Payhawk предлага самостоятелен модул, предназначен за компании, които искат да управляват само дейностите, свързани с пътувания, отделно от останалите функции за управление на разходите на Payhawk. Тази конфигурация осигурява достъп само до частите на Payhawk, релевантни за командировки – като заявки за пътуване, одобрения, резервации и проследяване на разходи.
Използване на Разходи
В Разходи можете да преглеждате и проверявате разходите, свързани с пътуванията на служителите.
В раздел Review можете да видите всички разходи, свързани с пътуванията на служителите, които чакат проверка.
В раздел All можете да видите всички разходи, свързани с пътуванията на служителите.
Използване на Средства
В Средства можете да добавяте средства към акаунта на компанията в Payhawk, за да могат служителите да резервират пътувания чрез AI агента за пътувания. За повече информация вижте статията за зареждане на средства в сметка в Payhawk.
Използване на Пътувания
В Пътувания можете да преглеждате всички пътувания на служителите в компанията.
В раздел Review можете да видите всички заявки за пътуване, които чакат проверка от съответния проверяващ.
В раздел Approve можете да видите всички заявки за пътуване, които чакат одобрение от съответния проверяващ.
В раздел All можете да видите всички заявки за пътуване на служителите в компанията.
Администраторите на Payhawk могат също да използват приложението Пътувания, за да създават нови заявки за пътуване. При кликване върху бутона Добавяне на ново администраторите на Payhawk ще бъдат пренасочени към AI агента за пътувания, където могат да създадат нова заявка за пътуване.
Използване на Служители
В Служители можете да добавяте и управлявате служители. За повече информация вижте статиите за покана и премахване на служители и управление на служители.
Използване на Настройки
В Настройки можете да конфигурирате настройките за заявки за пътуване в компанията.
Работните процеси за заявки за пътуване се конфигурират в Настройки > Пътувания > Работен процес, където можете да настроите следните стъпки:
Стъпката Подаване е задължителна по подразбиране. За да създава и подава заявки за пътуване от името на служителите, AI агентът за пътувания ще разговаря с тях, за да събере необходимата информация, и ще я използва за попълване на полетата в заявката.
Стъпката Проверка се определя от Администраторите на Payhawk. Можете да зададете съответните служители в компанията като проверяващи. Тази стъпка ще задейства известие за заявка за проверка в агента – в уеб портала на Payhawk, мобилното приложение Payhawk и Slack (ако интеграцията е конфигурирана).
Стъпката Одобряване се определя от Администраторите на Payhawk. Имайте предвид, че Администраторите и Счетоводителите на Payhawk винаги са одобряващи. Тази стъпка ще задейства заявка за одобрение в техния уеб портал на Payhawk, мобилното приложение Payhawk и Slack (ако интеграцията е конфигурирана).
Стъпката Плащане е задължителна по подразбиране. След успешно одобрение AI агентът за пътувания автоматично издава виртуална карта на служителя и резервира командировката.
Стъпката Затваряне е задължителна по подразбиране. Тя включва предварително зададени правила за автоматично затваряне на заявки при активирана опция за автоматично затваряне, както и определя ролите по подразбиране, упълномощени да затварят заявки ръчно.
За повече информация вижте статията за конфигуриране на работни процеси и политики за пътувания.
Полезни ресурси