без полета за категоризация, можете да използвате опцията Разделяне на редове:
Ако няма прикачен документ, можете да разделите артикулите ръчно.
Ако има прикачен документ, можете да разделите артикулите ръчно или да извлечете редовете от документа.
Ако заявката и фактурата имат различен брой артикули, трябва ръчно да съпоставите артикулите в заявката със съответните редове на фактурата от разход.