За да се опрости процесът на плащане, Payhawk ви позволява да определяте правила за несъответствия за типове разходи, свързани със заявки, за които се допускат отклонения между сумите, посочени в заявката и във фактурата.
Payhawk задейства процес на двупосочно засичане за заявки въз основа на данните от заявката и фактурата. Ако при засичането бъде установено несъответствие между сумите, Payhawk задейства процес на одобрение за плащането съгласно предварително определените работни процеси за типа разход, свързан със заявката.
Бележки за правилата за несъответствия
За да се оптимизира процесът на плащане, Payhawk позволява на Администраторите да определят правила за несъответствия за разходи, свързани със заявки. Тези правила определят колко голямо отклонение от одобрената сума е допустимо, преди системата да задейства работен процес за одобрение на несъответствие.
Payhawk задейства работен процес за одобрение на несъответствие за разходите, свързани със заявките, ако фактурираната сума е по-висока от сумата в заявката с повече от допустимия праг за несъответствие.
Правилата за несъответствия могат да се задават само в основната валута на сметката ви. Ако заявка е получена в различна валута, Payhawk използва текущия обменен курс за изчисляване на несъответствието. Например ако зададете правило за несъответствие от 20 британски лири и получите заявка, надвишаваща одобрената сума с 21 евро, несъответствие няма да бъде задействано.
Ако даден разход е свързан с поръчка за покупка, категориите поръчки за покупка, конфигурирани да изискват приемно-предавателни протоколи, задействат процес на трипосочно засичане (между поръчката за покупка, фактурата и приемно-предавателния протокол). За разлика от тях, категориите поръчки за покупка, които не изискват приемно-предавателни протоколи, задействат процес на двупосочно засичане (между поръчката за покупка и фактурата).
Ако при засичането Payhawk установи несъответствие между сумите в документите, системата задейства процес на одобрение за плащането съгласно предварително определените работни процеси за типа заявка.
Payhawk задейства работен процес за одобрение на несъответствие за разходите, свързани със заявките и поръчките за покупка, в следните случаи:
Ако фактурираната сума е по-висока от сумата на покупката с повече от допустимия праг за несъответствие.
Ако получените артикули надвишават закупеното количество и е задействан процес на трипосочно засичане.
Ако получените артикули са по-малко от закупените.
Определяне на прагове за несъответствие
За да определите прагове за несъответствие за заявки:
Отидете на Настройки > Заявки > Типове.
Изберете желания тип заявка, например Хардуер.
Отидете на раздела Работни процеси и кликнете върху Редактиране на работен процес.
Кликнете върху стъпката Плащане:
В секцията Откриване на несъответствия активирайте превключвателя Разрешаване на малки несъответствия да пропускат одобрение, ако искате да задействате работен процес за несъответствия за свързаните разходи, когато изразходената сума е по-висока от заявената.
Задайте процент и/или конкретна сума като допустим праг.
Кликнете върху Запазване.
Кликнете върху Публикуване на работния процес.
