Als Payhawk-Administrator können Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ganz einfach zum System einladen und eine flexible Teamstruktur einrichten, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Teams in Payhawk müssen nicht der formalen internen Struktur Ihres Unternehmens entsprechen. Vielmehr können sie die Beziehungen zwischen Mitarbeitern auf der Grundlage einer Kostenstelle oder einer anderen Art von Projekt oder Standort widerspiegeln.
Standard-Rollen in Payhawk
Wenn Sie Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teams in Payhawk einladen, müssen Sie deren Rollen definieren. Die folgende Tabelle fasst die standardmäßig verfügbaren Payhawk-Rollen zusammen.
Rolle | Berechtigungen |
Mitarbeiter | Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, denen die Payhawk-Mitarbeiterrolle zugewiesen wurde, sind Karteninhaber Ihrer Payhawk-Unternehmenskarten. Sie können Ausgaben einreichen und kategorisieren und Details zu ihren Karten und Abonnements einsehen. |
Buchhalter | Mitarbeiter Ihres Unternehmens, denen die Rolle Payhawk-Buchhalter zugewiesen wurde, haben die gleichen Berechtigungen wie die Rolle Payhawk-Mitarbeiter. Außerdem können sie Ausgaben verwalten, Ausgabendaten exportieren und die extrahierten Daten einsehen und bearbeiten. |
Administrator | Mitarbeiter Ihres Unternehmens, denen die Rolle Payhawk-Administrator zugewiesen wurde, haben die gleichen Berechtigungen wie die Rolle Payhawk-Buchhalter. Darüber hinaus können sie Karten ausstellen und sperren, Kartenlimits aktualisieren, Ausgaberichtlinien hinzufügen, Bargeldabhebungen zulassen, Mitarbeiter einladen und unter anderem Payhawk-Abrechnungen verwalten. |
Weitere Rollen in Payhawk
Neben den standardmäßigen Payhawk-Rollen, die jeder Mitarbeiter innerhalb von Payhawk erhält, können Sie zusätzliche Rollen zuweisen, die Ihren internen Arbeitsabläufen und Anforderungen entsprechen.
Die folgenden benutzerdefinierten Rollen können Sie für Ihr Unternehmen in Payhawk erstellen:
Teammanager
Manager der zweiten Ebene
Kategorienmanager
Benutzerdefiniertes Feld Manager
Bestimmte Mitarbeiter für benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows
Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über Workflow Genehmiger.
Die Mitarbeiter-App
In Payhawk werden Aktionen, die sich auf Mitarbeiter und Teams beziehen, in der App Mitarbeiter durchgeführt - zum Beispiel das Einladen oder Löschen von Mitarbeitern oder das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Teams.
Die App Mitarbeiter enthält die folgenden Registerkarten:
Die Registerkarte Mitarbeiter > Aktiv enthält alle Mitarbeiter, die sich erfolgreich in Payhawk angemeldet (registriert) haben.
Die Registerkarte Mitarbeiter > Eingeladen enthält alle Mitarbeiter, die zu Payhawk eingeladen wurden, sich aber noch nicht angemeldet haben.
Die Registerkarte Mitarbeiter > Alle enthält sowohl aktive Benutzer als auch Benutzer mit ausstehenden Einladungen.
Die Registerkarte Teams enthält die Teams, die Payhawk-Administratoren in Payhawk erstellen. Von dort aus können Sie auch Teams bearbeiten, Team-Manager zuweisen, Mitarbeiter zu Teams hinzufügen oder bei Bedarf ein Team löschen.
Der Bereich Teams > Nicht in einem Team listet alle Mitarbeiter auf, die noch nicht in einem Team sind, unabhängig davon, ob sie sich angemeldet haben oder aktive Payahwk-Nutzer sind.
Definieren der globalen Teameinstellungen für Ihr Unternehmen
Bevor Sie mit dem Anlegen von Teams in Payhawk beginnen, müssen Sie deren Einstellungen definieren und, falls erforderlich, die Kategorisierung Ihrer Ausgaben auf der Grundlage der Mitarbeiterteams aktivieren.
Die Definition der Teameinstellungen für Ihr Unternehmen erfolgt unter Einstellungen > Teams.
Die folgende Tabelle zeigt die globalen Teameinstellungen und ihre Auswirkungen auf die Teamstruktur Ihres Unternehmens.
Einstellung | Details |
Teamorganisation und -management | Mit dieser Option können Sie Teams und Unterteams erstellen und Ihre eigene Unternehmensstruktur definieren. Wenn Teamorganisation und -verwaltung aktiviert ist, wird das in Team integrierte Ausgabenfeld unter Einstellungen > Ausgabenfelder > Integrierte Felder sichtbar sein. Standardmäßig ist Teamorganisation und -verwaltung aktiviert. |
Name der benutzerdefinierten Organisationsstruktur verwenden | Mit dieser Option können Sie einen anderen Begriff für die Mitarbeiterorganisation in Ihrem Unternehmen verwenden - zum Beispiel Kostenstelle, Projekt oder Abteilung. Sobald Sie den Namen ändern, wird er in der App Ausgaben sowie in Ihrem Export übernommen. Standardmäßig ist die Option Benutzerdefinierten Namen der Organisationsstruktur verwenden auf Team eingestellt. |
Erlauben Sie Mitarbeitern, Mitglied mehrerer Teams zu sein | Diese Option ermöglicht es den Mitarbeitern Ihres Unternehmens, zwei oder mehr Teams anzugehören. Anmerkungen:
Standardmäßig ist die Option Mitarbeitern die Mitgliedschaft in mehreren Teams erlauben aktiviert. |
Teammanager-Karten kontrollieren | Mit dieser Option können Teammanager die Karten ihrer Teammitglieder einsehen und sperren. Standardmäßig ist die Team-Manager-Kartensteuerung aktiviert. |
Festlegung der Mitarbeiterrollen
Wenn Sie Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teams in Payhawk einladen, müssen Sie deren Rollen innerhalb des Systems definieren, wodurch wiederum deren Zugriff und Sichtbarkeit auf die Ausgaben- und Kostendaten Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Zugriff und Sichtbarkeit für Mitarbeiter festlegen
Das System von Payhawk wurde entwickelt, um Ausgaben, Einkäufe und die Sichtbarkeit von Spesenabrechnungen auf der Grundlage der definierten Benutzerrollen, Teamzuweisungen, Genehmigungsworkflows und spezifischen Systemeinstellungen zu verwalten.