На стъпките за подаване, одобряване и проверка в жизнения цикъл на разходите можете да разделяте разходи с карта и тегления от банкомат за стоки или услуги от двама или повече доставчици, при условие че съответните разходи с карта отговарят на определен набор от изисквания.
Например може да сте поръчали 10 книги от онлайн книжарница и да сте платили за тях с една картова транзакция, но книгите се доставят от няколко различни доставчици, всеки от които издава фактура за съответните книги и техните суми, а фактурите пристигат асинхронно с доставката на книгите в рамките на определен период.
Обикновено можете да разделите разхода на артикули, когато получите всички фактури, и да ги проверите и експортирате в ERP системата. След това трябва да отидете в счетоводния софтуер и ръчно да редактирате всички експортирани редове, за да зададете правилния доставчик, дата на документа и номер на документа.
За разлика от това като разделите един разход с карта на няколко разхода, ще можете да проверите и експортирате само тези разходи, за които сте получили фактури, без да е необходима допълнителна ръчна работа в счетоводната система след осчетоводяването им, тъй като всички необходими данни за разхода ще са вече подадени при разделянето.
Разделянето на разходи с карта на няколко разхода се поддържа само в уеб портала на Payhawk.
Изисквания за разделяне на разход
Можете да разделите разход с картова транзакция на няколко разхода в Payhawk, ако той отговаря на следните изисквания:
Да е разход с карта, тоест в Payhawk вече да е налице картова транзакция.
Да има уредена картова транзакция.
Да не е проверен разход.
Да не е свързан с абонамент.
Да не съдържа артикули.
Функцията за разделяне на разход се поддържа за някои от наличните директни интеграции между Payhawk и ERP системи. За неподдържаните интеграции системата ще покаже изскачащ прозорец, когато се опитате да разделите картови транзакции на няколко разхода.
Разделяне и сливане на разход
Можете да отмените разделянето на разход чрез операцията по сливане. За повече информация отидете на статията за сливане на разходи в Payhawk.
Резултат от разделянето на разход
След разделянето получените разходи ще имат следните характеристики:
Общата сума на всички разходи ще бъде равна на сумата на първоначалния разход.
Новите разходи ще бъдат създадени с връзка към същата транзакция. Можете също да разделите разход с няколко транзакции.
Датата на създаване на разделените разходи ще бъде датата на операцията по разделяне.
Категоризацията на разходи и другите свойства ще бъдат наследени от първоначалния разход.
В приложението Разходи за всеки разделен разход ще се показва информационен панел Платено заедно с X друг(и) разход(а), който ще съдържа хипервръзка към филтъра Идентификатор на плащане.
Ако към разхода с карта вече е прикачен документ за разход, той ще бъде запазен и прикачен към първия разход след разделянето.
Ако разход с карта е бил одобрен и след това разделен, статусът му ще се промени и ще трябва да бъде подаден отново.
Ако първоначалният разход е бил одобрен, всички нови разходи ще бъдат върнати в статус Неподаден.
Ако даден разход вече е бил разделен от друг разход, той ще бъде свързан с транзакциите от предишното разделяне. Например ако разход А с транзакция Т е разделен на разходи А1 и А2, а разход А1 е разделен на разходи А3 и А4, резултатът ще бъде, че разходи А2, А3 и А4 ще са свързани с транзакция Т.
Ако сумата на разделените разходи е актуализирана и общата сума вече не съответства на сумата на транзакцията, Payhawk ще покаже предупреждение, което трябва да обработите. Разделени разходи с предупреждения за несъответствие в сумата не могат да се проверяват масово.
Разделяне на няколко разхода
За да разделите разход с карта или теглене от банкомат на няколко разхода:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > раздел Подаване, Одобряване или Проверка.
Изберете желания разход и кликнете върху менюто с трите точки.
Изберете опцията Разделяне на няколко разхода. По подразбиране системата ще раздели разхода на два нови.
Попълнете бележките и сумите за всеки разделен разход. Ако искате да добавите още един, кликнете върху бутона + Добавяне на разход. За ваше удобство при добавяне на нови редове и промяна на суми системата автоматично приспада разликата от първия разход.
Когато сте готови, кликнете върху Разделяне на [брой] разхода.
Ако при разделянето и редактирането на разходите възникне несъответствие, Payhawk ще покаже грешка, която трябва да обработите.
