Die direkte Integration zwischen Payhawk und Microsoft Dynamics 365 Finance automatisiert den Import von Stammdaten, macht den Export von Ausgaben und Zahlungen einfacher und unterstützt den Bankabgleich. Somit haben Sie die volle Kontrolle über den Datenaustausch zwischen den Systemen.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn die Verbindung zu Microsoft Dynamics 365 Finance zum ersten Mal hergestellt wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder ordnet ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk zu.
Stammdaten und benutzerdefinierte Felder
Das folgende Diagramm zeigt die Stammdaten und benutzerdefinierten Felder, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Überprüfung der Ausgaben und Abrechnung der Zahlungen
Das folgende Diagramm zeigt die ausgetauschten Daten über geprüfte Ausgaben und abgerechnete Zahlungen zwischen den Systemen Payhawk und Microsoft Dynamics 365 Finance.
Übertragung von Zahlungen an Microsoft Dynamics 365 Finance
Zahlungen werden erst dann in Microsoft Dynamics 365 Finance exportiert, wenn die Transaktion während des Konfigurationsschritts im Hauptbuchjournal ausgewählt wurde.
Übertragung von Einzahlungen an Microsoft Dynamics 365 Finance
Standardmäßig überträgt Payhawk die Transaktion nach Eingang einer Einzahlung automatisch als Banküberweisung in Microsoft Dynamics 365 Finance.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Übertragung von Ausgaben an Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk unterstützt Buchungen an 3 verschiedenen Schnittstellen in Microsoft Dynamics 365 Finance.
Wenn Sie Payhawk als Zahlungsmethode in Microsoft Dynamics 365 Finance auswählen, haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Payhawk-Konto und der Payhawk-Karte für die Begleichung der entsprechenden Art von Ausgabe zu wählen.
Einkaufsrechnungen
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, überträgt Payhawk diese an Microsoft Dynamics 365 Finance.
Wenn der Ausgabenbetrag positiv ist, erstellt Payhawk eine Einkaufsrechnung.
Wenn es sich bei der Ausgabe um eine Gutschrift handelt, ist der Betrag negativ, und Payhawk erstellt eine Gutschrift.
Bei Rückerstattungen wird der Mitarbeiter als Verkäufer behandelt.
Payhawk synchronisiert Rabatte nicht mit dem ERP-System, und die Werte im Feld Rabatt werden nicht automatisch übertragen.
Ausgabenberichte
Nach der Prüfung einer Ausgabe übermittelt Payhawk diese an Microsoft Dynamics 365 Finance. Für jede Ausgabe erstellt Payhawk auf folgende Weise einen Spesenbericht für die jeweilige Mitarbeitende, die die Ausgabe getätigt hat:
Payhawk überprüft die externe Mitarbeiter-ID, die in Microsoft Dynamics 365 Finance als „Arbeiter-ID“ bezeichnet wird.
Wenn keine externe Mitarbeiter-ID verfügbar ist, überprüft Payhawk die E-Mail-Adresse und sucht nach der entsprechenden Mitarbeitende.
Wenn keine E-Mail-Adresse verfügbar ist, sucht Payhawk nach der jeweiligen Mitarbeitenden anhand des Vor- und Nachnamens.
Sie können die Zahlungsmethode für Spesenberichte in Microsoft Dynamics 365 Finance so konfigurieren, dass sie entweder Ledger, oder Lieferant (im Payhawk-System als Mitarbeitende bezeichnet).
Hauptbuchjournale
Nach der Prüfung einer Ausgabe überträgt Payhawk diese an Microsoft Dynamics 365 Finance. Für jede Ausgabe wird ein Hauptbuchjournal für den jeweiligen Mitarbeiter erstellt, dem die Ausgabe gehört.
Wechselkursgebühren werden in den Hauptbuchjournalen gebucht.
Spesenabrechnungen an Microsoft Dynamics 365 Finance übermitteln
Sobald eine Spesenabrechnung geprüft wurde, überträgt Payhawk die Ausgaben aus dieser Spesenabrechnung an Microsoft Dynamics 365 Finance.
Sie können die Ausgaben aus einer Spesenabrechnung auf eine der folgenden Arten exportieren:
Die Ausgaben in einer Spesenabrechnung können als einzelne Ausgaben in Microsoft Dynamics 365 Finance exportiert werden.
Die gesamte Spesenabrechnung kann in aggregierter Form in Microsoft Dynamics 365 Finance exportiert werden. In diesem Fall werden die Ausgaben in der Spesenabrechnung als separate Zeilen desselben Transaktionsdatensatzes in Microsoft Dynamics 365 Finance exportiert, beispielsweise als Lieferantenrechnung, Journalbuchung oder Spesenabrechnung. Beachten Sie, dass, wenn eine Ausgabe in einer Spesenabrechnung mehrere Einzelpositionen umfasst, jede Einzelposition als separate Zeile in Microsoft Dynamics 365 Finance exportiert wird.
Bei aggregierten Exporten richtet sich die Währung im Beleg nach der für den Angestellten (den Ersteller der Spesenabrechnung) in Microsoft Dynamics 365 Finance konfigurierten Erstattungswährung. Ist keine Erstattungswährung festgelegt, verwendet Payhawk standardmäßig die Basiswährung der verbundenen juristischen Entität in Microsoft Dynamics 365 Finance. Alle Ausgaben in Fremdwährungen werden automatisch in diese Belegwährung umgerechnet.
Wenn beispielsweise die Erstattungswährung eines Angestellten in Microsoft Dynamics 365 Finance auf EUR festgelegt ist und dieser eine Spesenabrechnung mit Ausgaben in USD, GBP und EUR einreicht, wird im resultierenden Transaktionsdatensatz EUR als Belegwährung angegeben. Die Zeilen in USD und GBP werden entsprechend in EUR umgerechnet.
Verknüpfen von Rechnungen und Zahlungen
Abhängig von der verwendeten Schnittstelle bucht Payhawk die Zahlungen in verschiedenen Journalen.
Für Eingangsrechnungen erstellt Payhawk bei der Zahlung einen Eintrag im Kreditorenzahlungsjournal und verknüpft diesen mit der entsprechenden Rechnung.
Bei Ausgabenberichten und Hauptbuchjournalen werden sämtliche Zahlungen innerhalb des Hauptbuchjournals gebucht.
Exportierte Datenfelder in Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Microsoft Dynamics 365 Finance-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant nicht im Microsoft Dynamics 365 Finance-System vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich um einen neuen Lieferanten handeln könnte, und zeigt ihm die Möglichkeit an, diesen aus Payhawk heraus anzulegen oder, wenn die Benutzerrolle die eines Payhawk-Mitarbeiters ist, wird das System sie von einem Payhawk-Administrator verlangen.
Kategorie – Dem Kontenplan von Microsoft Dynamics 365 Finance zugeordnet.
Dokumentennummer
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald der Payhawk-Administrator das Datum des Leistungszeitraums in Payhawk ändert, wird das Belegdatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankspesen exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird stattdessen das Ausgabendatum als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis – Das Feld Hinweis in Payhawk für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in Microsoft Dynamics 365 Finance angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
Mehrwertsteuersatz – Eine Kombination aus der Umsatzsteuerklasse und der Postenumsatzsteuerklasse.
Tracking-Kategorien – Payhawk importiert die finanziellen Dimensionen von Microsoft Dynamics 365 Finance und ermöglicht deren Verwendung als benutzerdefinierte Ausgabenfelder.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungsbuchungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.
Wechselkurs – Beim Exportieren von Ausgaben verwendet Payhawk den Wechselkurs aus Microsoft Dynamics 365 Finance, während für Zahlungen der Wechselkurs von Payhawk verwendet wird.