Mit den KI-Agenten von Payhawk können Sie alltägliche Aufgaben erledigen und Informationen in Payhawk anfordern, indem Sie mit ihnen als KI-Assistenten chatten, anstatt alles manuell durchzuführen.
Ganz gleich, ob Sie Spesenabrechnungen einreichen, Reisen buchen, Firmenkreditkarten verwalten oder Beschaffungsanträge stellen müssen, Sie können mit den KI-Agenten in Slack, MS Teams (derzeit wird dies nur vom Financial Controller AI Agent unterstützt), dem Payhawk-Webportal oder der Payhawk-App interagieren, um Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Die KI-Agenten von Payhawk, darunter der Financial Controller sowie die Agenten für Implementierung, Zahlungen, Beschaffung und Reisen, unterstützen Sie bei einer Vielzahl von Aufgaben im Rahmen von Chat-Interaktionen. Diese Funktionen sind in „Skills“ und „Playbooks“ unterteilt.
Skills
Skills sind einzelne Aufgaben, die die nativen Fähigkeiten eines KI-Agenten widerspiegeln. Beispiele hierfür sind das Einreichen einer Ausgabe oder einer Spesenabrechnung, das Sperren einer Karte oder das Einlesen eines Bestellauftrags.
Jeder Mitarbeitende verfügt über bestimmte Skills. Sie müssen allerdings nicht wissen, welcher Mitarbeitende welche Aufgabe übernimmt. Wenn Ihre Anfrage einen Skill erfordert, über den ein anderer Mitarbeitender verfügt, leitet Payhawk sie an diesen weiter und lässt ihn diese bearbeiten.
Playbooks
Playbooks sind mehrstufige, durchgängige Finanzprozesse, wie beispielsweise die Durchführung eines Monatsabschlusses. Sie können sich diese wie Rezepte vorstellen: Ein Playbook führt eine Abfolge von Schritten jedes Mal in derselben Reihenfolge aus, um ein festgelegtes Ergebnis zu erzielen. Playbooks umfassen strukturierte Abläufe wie den Monatsabschluss sowie umfangreichere Aufgaben für Mitarbeitende, wie beispielsweise die Buchung eines Fluges oder eines Hotels.
Payhawk stellt standardmäßige (integrierte) Playbooks zur Verfügung, wie z. B. das Playbook Deckung des nächsten Zahlungslaufs prüfen, das die Verfügbarkeit von Währungen für anstehende Zahlungsläufe überwacht, oder das „Three-Way Match“, das Bestell-, Eingangs- und Rechnungsbeträge miteinander vergleicht, um Unstimmigkeiten zu erkennen und fehlende Unterlagen vor der Zahlung einzuholen.
Jedes Playbook ist einem Agenten zugeordnet, je nachdem, welche Aufgaben es ausführt. Es gilt dieselbe Weiterleitung wie bei den Skills. Sie können daher jeden Agenten bitten, ein beliebiges Playbook auszuführen.
Eigene Playbooks
Sie können Ihre eigenen Playbooks erstellen. Sie legen ein neues Playbook über den Chat an, das bestehende Skills und integrierte Playbooks erweitern kann. So können Sie zum Beispiel dem standardmäßigen Monatsabschluss weitere Schritte hinzufügen. Benutzerdefinierte Playbooks bauen auf den Payhawk-Daten und -Funktionen auf, über die Ihr Unternehmen bereits verfügt.
Berechtigungen und Zugriff
Der Zugriff auf Skills und Playbooks erfolgt rollenbasiert. Das bedeutet, dass Sie nur die Aktionen sehen und auslösen können, die Ihrer Rolle entsprechen. Die meisten Playbooks sind für die Rollen „Payhawk Buchhalter“ und „Payhawk Administrator“ konzipiert, während die Rolle „Payhawk Angestellter“ Zugriff auf eine kleinere Auswahl hat.
Skills und Playbooks finden und ausführen
Im Payhawk-Webportal und in der mobilen Payhawk-App können Sie Skills und Playbooks nach Bereich, Mitarbeitenden und Typ filtern. Playbooks können Sie für alle Entitäten Ihrer Organisation ausführen. Wenn Sie ein Playbook öffnen, listet Payhawk dessen Schritte auf, damit Sie diese vor der Ausführung überprüfen können.
Payhawk speichert alle Interaktionen und Aktionen. Es wird kein Verlauf gelöscht. Sie können jederzeit auf frühere Durchläufe zugreifen.
Einstiegsmöglichkeiten
Sie können Ihre Daten bearbeiten und Ihre Aufgaben entweder mithilfe der Skilla und Playbooks der KI Agenten von Payhawk erledigen oder Ihren KI-Assistenten mit dem Payhawk MCP verbinden und die dortigen Playbooks nutzen.
Beide Einstiegsmöglichkeiten führen zu identischen Ergebnissen, wodurch Benutzer die Methode wählen können, die am besten zu ihrem Workflow passt:
Nutzen Sie die KI-Agenten von Payhawk, wenn Sie hauptsächlich im Payhawk-Webportal arbeiten.
Verwenden Sie Payhawk MCP, wenn Sie Payhawk-Daten hauptsächlich über externe KI-Assistenten nutzen und abfragen.
Interaktion
Um eine Aufgabe auszuführen, müssen Sie lediglich Ihre Anfrage formulieren oder eine Frage stellen. Die KI-Agenten finden den passenden Skill oder das passende Playbook und lösen die entsprechende Aktion aus. Für detaillierte Informationen zu bestimmten Funktionen können Benutzer die Agenten direkt befragen.
Kurzer Überblick über die Funktionen der Agenten
Die folgende Tabelle bietet eine kurze Zusammenfassung der Funktionen der einzelnen KI-Agenten von Payhawk und vermittelt einen allgemeinen Überblick über deren Leistungsumfang.
KI-Agent | Was die KI-Agenten für Sie tun können |
|---|---|
Steuert den gesamten Ausgaben-Lebenszyklus: Ausgaben einreichen, Belege hochladen und zuordnen, Lieferantenrechnungen abrufen sowie eigene Positionen nachverfolgen oder zurückziehen. Als prüfende oder genehmigende Person bearbeiten Sie Ihre Warteschlange, können Ausgaben genehmigen, ablehnen oder zurückgeben (einzeln oder in großen Mengen) und Kategorien, Steuern und Felder in größerem Umfang neu zuordnen. Er übernimmt außerdem Ihren Abschluss, Exporte, nicht exportierte und fehlerhafte Positionen, Budgets, das Nachfassen offener Ausgaben mit individuell anpassbarem Erinnerungsplan und stellt Berichte, Anomalie-Prüfungen und die vollständige Prüfspur bereit. | |
Führt Administratoren Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Er erstellt einen personalisierten Einführungsplan, zeigt stets den nächsten möglichen Schritt an und kümmert sich im Hintergrund um Hindernisse wie die KYC-Prüfung. Er führt Sie Schritt für Schritt durch die Anbindung Ihres Buchhaltungs- oder ERP-Systems, die Zuordnung von Konten, die Einrichtung von Genehmigungs-Workflows, die Ausgabe von Karten und die Bereitstellung von Geldmitteln für Ihr Konto und überprüft anschließend, ob alles ordnungsgemäß funktioniert, sodass Sie bereits nach wenigen Tagen Ihre erste Ausgabe tätigen können. | |
Verwaltet Karten, Guthaben und Unternehmensmittel an einem Ort: Karten und Ausgaben einsehen, eine Karte einfrieren, wieder entsperren oder schließen, eine neue Karte, mehr Guthaben oder Bargeld anfordern sowie Erstattungen, Kilometerpauschalen und Pauschalen bearbeiten. Sie erhalten einen Überblick über die Liquiditätslage, die finanzielle Reichweite und die Zahlungsdeckungsfähigkeit über verschiedene Währungen und Entitäten hinweg, erhalten Antworten auf Fragen zu Ausgaben, Rechnungen, Abonnements und Devisen und halten Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen über abgelehnte Zahlungen, Forderungen und niedrige Kontostände auf dem Laufenden. | |
Erstellt und verfolgt Bestellanfragen von Anfang bis Ende: Wandelt einen in einfacher Sprache formulierten Bedarf in die richtige Anfrageart um, füllt das Formular anhand eines Angebots oder eines Links vorab aus und verfolgt den Bearbeitungsstand. Genehmigende Personen können genehmigen, ablehnen, zurückgeben, bearbeiten oder kommentieren, einen Three-way match durchführen sowie Wareneingänge und Rechnungen erfassen. Er übernimmt außerdem die Verwaltung von Lieferanten, Budgets und Verpflichtungen und beantwortet Fragen zu Lieferanten- und Anfragen-Ausgaben. | |
Plant und bucht Geschäftsreisen von Anfang bis Ende: Sucht und vergleicht Richtlinien-konforme Flüge und Hotels, wählt passende Tarife und Zimmer aus und bucht auf der richtigen Gesellschaft und Karte. Zeigt Reisen an, ändert oder storniert sie, bucht für Kolleginnen und Kollegen, Gruppen oder Multi-Stopp-Routen und führt automatisierte Check-ins durch. Genehmigende können Anfragen prüfen und entscheiden. Zudem werden Erstattungen, Umbuchungen, Treueprogramme, Tagespauschalen und Reisedokumente verarbeitet. | |
Alle KI-Agenten von Payhawk | Jeder Agent kann Ihnen erläutern, wie Payhawk in Ihrer Einrichtung funktioniert. Alle Agenten (mit Ausnahme des Payments AI-Agenten) können zudem Personen und deren Zuständigkeiten ermitteln, Teams anzeigen und einen Abwesenheitsvertreter festlegen. |
Die detaillierte Auflistung der Skills und der unterstützten Playbooks für jeden Agenten finden Sie in der Dokumentation des jeweiligen Agenten: