Als Payhawk-Administrator können Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ganz einfach zum System einladen und eine flexible Teamstruktur einrichten, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Teams in Payhawk müssen nicht der formalen internen Struktur Ihres Unternehmens entsprechen. Vielmehr können sie die Beziehungen zwischen Mitarbeitern auf der Grundlage einer Kostenstelle oder einer anderen Art von Projekt oder Standort widerspiegeln.
Die App Mitarbeiter
In Payhawk werden Aktionen, die sich auf Mitarbeiter und Teams beziehen, in der App Mitarbeiter durchgeführt - zum Beispiel das Einladen oder Löschen von Mitarbeitern oder das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Teams.
Die App Mitarbeiter enthält die folgenden Registerkarten:
Die Registerkarte Aktiv enthält alle Mitarbeiter, die sich erfolgreich bei Payhawk angemeldet (registriert) haben.
Die Registerkarte Eingeladen enthält alle Mitarbeiter, die zu Payhawk eingeladen wurden, sich aber noch nicht angemeldet haben.
Die Registerkarte Nicht eingeladen enthält alle Mitarbeiter, die nicht zu Payhawk eingeladen wurden.
Die Registerkarte Alle enthält sowohl aktive Benutzer als auch Benutzer mit ausstehenden Einladungen.
Die Ansicht Mitarbeiter > Teams enthält die Teams, die Payhawk-Administratoren in Payhawk erstellen. Dort können Sie auch Teams bearbeiten, Teammanager zuweisen, Mitarbeiter zu Teams hinzufügen oder bei Bedarf ein Team löschen.
Definieren der globalen Teameinstellungen für Ihr Unternehmen
Bevor Sie mit dem Anlegen von Teams in Payhawk beginnen, müssen Sie deren Einstellungen definieren und, falls erforderlich, die Kategorisierung Ihrer Ausgaben auf der Grundlage der Mitarbeiterteams aktivieren.
Die Definition der Teameinstellungen für Ihr Unternehmen erfolgt unter Einstellungen > Teams.
Die folgende Tabelle zeigt die globalen Teameinstellungen und ihre Auswirkungen auf die Teamstruktur Ihres Unternehmens.
Einstellung | Details |
Organisation und Verwaltung von Teams | Mit dieser Option können Sie Teams und Unterteams erstellen und Ihre eigene Unternehmensstruktur definieren. Wenn Organisation und Verwaltung von Teams aktiviert ist, wird das in Team integrierte Ausgabenfeld unter Einstellungen > Felderbibliothek sichtbar sein. Standardmäßig ist Organisation und Verwaltung von Teams aktiviert. |
Einen benutzerdefinierten Namen für die Organisationsstruktur verwenden | Mit dieser Option können Sie einen anderen Begriff für die Mitarbeiterorganisation in Ihrem Unternehmen verwenden - zum Beispiel Kostenstelle, Projekt oder Abteilung. Sobald Sie den Namen ändern, wird er unter Ausgaben sowie in Ihrem Export übernommen. Standardmäßig ist die Option Einen benutzerdefinierten Namen für die Organisationsstruktur verwenden auf Team eingestellt. |
Mitarbeitern die Zugehörigkeit in mehreren Teams erlauben | Diese Option ermöglicht es den Mitarbeitern Ihres Unternehmens, zwei oder mehr Teams anzugehören. Anmerkungen:
Standardmäßig ist die Option Mitarbeitern die Zugehörigkeit in mehreren Teams erlauben aktiviert. |
Kartenkontrolle durch Teamleiter | Mit dieser Option können Teammanager die Karten ihrer Teammitglieder einsehen und sperren. Standardmäßig ist die Kartenkontrolle durch Teamleiter aktiviert. |
Festlegung der Mitarbeiterrollen
Wenn Sie Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teams in Payhawk einladen, müssen Sie deren Rollen innerhalb des Systems definieren, wodurch wiederum deren Zugriff und Sichtbarkeit auf die Ausgaben- und Kostendaten Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Zugriff und Sichtbarkeit für Mitarbeiter festlegen
Das System von Payhawk wurde entwickelt, um Ausgaben, Einkäufe und die Sichtbarkeit von Spesenabrechnungen auf der Grundlage der definierten Benutzerrollen, Teamzuweisungen, Genehmigungsworkflows und spezifischen Systemeinstellungen zu verwalten.
Nützliche Ressourcen