Payhawk осигурява директна интеграция с DATEV Cloud Services чрез Rechnungsdatenservice 1.0, което позволява лесен експорт на разходи към DATEV Unternehmen Online (DUO).
Интеграцията между Payhawk и DUO ви дава пълен контрол върху данните, които се обменят между двете системи.
Следващата диаграма показва всички данни, които DUO и Payhawk си споделят.
За повече информация вижте следните статии за:
Изпращане на плащания към DUO
От счетоводна гледна точка Payhawk експортира само уредени транзакции. Това означава, че ако дадено плащане е упълномощено, но все още не е уредено, Payhawk няма да го експортира към DUO.
След като дадена транзакция бъде уредена, датата на сетълмент и сумата ѝ ще се експортират автоматично в банковата сметка на Payhawk в DUO като ред от банково извлечение.
Payhawk разделя масовите плащания по сумата на отделните разходи. Всеки разход в масово плащане получава собствен запис на плащане, който системата автоматично съпоставя с разхода при приключване на плащането.
За повече информация вижте статията за експортиране на разходи и плащания към DUO.
Изпращане на депозити към DUO
При експортиране на депозити към DUO, Payhawk създава два счетоводни импорта с противоположни знаци:
Транзакция с положителен знак (+)
[Дебит] Номер на сметка, съответстващ на Balance account code (Код на балансова сметка).
[Кредит] Business partner account number (Номер на сметка на бизнес партньор), съответстващ на Кода на сметката на доставчика по подразбиране.
Транзакция с отрицателен знак (-)
[Кредит] Номер на сметка, съответстващ на Cash in transit account code (Код на сметката за парични средства в движение).
[Дебит] Business partner account number (Номер на сметка на бизнес партньор), съответстващ на Кода на сметката на доставчика по подразбиране.
И в двете транзакции Номерът на сметката на бизнес партньора (Gegenkonto (Насрещна сметка)) е Кодът на сметката на доставчика по подразбиране, който не сте задали в съветника за връзка между Payhawk и DATEV. За да се появи номер на сметка в колоната Gegenkonto (Насрещна сметка), прекъснете и свържете отново интеграцията си с DATEV, след което задайте Код на сметката на доставчика по подразбиране.
Изпращане на разходи към DUO
След като даден разход бъде маркиран като проверен с опцията Маркиране като проверен, Payhawk ще го експортира към DUO.
Тези правила ще се прилагат за следните конкретни разходи:
Осчетоводяванията на разходи кредитират колективната сметка на доставчика и дебитират сметката в главната книга, докато осчетоводяванията на плащания кредитират банковата сметка на Payhawk и дебитират колективната сметка на доставчика.
Затова осчетоводяванията на разходи се показват като положителна сума, а осчетоводяванията на плащания – като отрицателна сума в DUO.
Документът за разход ще бъде прикачен само към осчетоводяването на разхода.
Осчетоводяванията на разходи и плащания се съпоставят въз основа на референтния номер на документа за разхода.
Платените и неплатените фактури, възстановимите разходи и разходите с карта могат да се маркират като платени в DATEV чрез персонализираното поле в Payhawk Статус на плащане в DATEV. Този статус трябва да бъде зададен преди експорта от Payhawk, тъй като DATEV не позволява промени след експорта.
Payhawk не синхронизира отстъпките с ERP система и стойностите в полето Отстъпка не се изпращат автоматично.
За повече информация вижте статията за експортиране на разходи и плащания към DUO.
Маркиране на разходи като платени или неплатени в DATEV
Можете да маркирате разходи като платени или неплатени в DATEV, когато плащанията се извършват след експорта на разхода, като активирате персонализираното поле Статус на плащане в DATEV.
За да използвате Статус на плащане в DATEV, актуализирайте настройките за Видимост, които по подразбиране са зададени на Никой. След като бъде активирано, полето ще бъде достъпно за всеки разход в Payhawk и стойността му ще се отразява в полетата Paid status (Статус на плащане) и Paid date (Дата на плащане) на разхода в DATEV DUO.
За разходи с карта датата на плащане ще бъде датата на сетълмент, докато за всички останали неплатени разходи тя ще бъде зададена по подразбиране на днешната дата.
Свързване на фактури с плащания
Когато фактура за покупка бъде експортирана от Payhawk към DUO и ако разходът е платен чрез Payhawk, Payhawk автоматично ще създаде и експортира счетоводната статия на плащането и ще я свърже с разхода чрез номера на разхода и името на доставчика.
При масови плащания Payhawk създава отделна счетоводна статия на плащането за всеки разход в масовото плащане. Системата свързва всяка счетоводна статия на плащане със съответния разход веднага след приключване на плащането.
Типове разходи, експортирани към DUO
В момента Payhawk поддържа експорт на следните типове разходи към DUO:
Разходи с карта
Плащания по фактури
Парични средства на компанията
Възстановими разходи
Дневни
Пробег
Фактурите и разходите с карта ще се експортират срещу името на доставчика от фактурата. Ако обаче разходът е качен в Payhawk като възстановим разход (възстановяване на разходи, дневни, пробег), системата ще се опита да намери името на служителя и да го експортира срещу служителя, който го е подал в Payhawk.
Ако Payhawk не може да намери името на този служител, системата ще се опита да експортира възстановимия разход срещу името на доставчика.
Ако и името на доставчика липсва, системата накрая ще експортира възстановимия разход срещу Business partner account (Сметка на бизнес партньор) по подразбиране в DUO.
Полета с данни, експортирани към DUO
Payhawk експортира следните полета с данни към DUO:
Категория – Съответства на сметкоплана в DUO.
Номер на документа
Представка на номера на документа – Това незадължително поле ви позволява да зададете представка за всички разходи, направени чрез Payhawk, и лесно да ги визуализирате при експорта им към DUO.
Дата на документа
Период на услугата – След като Администраторът на Payhawk промени датата на Периода на услугата в Payhawk, тя ще замени Document date (Дата на документа) на разхода, публикуван в ERP системата.
Падеж – За всички банкови разходи Payhawk експортира падежа. Ако не е въведен падеж, за такъв се използва датата на разхода.
Бележка – Полето Бележка за разхода в Payhawk се показва в полето Description (Описание) на разхода в DUO.
Изображение на документа
Сума – Общата сума минус данъчната ставка на разхода.
Валута
Ставка на ДДС – Данъчната ставка, предоставена от DUO.
Категории за проследяване – Payhawk импортира измерения от DUO, които могат да се използват като полета за разходи. Статусът на плащане в DUO влияе върху статуса Paid (Платено) и Paid date (Дата на плащане) в ERP системата.
Такси – Когато към дадена транзакция има такса, за нея се създава отделна счетоводна статия на плащане в съответната сметка при свързването с ERP системата.
Ставка за обмен на валута – При експортиране на разходи към DATEV Payhawk използва ставката за обмен на валута от DATEV, докато за плащания по фактури се използва ставката за обмен на валута от Payhawk.
Следващи стъпки