Payhawk bietet ein eigenständiges Modul für Unternehmen an, die ausschließlich ihre reisebezogenen Aktivitäten getrennt von den anderen Payhawk-Ausgabenmanagementfunktionen verwalten möchten. Diese Konfiguration ermöglicht nur den Zugriff auf die Teile von Payhawk, die für Geschäftsreisen relevant sind, wie Reiseanträge, Genehmigungen, Buchungen und Spesenabrechnung.
Ausgaben-App verwenden
In der Ausgaben-App von Payhawk können Sie Ausgaben im Zusammenhang mit den Reisen Ihrer Mitarbeitenden anzeigen und überprüfen.
Unter der Registerkarte Überprüfen können Sie alle Ausgaben für die Reisen Ihrer Mitarbeitenden einsehen, die noch überprüft werden müssen.
Unter der Registerkarte Alle können Sie alle Ausgaben im Zusammenhang mit den Reisen Ihrer Mitarbeitenden einsehen.
Geldmittel-App verwenden
In der Geldmittel-App von Payhawk können Sie Guthaben auf das Payhawk-Konto Ihres Unternehmens einzahlen, damit Ihre Mitarbeitenden Reisen mit dem Travel AI Agent buchen können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Aufladen Ihres Payhawk-Kontos.
Reisen-App verwenden
In der Reisen-App von Payhawk können Sie alle Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden einsehen.
Unter der Registerkarte Einreichen können Sie alle Reiseanfragen einsehen, die von Ihren Mitarbeitenden noch eingereicht werden müssen.
Unter der Registerkarte Überprüfen können Sie alle Reiseanfragen einsehen, die noch von der zuständigen prüfenden Person bearbeitet werden müssen.
Unter der Registerkarte Genehmigen können Sie alle Reiseanfragen einsehen, die noch auf die Genehmigung durch die zuständige prüfende Person warten.
Unter der Registerkarte Alle können Sie alle Reiseanfragen der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens einsehen.
Payhawk Administratoren haben ebenfalls die Möglichkeit, die Reisen-App zu nutzen, um neue Reiseanfragen zu erstellen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Neu hinzufügen werden Payhawk Administratoren zum Travel AI Agent weitergeleitet, um eine neue Reiseanfrage zu erstellen.
Mitarbeiter-App verwenden
In der Mitarbeiter-App von Payhawk können Sie Ihre Mitarbeitenden hinzufügen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zum Einladen und Löschen von Mitarbeitenden und zum Verwalten von Mitarbeitenden.
Einstellungen-App verwenden
In der Einstellungen-App von Payhawk können Sie die Einstellungen für Reiseanfragen in Ihrem Unternehmen konfigurieren.
Workflows für Reiseanfragen werden in Einstellungen > Reisen > Workflow konfiguriert, wo Sie die folgenden Schritte festlegen können:
Der Schritt Einreichen ist standardmäßig erforderlich. Um Reiseanträge im Namen von Mitarbeitenden zu erstellen und einzureichen, wird der Travel AI Agent mit ihnen chatten, um die erforderlichen Informationen zu sammeln und diese zum Ausfüllen der Anfragefelder zu verwenden.
Der Schritt Überprüfen wird von den Payhawk Administratoren definiert. Sie können die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen als Prüfer festlegen. Dieser Schritt ist der Auslöser für eine Benachrichtigung über eine Anfrage zur Überprüfung im Agenten – im Webportal, in der mobilen App und in Slack (sofern die Integration konfiguriert ist).
Der Schritt Genehmigen muss von Payhawk Administratoren definiert werden. Bitte beachten Sie, dass Payhawk Administratoren und Payhawk Buchhalter immer Genehmiger sind. Durch diesen Schritt wird eine Genehmigungsanfrage in ihrem Payhawk Webportal, ihrer mobilen App und in Slack (sofern die Integration konfiguriert ist) auslöst.
Der Schritt Bezahlen ist standardmäßig erforderlich. Nach erfolgreicher Genehmigung stellt der Travel AI Agent automatisch eine virtuelle Karte für den Mitarbeitenden aus und bucht die Geschäftsreise.
Der Schritt Schließen ist standardmäßig erforderlich. Er enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Konfiguration von Reise-Workflows und -Richtlinien.