С навлизането на AI инструменти в различни екипи на компаниите управлението на разходите и тяхната видимост стават все по-трудни. Payhawk улеснява изпробването на AI инструменти с корпоративни карти, а абонаментите остават видими и под контрол. Плащанията се синхронизират директно с ERP системата ви, което подпомага управлението на разходите и освобождава финансовия екип да се фокусира върху по-важни решения.
Тази статия представя практически примери, които ви помагат да подкрепите растежа чрез AI, като същевременно запазите пълна видимост и контрол върху разходите.
Карти: Най-добри практики за AI разходите
Съществуват две основни стратегии за управление на разходите, свързани с AI, чрез карти Payhawk: Едната е за абонаменти с висока стойност, а другата – за експериментиране и пробни периоди.
Абонаменти с висока стойност
Тук се включват текущи абонаменти за премиум AI услуги, като OpenAI, Microsoft Copilot, Anthropic и други. За да ги управлявате ефективно и сигурно в Payhawk, следвайте стъпките по-долу:
Създайте виртуална карта. В портала на Payhawk навигирайте до Карти и издайте Нова виртуална карта.
Присвоете картата на отговорника за инструмента. Разпределете картата на съответния служител, например ръководителя на отдел „Данни" или маркетинговия ръководител.
Задайте месечен лимит за разходите. Определете висок месечен лимит, който покрива очакваните разходи за абонамент или използване.
Приложете ограничения за използване. В Настройки > Разширени функции за контрол на картата я ограничете така, че да може да се използва само при конкретния AI доставчик.
Резултат
Дори при по-висок лимит за разходите картата остава защитена и не може да се използва за неупълномощени или несвързани разходи.
Експериментиране и пробни периоди
Екипите, които тестват нови AI инструменти или услуги с пробни периоди, могат да контролират разходите и да намалят риска, като използват Payhawk по следния начин:
Заявка или издаване на карта. Служителите могат да заявят карти чрез работния процес за одобрение или Администраторите на Payhawk могат да ги издадат директно.
Създайте карта за еднократна употреба или карта с ограничен срок.
Карта за еднократна употреба – Валидна за еднократна регистрация за пробен период, което предотвратява бъдещи такси.
Карта с ограничен срок – Задайте дата на изтичане чрез API (например след 14 или 30 дни), след която картата се деактивира автоматично.
Насърчавайте безопасното експериментиране. Поощрявайте използването на тези карти за тестване на нови AI инструменти без дългосрочен ангажимент.
Резултат
Екипите могат безопасно да разучават нови AI решения без риск от текущи такси, скрити разходи или обвързване с доставчик.
Политики за разходи: Най-добри практики за AI разходите
Политиките за разходи в Payhawk ви дават прецизен контрол върху това до кои AI инструменти екипите ви имат достъп и могат да използват. Чрез разширени функции за контрол Администраторите на Payhawk могат да конфигурират правила, с които се постига един от следните резултати:
Разрешаване само на одобрени доставчици. Ограничете разходите до надеждни доставчици, като OpenAI, Microsoft или Anthropic, за да гарантирате, че средствата се използват единствено за проверени инструменти от корпоративен клас.
Блокиране на конкретни доставчици. Ограничете разходите за неодобрени, потребителски или дублиращи се AI инструменти, за да предотвратите възприемането на неупълномощени инструменти извън контрола на ИТ екипа.
Резултат
Всяка карта се използва в рамките на ясно определени правила. Екипите получават достъп до необходимите им инструменти, а финансовият екип запазва контрол и избягва разпокъсани AI разходи с висок риск.
Полета за разходи: Най-добри практики за AI разходите
Повечето компании проследяват AI разходите по доставчик, но този метод често не осигурява достатъчна детайлност за точно измерване на възвръщаемостта на инвестицията. С възможностите за полета за разходи на Payhawk можете да приложите по-целенасочен подход към категоризирането и анализа на разходите, свързани с AI.
Вариант 1: Полета за разходи за AI категория или сметка от главната книга
Създайте отделна категория AI разходи в съществуващия сметкоплан за технологии/ИТ.
Присвоете всички разходи, свързани с AI, към тази категория, за да се гарантира правилното им съпоставяне в ERP или счетоводната ви система.
Резултат
Финансовите екипи получават ясна видимост върху AI разходите на ниво главна книга, което позволява по-точно отчитане и анализ на възвръщаемостта на инвестицията.
Вариант 2: Персонализирани полета за разходи
Настройте персонализирано поле с наименование AI разход и превключвател Да/Не или падащо меню.
Служителите избират това поле при подаване на разходи, свързани с AI инструменти или услуги.
Направете полето условно, така че да се показва само когато категорията разходи е Технологии/ИТ.
Резултат
Осигурява се гъвкав начин за проследяване на AI разходите, без да се налага промяна в сметкоплана.
Работни процеси за одобрение: Най-добри практики за AI разходите
Работните процеси за одобрение в Payhawk ви помагат да намерите точния баланс между бързина и контрол, като дават на екипите възможност да разучават AI инструменти при пълен надзор.
Работен процес за заявки за карти
Използвайте работния процес Заявки за карти като централна точка за контрол при пробни периоди за AI инструменти. Ето как да го конфигурирате успешно:
Задайте карти за еднократна употреба. Предотвратете текущи такси, като издавате карти, които изтичат след една транзакция – подходящо за безплатни пробни периоди или краткосрочни оценки.
Добавете ключови одобряващи. Включете ръководителя по снабдяване или техническия мениджър като одобряващ, за да избегнете дублиращи се или ненужни абонаменти.
Изисквайте идентификация на инструмента. Задайте като задължително условие потребителите да посочват AI инструмента в заявката, за да имат финансовият и ИТ екип видимост от самото начало.
Резултат
Екипите могат бързо да експериментират с AI инструменти, докато екипите по снабдяване и технологии запазват контрол и поддържат разходите консолидирани.
Работен процес за одобрение на разходи
Ако използвате персонализирано поле AI разход (вижте раздела за полета за разходи), можете да подобрите процеса за одобрение с допълнително ниво на надзор:
Добавете стъпка за одобрение на AI разходи. Автоматично насочвайте всеки разход, маркиран като AI разход, към определен отговорник – например ръководителя на отдел „Данни", главния технологичен директор или ръководителя по иновации.
Осигурете стратегическа съгласуваност. Тази стъпка гарантира, че всеки разход, свързан с AI, се проверява и одобрява от човек, отговорен за AI стратегията на компанията.
Резултат
Всички AI разходи се проверяват от правилния служител, което помага за съгласуваността на организацията, избягване на ненужни разходи и максимално увеличаване на възвръщаемостта на инвестициите.
Абонаменти: Най-добри практики за AI разходите
След като първите разходи, свързани с AI, бъдат обработени чрез карти Payhawk, важно е да ги маркирате като абонаменти, за да активирате централизирано наблюдение и по-интелигентна оптимизация на разходите.
Ето как да го настроите това:
В уеб портала на Payhawk навигирайте до Разходи > Маркиране като абонамент за всички повтарящи се AI разходи, като например кредити за OpenAI или Microsoft Copilot.
Присвоете абонамента към правилния доставчик. Така всички повтарящи се такси от един и същ доставчик се групират и проследяват заедно.
Използвайте приложението Абонаменти, за да наблюдавате:
Текущи AI разходи по доставчик
Тенденции в разходите с течение на времето, включително пикове или аномалии
Модели на използване при инструменти, базирани на кредити, като например потребление на токени
Резултат
Получавате централизиран преглед на AI разходите по доставчици в реално време, откривате възможности за оптимизация и с времето изграждате по-ефективна стратегия за AI разходи, основана на данни.
Бюджети: Най-добри практики за AI разходите
Бюджетите в Payhawk помагат да възложите ясна отговорност, да проследявате разходите, свързани с AI, в реално време и да осигурите съгласуваност на разходите с бизнес целите. Ето как да ги настроите:
Навигирайте до уеб портала на Payhawk. Отидете на Бюджети и създайте Нов бюджет.
Създайте отделни AI бюджети. Структурирайте бюджетите по екип (например AI за маркетинговия екип или AI за ИТ екипа), проект (например AI за подкрепа на продажбите или AI за анализ на данни) или категория, в зависимост от това как организацията управлява AI инициативите.
Присвоете съответните разходи. Свържете разходите, свързани с AI, към подходящия бюджет, за да се проследяват и категоризират автоматично.
Наблюдавайте и коригирайте в реално време. Проследявайте непрекъснато разходите спрямо бюджета. При увеличено възприемане или пикове на използването можете бързо да коригирате лимитите или да преразпределите средства директно чрез приложението Карти.
Резултат
Отговорността за AI разходите е ясно определена и те се проследяват по екип или проект, възвръщаемостта на инвестициите се измерва по-лесно, а финансовият екип избягва прекомерните разходи чрез видимост и контрол на бюджета в реално време.
Помощ при конфигуриране на Payhawk за AI разходи
За по-практическа помощ при конфигурирането на Payhawk за AI разходи можете да насрочите разговор с вашия мениджър по внедряването за персонализирани насоки. Друг вариант е да използвате опцията за чат в платформата, за да се свържете с Eкипа за поддръжка на Payhawk и да получите незабавно съдействие.