Payhawk sendet zu bestimmten Anlässen Push-Benachrichtigungen per E-Mail und Mobiltelefon, damit Sie den Überblick über Ihre Unternehmensausgaben und Genehmigungsanfragen behalten und den Prozess zentral steuern können.
Benachrichtigungen auf Plattformebene
Benachrichtigungen sollen sicherstellen, dass Aktivitäten wie Kostenerfassungen und Genehmigungen effizient durchgeführt werden. Sie sind auf verschiedene Rollen zugeschnitten, darunter Benutzer, Genehmigende und Payhawk-Administratoren.
Payhawk benachrichtigt beispielsweise Mitarbeiter, wenn sie eine Spesenabrechnung einreichen müssen, oder Manager, die über ausstehende Anträge informiert werden müssen.
Einen Überblick über die Benachrichtigungen und ihre Einzelheiten gibt die folgende Tabelle.
Über | Nutzen | Aufkommen | Kanal | Empfänger |
Erstattete Ausgaben | Zur Benachrichtigung eines Mitarbeiters, dass seine Ausgabe erstattet wurde. | Nach Erstattung der Ausgabe | Mobile und E-Mail | Jeder |
Abgelehnte Ausgaben | Benachrichtigung der Mitarbeiter über die Ablehnung ihrer Ausgaben. | Bei Ablehnung der Kostenübernahme | Jeder | |
Neue Anträge für Fonds, Karten und Bestellungen zur Genehmigung | Um zu benachrichtigen, dass ein Antrag eingereicht wurde. | Echtzeit | Mobile | Genehmigende (basierend auf den definierten Genehmigungsworkflows) |
Anträge für Fonds und Bestellungen zur Genehmigung | Um daran zu erinnern, dass ein eingereichter Antrag noch auf Genehmigung wartet. | Wenn innerhalb von 15 Minuten nach Einreichung des Antrags keine Maßnahme ergriffen wird. | Genehmigende (basierend auf den definierten Genehmigungsworkflows) | |
Ausgaben und Anfragen zur Genehmigung | So erinnern Sie die Genehmigenden an alle Ausgaben und Anfragen, die sie genehmigen müssen. | Einmal täglich, nur wenn beim Genehmigenden Ausgaben, Rechnungen oder Bestellungen auf Genehmigung warten. Die genaue Uhrzeit variiert. | Genehmigende (basierend auf den definierten Genehmigungsworkflows) | |
Ausgaben mit ausstehender Belegvorlage | Um Mitarbeiter über eine erfolgreiche Kartentransaktion zu informieren und sie daran zu erinnern, einen Beleg vorzulegen. | Echtzeit | Mobile | Jeder |
Ausgaben mit ausstehenden Eingaben | Mitarbeitende für alle nicht eingereichten Ausgaben zu erinnern | Jeden Montag um 7:00 Uhr GMT | Jeder | |
Mitarbeitende mit ausstehenden Ausgaben und Input | Einen Überblick darüber zu geben, wie viele Ausgaben nicht eingereicht wurden und von welchen Mitarbeitern. | Jeden Montag um 16:00 Uhr GMT | Admins und Buchhaltung |
Genehmigende, die E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert haben oder deren Benutzer nicht aktiv ist, erhalten die tägliche Genehmigungserinnerung nicht. Ausgaben und Anträge, die noch nicht eingereicht wurden, sind nicht enthalten.
Echte Payhawk-Benachrichtigungen erkennen
Alle Payhawk-Benachrichtigungs-E-Mails werden von der E-Mail-Adresse no-reply@payhawk.com gesendet. Betrüger können von Adressen außerhalb der Domain payhawk.com E-Mails senden, die wie Payhawk-Benachrichtigungen aussehen, zum Beispiel Erinnerungen an Ausgaben oder Anträge, die auf Ihre Genehmigung warten.
Bevor Sie auf eine E-Mail zu ausstehenden Aktionen reagieren:
Prüfen Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Absenders, nicht nur den Absendernamen. Die Adresse muss
no-reply@payhawk.comlauten.Klicken Sie nicht auf Links in der E-Mail, sondern öffnen Sie direkt das Payhawk-Webportal oder die mobile Payhawk-App. Gehen Sie im Webportal zu Posteingang > Anträge an mich > Ausstehend. Gehen Sie in der mobilen App zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wenn Sie die ausstehenden Aktionen aus der E-Mail nicht in Ihrem Payhawk-Posteingang sehen, klicken Sie auf keinen Link in der E-Mail, antworten Sie nicht darauf und kontaktieren Sie den Payhawk-Support über den Chat.
Financial Controller KI-Agent-Erinnerungen
Wenn Ihr Unternehmen den Financial Controller AI Agent aktiviert hat, erhalten Mitarbeiter und Genehmiger auch konsolidierte Erinnerungen über das Payhawk-Webportal, die mobile App und Slack (falls verbunden). Diese Erinnerungen fassen alle ausstehenden Ausgaben in einer einzigen Nachricht zusammen und folgen einem anpassbaren Erinnerungsplan, der von einem Payhawk-Administrator festgelegt wird.
Die AI-Agent-Erinnerungen funktionieren zusätzlich zu den oben aufgeführten Standard-Plattformbenachrichtigungen; sie ersetzen diese nicht. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel zur Funktionsweise des Erinnerungsplans des AI-Agents.