В определени случаи Payhawk изпраща известия на ниво платформа по имейл и мобилно устройство, за да можете да следите корпоративните си разходи и заявките за одобрение.
Известия на ниво платформа
Известията на ниво платформа са предназначени да гарантират, че действия, като подаване и одобрение на разходи, се извършват ефективно. Те са съобразени с различни роли – потребители, одобряващи и Администратори на Payhawk. Например Payhawk известява служителите, когато трябва да подадат разход, или мениджърите, когато имат чакащи заявки.
В следващата таблица са обобщени типовете известия и подробностите за тях.
Относно | Цел | Честота | Канал | Получатели |
Върнати разходи | Известява служител, че разходът му е върнат за допълнителна информация. | При връщане на разхода | Мобилно устройство и имейл | Всички |
Отхвърлени разходи | Известява служителите, че разходът им е отхвърлен. | При отхвърляне на разхода | Имейл | Всички |
Нови заявки за средства, карти и поръчки за покупка за одобрение | Известява, че е подадена заявка. | В реално време | Мобилно устройство | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Заявки за средства и поръчки за покупка за одобрение | Напомня, че подадена заявка все още чака одобрение. | Ако не е предприето действие по заявката в рамките на 15 минути след подаването ѝ. | Имейл | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Разходи и заявки за одобрение | Напомня на одобряващите за всички разходи и заявки, които трябва да одобрят. | Веднъж дневно, само когато одобряващият има разходи, фактури или поръчки за покупка, които чакат одобрение. Точният час варира. | Имейл | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Разходи, чакащи подаване на документи | Известява служителите за успешна картова транзакция и им напомня да подадат разходен документ. | В реално време | Мобилно устройство | Всички |
Разходи, чакащи въвеждане на информация | Напомня на служителите за всички разходи, които не са подадени | Всеки понеделник в 7:00 ч. GMT | Имейл | Всички |
Служители с разходи, чакащи въвеждане на информация | Предоставя обобщение на броя неподадени разходи и на кои служители са. | Всеки понеделник в 16:00 ч. GMT | Имейл | Администратори и счетоводители |
Одобряващите, които са изключили известията по имейл или чийто потребител не е активен, не получават ежедневното напомняне за одобрение. Разходите и заявките, които все още не са подадени, не се включват.
Как да разпознаете истинските известия от Payhawk
Всички имейли с известия от Payhawk се изпращат от имейл адреса no-reply@payhawk.com. Измамници могат да изпращат от адреси извън домейна payhawk.com имейли, които имитират външния вид на известията от Payhawk, например напомняния за разходи или заявки, които чакат вашето одобрение.
Преди да реагирате на имейл за чакащи действия:
Проверете пълния имейл адрес на подателя, а не само името му. Адресът трябва да бъде
no-reply@payhawk.com.Вместо да кликвате върху връзки в имейла, отворете директно уеб портала на Payhawk или мобилното приложение на Payhawk. В уеб портала отидете във Входяща кутия > Заявки до мен > В изчакване. В мобилното приложение отидете във Входяща кутия > Заявки > В изчакване.
Ако не виждате чакащите действия от имейла във Входящата си кутия в Payhawk, не кликвайте върху връзки в имейла, не му отговаряйте и се свържете с екипа за поддръжка на Payhawk чрез чата.
Напомняния от AI агента за финансов контрол
Ако компанията ви е активирала AI агента за финансов контрол, служителите и одобряващите получават и консолидирани напомняния чрез уеб портала на Payhawk, мобилното приложение и Slack (ако е свързан). Тези напомняния групират всички чакащи разходи в едно съобщение и следват персонализиран график за търсене на документи, зададен от Администратор на Payhawk.
Напомнянията от AI агента допълват стандартните известия на платформата, изброени по-горе, а не ги заменят. За повече подробности вижте статията за това как работи графикът на напомнянията на AI агента.