Когато получите фактура за заявката или поръчката си за покупка (ако това е активирано за компанията ви), вие и всички упълномощени служители и роли можете да я качите в системата.
Преглед на заявки и поръчки за покупка от разходи
Всички служители в компанията ви могат да видят заявката в приложението Разходи чрез връзката Преглед на заявката. Само вие като заявител, вашият Мениджър на екип, Счетоводител или Администратор на Payhawk обаче могат да я редактират. Имайте предвид, че опциите за редактиране варират в зависимост от стъпката в процеса на заявката.
Полето за разходи Заявка показва и статуса на фактуриране на заявката или поръчката за покупка. За подробен преглед на статуса на фактуриране задръжте курсора върху него.
Преглед на разходи, свързани със заявките или поръчките ви за покупка
Можете да прегледате разходите, свързани със заявките и поръчките си за покупка, като използвате техните идентификатори и филтъра Заявки в приложението Разходи. За целите на счетоводството и отчитането вашият Мениджър на екип, както и всеки Счетоводител или Администратор на Payhawk в компанията ви, също могат да преглеждат разходи, свързани със заявките ви.
Преглед на фактури, свързани със заявките или поръчките ви за покупка
За да прегледате фактура, свързана с заявката или поръчката ви за покупка (ако това е активирано за компанията ви), в уеб портала на Payhawk:
Отидете на Заявки и изберете желаната заявка.
Кликнете върху раздела Фактури и изберете документа, който искате да прегледате. След това ще бъдете пренасочени към приложението Разходи, където можете да видите документа, прикачен към разхода, и останалите данни за него.
Качване на фактури в портала
За да качите фактура към ваша заявка в уеб портала на Payhawk:
Отидете на Заявки и изберете желаната заявка.
Кликнете върху бутона Добавяне на нова фактура.
Друг вариант е да отидете на раздела Фактура и да кликнете върху бутона Добавяне на нова фактура.
В отворилия се диалогов прозорец качете фактурата и кликнете върху Продължаване.
В резултат Payhawk ще ви пренасочи към приложението Разходи, където системата автоматично ще генерира разход въз основа на качената фактура и ще включи идентификатора на заявката или поръчката за покупка, ако е посочен във фактурата. Качената фактура ще бъде видима в раздел Фактури на заявката.
Свързване на заявки и поръчки за покупка с разходи
За да може Payhawk правилно да свърже заявката или поръчката ви за покупка с разход, и двете трябва да имат добавен доставчик.
Ако към заявката или поръчката за покупка е добавен доставчик и техните идентификатори фигурират в качената фактура, Payhawk ще приложи правилата за съпоставяне на разходи със заявки, поръчки за покупка и фактури.
Изпращане на фактури директно от входящата кутия на имейла ви към Payhawk
Payhawk предлага функционалността за пощенска кутия, която позволява на системата автоматично да използва оптично разпознаване на символи (OCR), за да разчита разходни документи, извлича данни за доставчика и идентификатори на заявки и да ги свързва вместо вас.
За повече информация: