В определени случаи Payhawk изпраща известия на ниво платформа по имейл и мобилно устройство, за да можете да следите корпоративните си разходи и заявките за одобрение.
Известия на ниво платформа
Известията на ниво платформа са предназначени да гарантират, че действия, като подаване и одобрение на разходи, се извършват ефективно. Те са съобразени с различни роли – потребители, одобряващи и Администратори на Payhawk. Например Payhawk известява служителите, когато трябва да подадат разход, или мениджърите, когато имат чакащи заявки.
В следващата таблица са обобщени типовете известия и подробностите за тях.
Относно | Цел | Честота | Канал | Получатели |
Върнати разходи | Известява служител, че разходът му е върнат за допълнителна информация. | При връщане на разхода | Мобилно устройство и имейл | Всички |
Отхвърлени разходи | Известява служителите, че разходът им е отхвърлен. | При отхвърляне на разхода | Имейл | Всички |
Нови заявки за средства, карти и поръчки за покупка за одобрение | Известява, че е подадена заявка. | В реално време | Мобилно устройство | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Заявки за средства и поръчки за покупка за одобрение | Напомня, че подадена заявка все още чака одобрение. | Ако не е предприето действие по заявката в рамките на 15 минути след подаването ѝ. | Имейл | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Разходи и заявки за одобрение | Напомня на одобряващите за всички разходи и заявки, които трябва да одобрят. | Всеки ден в 9:00 ч. GMT | Имейл | Одобряващи (въз основа на определените работни процеси за одобрение) |
Разходи, чакащи подаване на документи | Известява служителите за успешна картова транзакция и им напомня да подадат разходен документ. | В реално време | Мобилно устройство | Всички |
Разходи, чакащи въвеждане на информация | Напомня на служителите за всички разходи, които не са подадени | Всеки понеделник в 7:00 ч. GMT | Имейл | Всички |
Служители с разходи, чакащи въвеждане на информация | Предоставя обобщение на броя неподадени разходи и на кои служители са. | Всеки понеделник в 16:00 ч. GMT | Имейл | Администратори и счетоводители |
Чувствителни действия за одобрение | Известява одобряващите, че дадено чувствително действие чака одобрение от тях. | В реално време | Имейл | Одобряващи (въз основа на определения работен процес за одобрение) |
Служители с чакащи заявки за чувствителни действия | Известява потребителите, стартирали чувствителното действие, когато то е одобрено, отказано или оттеглено. | В реално време | Мобилно приложение и имейл | Всички |
Напомняния от AI агента за финансов контрол
Ако компанията ви е активирала AI агента за финансов контрол, служителите и одобряващите получават и консолидирани напомняния чрез уеб портала на Payhawk, мобилното приложение и Slack (ако е свързан). Тези напомняния групират всички чакащи разходи в едно съобщение и следват персонализиран график за търсене на документи, зададен от Администратор на Payhawk.
Напомнянията от AI агента допълват стандартните известия на платформата, изброени по-горе, а не ги заменят. За повече подробности вижте статията за това как работи графикът на напомнянията на AI агента.