Директната интеграция между Payhawk и Exact Online ви дава пълен контрол върху данните, които се обменят между двете системи.
Payhawk извършва синхронизация на данните при първото свързване с Exact Online. По желание Администраторите на Payhawk могат да задействат синхронизацията на данните при поискване.
С интеграцията се създава или съпоставя банкова сметка за всяка активна валута в Payhawk. Освен това ще посочите начална дата на балансите, които искате да синхронизирате между Payhawk и Exact Online.
Диаграмата по-долу показва данните, които се синхронизират автоматично между системите.
Изпращане на плащания към Exact Online
От счетоводна гледна точка Payhawk експортира само уредени транзакции. Това означава, че за да се появи в експорта към Exact Online, плащане с карта или по фактура трябва първо да бъде уредено от банката. Плащане, което е упълномощено, но все още не е уредено, остава в статус на изчакване на сетълмент в Payhawk и няма да се експортира.
След като транзакцията бъде уредена от банката, датата и сумата на сетълмента ще се експортират автоматично към банковата сметка на Payhawk в Exact Online като банкова счетоводна статия. Такива транзакции включват картови транзакции и плащания по фактури.
Изпращане на депозити към Exact Online
По подразбиране, след като депозитът бъде получен, Payhawk автоматично изпраща транзакцията за депозита като ред в банково извлечение в Exact Online.
Понякога автоматичният експорт на депозити не е желан поради необходими предварително зададени настройки. В такива случаи се свържете с Payhawk, за да деактивирате функцията за автоматичен експорт на депозити.
Изпращане на разходи към Exact Online
След като разход e проверен, Payhawk го изпраща към Exact Online като запис в Purchase Journal (Дневник на покупките). Ако вместо това сте получили възстановяване на средства (разход с отрицателна сума), Payhawk ще създаде запис в Purchase Journal (Дневник на покупките) с отрицателна сума и запис в Bank Journal (Дневник на банковите операции) с положителна сума.
Payhawk не синхронизира отстъпките с ERP системата и стойностите в полето Отстъпка не се изпращат автоматично.
Payhawk поддържа експорт на разходи, свързани с обратно начисляване. Обикновено данъчните кодове за обратно начисляване в Exact Online имат ставка над 0% (например 9% или 21%). Тези данъчни ставки обаче се показват като 0% в Payhawk. Това гарантира, че общата сума на разхода съответства на нетната сума на разхода в Payhawk.
Този данъчен код обаче се изпраща в Exact Online с реалната си процентна ставка, например 9% или 21%. Освен това в Exact Online се създават автоматично два счетоводни записа – един за вземания по ДДС и един за задължения по ДДС – след като Payhawk експортира разхода.
Свързване на фактури с плащания
Когато е осчетоводена фактура за покупка и разходът е платен чрез Payhawk, Payhawk автоматично ще създаде и свърже счетоводна статия на плащане.
Полета с данни, експортирани към Exact Online
Payhawk експортира следните полета с данни към системата на Exact Online:
Доставчик – Ако доставчикът не е в системата на Exact Online, Payhawk автоматично ще създаде нов доставчик.
Категория – Съпоставена със сметкоплана в Exact Online.
Номер на документ
Дата на документ
Период на услугата – След като Администраторът на Payhawk промени датата на Период на услугата в Payhawk, тя ще замени Датата на документа на разхода, публикуван в ERP системата.
Падеж – За всички банкови разходи Payhawk експортира падежа. Ако не е въведен падеж, за такъв се използва датата на разхода.
Бележка – Полето Бележка за разхода в Payhawk се показва в полето Memo (Бележка) на разхода в Exact Online.
Изображение на документ
Сума – Общата сума на разхода без данъчната ставка.
Валута
Ставка на ДДС – Данъчната ставка, предоставена от Exact Online.
Разходен център, Разходна единица, Проекти – Payhawk импортира класификациите от Exact Online и позволява използването им като полета за разходи.
Такси – Когато към дадена транзакция има такса, тя ще създаде отделно счетоводна статия на плащане в съответната сметка при свързването с ERP системата.
Начало на амортизация (дата) и Край на амортизация (дата) – При експортиране на разход данните от двете полета за разходи се изпращат съответно в полетата за дата От и До в записа в дневника на покупките в Exact Online.
Ставка за обмен на валута – При експортиране на фактури към Exact Online Payhawk конвертира сумите, използвайки основната валута, зададена в Exact Online. При експортиране на плащания по фактури към Exact Online Payhawk използва собствения си обменен курс, за да конвертира сумата на плащането във валутата на фактурата преди експорта.
Следващи стъпки
Свързване на системата на Payhawk с ERP софтуера Exact Online
Прилагане на актуализации към съществуващи полета за разходи със задна дата