Mit Payhawk können Sie Ihre Teams und Workflows mithilfe integrierter Rollen und Rollenerweiterungen effektiver organisieren. Jede Rolle verfügt über spezifische Berechtigungen, die auf die Struktur, die Verantwortlichkeiten und die internen Bestimmungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Dies ermöglicht eine robuste Aufgabentrennung und detaillierte Zugriffskontrollen für mehr Sicherheit und Übersicht.
Wenn Sie Mitarbeitende zu Ihrem Payhawk-Konto einladen, müssen Sie jeder Person eine bestimmte Payhawk-Rolle zuweisen.
Berechtigungen
Berechtigungen beziehen sich auf die verfügbaren Rechte für eine Payhawk-Rolle oder Rollenerweiterung. Ein Mitarbeiter mit der integrierten Payhawk-Mitarbeiterrolle hat beispielsweise die Berechtigung, die von ihm eingereichten Ausgaben einzusehen, kann aber nicht alle Ausgaben des Unternehmens einsehen.
Rollen für Gruppenkonten
Rollen und ihre zugehörigen Berechtigungen können auf Gruppenebene eingesehen werden.
Die Zuweisung von Rollen an Mitarbeitende erfolgt über die Mitarbeiter-App (in der Gruppe und individuelle Ebene).
Die Einbeziehung einer Rolle in einen Workflow erfolgt auf der Ebene der einzelnen Entität, sofern entitätsspezifische Einstellungen auf Gruppenebene aktiviert sind.
Rollen für Einzelentitäten-Konten
Einzelne Payhawk-Konten (die nicht Teil einer Gruppe sind) können die Berechtigungen der Payhawk-Rollen nicht einsehen, aber dennoch beliebige Rollen Mitarbeitenden zuweisen und diese in Genehmigungs-Workflows auf Kontoebene einbeziehen.
Integrierte Payhawk-Rollen
Die integrierten (Standard-)Rollen von Payhawk:
Nutzen Sie die vordefinierten Berechtigungen, die die grundlegenden Zugriffsebenen und Verantwortlichkeiten für diese globalen Rollen festlegen.
Bitte gestatten Sie keine Änderungen an ihren Berechtigungen.
Standardmäßig können Buchhalter und Administratoren von Payhawk Ausgaben überprüfen. Alle anderen Rollen müssen ausdrücklich zum Überprüfungsschritt in den Workflows Ihres Unternehmens hinzugefügt werden.
Integrierte Payhawk-Rolle | Berechtigungen |
Mitarbeiter | Karteninhaber von Payhawk-Karten, die vom Unternehmen ausgestellt wurden. Sie können ihre Ausgaben einreichen und kategorisieren sowie Details zu ihren Karten und Abonnements einsehen. |
Buchhalter | Umfasst alle Payhawk-Mitarbeiterberechtigungen sowie die Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten und zu überprüfen, extrahierte Daten zu bearbeiten und Ausgabeninformationen für Berichte oder die Buchhaltung zu exportieren. |
Administrator | Umfasst alle Payhawk-Konto-Buchhalterberechtigungen sowie uneingeschränkten Zugriff auf die Ausstellung und Deaktivierung von Karten, die Anpassung von Limits, die Konfiguration von Ausgabebestimmungen, die Verwaltung von Bargeldabhebungen, die Einladung von Mitarbeitern sowie die Bearbeitung von Abrechnungs- und Verwaltungseinstellungen. |
IT-Administrator | Enthält eine begrenzte Anzahl von Payhawk-Administratorrechten, die sich auf die Systemkonfiguration konzentrieren. Die Rolle des IT-Administrators ermöglicht die Verwaltung der Ersteinrichtung, der Sicherheitseinstellungen und der Integrationen (z. B. Anzeigen, Verbinden oder Trennen von ERP-Systemen), ohne Zugriff auf sensible Bereiche wie Kontoeinstellungen, Ausgaben oder Finanzdaten zu haben. Diese Rolle eignet sich ideal, um Systemkonfigurationsaufgaben von Finanzkontrollen zu trennen. |
Senior AP Spezialist | Beinhaltet eine begrenzte Anzahl von Payhawk Buchhalter-Berechtigungen, wie z. B. ausgewählte administrative Einstellungen. Die Rolle des Senior AP Specialist trennt den Zugriff auf Zahlungsdaten und Bestätigungsrechte und bietet einen Mittelweg zwischen den Rollen des Payhawk-Administrators und des Payhawk-Buchhalters. Diese Rolle eignet sich ideal für Mitarbeiter, die Buchhaltungseinstellungen verwalten müssen. |
Auditor | Enthält alle Payhawk-Administratorberechtigungen, jedoch mit Lesezugriff. Mit dieser Rolle können Mitarbeiter alle Einstellungen und Daten einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen. Die Rolle eignet sich ideal für Auditoren, Berater oder Teammitglieder, die einen Überblick über die Systemkonfigurationen benötigen, ohne diese ändern zu können. |
Anzeigen der Payhawk-Rollen und -Berechtigungen
Sie können die integrierten Payhawk-Rollen unter Gruppen-Dashboard > Einstellungen > Rollen und Berechtigungen einsehen.
Die vollständige Liste der für eine Rollene aktivierten Berechtigungen kann durch Auswahl der gewünschten Rolle oder Rollenerweiterung in Gruppen-Dashboard > Einstellungen > Rollen und Berechtigungen angezeigt werden.
Verlaufsprotokoll für Payhawk-Rollen anzeigen
Sie können alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Payhawk-Rollen einsehen. Dazu gehören Rollenänderungen und -zuweisungen, Aktualisierungen von Berechtigungen sowie Einladungen.
Gehen Sie zum Gruppen-Dashboard und navigieren Sie zu Einstellungen > Rollen und Berechtigungen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Verlaufsprotokoll anzeigen.
Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm eine der folgenden Optionen:
Rollenänderung, um Aktualisierungen der Rollenberechtigungen und -einstellungen anzuzeigen.
Benutzerrollen, um Aktualisierungen der Rollenzuweisung an einen bestimmten Benutzer anzuzeigen.
Alle, um beide Arten von Aktualisierungen anzuzeigen.