Решението за управление на доставчици и логиката на прилагането му се виждат на различни места в жизнения цикъл на разходите и покупките в Payhawk.
По-конкретно, управлението на доставчици засяга следните етапи:
Преди подаване на разход
При проверка на разход
При добавяне на данни за плащане към доставчик
Преди подаване на покупка
По време и след одобрение на покупка
Преди подаване на разход
Полето за име на доставчик е налично и незадължително за служителите при създаване и подаване на разход. Ако служителят избере доставчик от падащия списък, всички персонализирани полета за разходи, маркирани за категоризация на разходи въз основа на доставчика, ще бъдат попълнени предварително със съхранените стойности за този доставчик.
Например можете да зададете доставчик По подразбиране – [пример]. Да приемем, че служител прави разход с карта в KFC. Счетоводителят ви на Payhawk предпочита KFC да не фигурира като доставчик и по време на проверката на разхода може да избере По подразбиране – Храна като доставчик. При следващ разход с карта на служител в KFC доставчикът автоматично ще се зареди като По подразбиране – Храна.
Друг вариант е служител да маркира доставчик като нов. В резултат счетоводителите и администраторите на Payhawk в компанията ще бъдат уведомени, че дадена компания е предложена като нов доставчик, и ще могат да решат дали да я добавят като доставчик или да я заменят с вече съществуващ.
Маркирането на доставчик като нов при подаване на разход не го създава автоматично.
Само счетоводители и администратори на Payhawk могат да виждат подканата за създаване на нов доставчик за подадени разходи.
При проверка на разход
Полето Доставчик е задължително, когато разходът чака проверка, като счетоводителите и администраторите на Payhawk могат да създадат нов доставчик или да изберат съществуващ от падащия списък.
Ако изберат съществуващ доставчик, процесът на проверка може да продължи.
Ако изберат да създадат нов доставчик, счетоводителят или администраторът на Payhawk ще види подкана за добавяне на данни за новия доставчик. За повече информация вижте статията за добавяне на данни за доставчик. Ако някое от тези полета е конфигурирано като задължително от Настройки > Полета за разходи, данните за доставчика трябва да се попълнят при добавянето му.
Ако вече съществува доставчик със същото Име на доставчик или Данъчен номер, Payhawk ще покаже съответното съобщение за грешка и дублиращ се доставчик няма да бъде създаден.
След като доставчикът бъде добавен или избран от падащия списък, проверката на разхода може да продължи по стандартния процес.
При добавяне на данни за плащане към доставчик
За да бъдат изпълнени, разходите с банков превод изискват добавяне на данни за плащане към доставчик. Ако за доставчика няма съхранени данни за плащане, Payhawk ще изпрати подкана на счетоводителя или администратора на Payhawk да ги добави.
Ако банковите данни са съхранени в Доставчици, счетоводителите и администраторите на Payhawk ще виждат екрана с автоматично попълнената банкова информация и ще могат да добавят референция.
Ако банковите данни на доставчика са променени в приложението Доставчици, преди разходът да бъде платен, Payhawk ще покаже предупредително съобщение. Потребителят ще бъде подканен да избере дали последно потвърдените или последно актуализираните данни за доставчика са верни. След като това несъответствие бъде отстранено или ако няма такова, потребителят ще може да плати разхода чрез двуфакторно удостоверяване с потвърждение от мобилното устройство.
Преди подаване на покупка
Полето за име на доставчик е налично за служителите при подаване на покупка. За да добавят съществуващ доставчик към покупката, служителите могат да го изберат от падащия списък с компании.
Ако служител иска да добави компания като нов доставчик, може да я маркира като нов доставчик, при което счетоводителите и администраторите на Payhawk ще бъдат уведомени.
С маркирането на доставчик като нов при подаване на покупка той не се създава автоматично.
Само счетоводителите и администраторите на Payhawk могат да виждат подканата за създаване на нов доставчик за подадени покупки.
По време и след одобрение на покупка
Ако при подаване на покупка служител е маркирал доставчик като нов, счетоводителите и администраторите на Payhawk ще бъдат уведомени, че дадена компания е предложена като нов доставчик, и ще могат да решат дали да я добавят, или да я заменят със съществуващ доставчик.
