Gestionar configuración de campos de gastos integrados

Puedes definir la visibilidad y las opciones de "obligatorio para la revisión" y "obligatorio para el envío" para cada campo de gasto integrado al que se apliquen.

Opciones de visibilidad disponibles para los campos de gastos integrados

Las opciones de visibilidad disponibles para los campos de gasto varían según el campo y su función, de la siguiente manera:

Campo de gasto integrado	Opciones de visibilidad
Categoría	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes conceder visibilidad adicional a cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado,añadiéndolo en las opciones de visibilidad. Estos roles podrán entonces ver el campo de gasto.
Nota	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean los campos de gasto.
Documento	No se puede desactivar. Roles preseleccionados: todos los roles de Payhawk (no se pueden modificar).
Fecha del documento	No se puede desactivar. Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Fecha de vencimiento	No se puede desactivar. Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Tipo de documento	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Número de documento	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Período del servicio	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Proveedor	No se puede desactivar. Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Tipo impositivo	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Descuento	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Amortización	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no sepuedenmodificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.
Equipo	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a las opciones de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo de gasto.

Establecer la visibilidad de los campos de gastos integrados

Al configurar las opciones de visibilidad de los campos de gastos integrados, puede controlar qué roles de tu empresa pueden verlos.

A efectos de este ejemplo, cambiarás las opciones de visibilidad del campo de gasto Fecha del documento:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Campos de gastos.
Selecciona Fecha del documento.
En la lista desplegable Visibilidad, selecciona los roles a los que quieres dar acceso a ese campo, por ejemplo, Especialista en AP sénior y Auditor.
Haz clic en Guardar cambios.

Configurar las opciones de "obligatorio para la revisión" de los campos de gastos integrados

Como administrador de Payhawk, también puedes definir qué campos integrados son obligatorios para la revisión de gastos. Como resultado, si alguno de los campos obligatorios se ha dejado en blanco, los revisores no podrán marcar un gasto como revisado.

Por ejemplo, para exigir que los revisores se aseguren de que la fecha del documento de un gasto está cumplimentada:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Campos de gastos.
Selecciona Fecha del documento.
Activa la opción Obligatorio para la revisión.
Haz clic en Guardar cambios.

Configurar las opciones de "obligatorio para el envío" de los campos de gastos integrados

Como administrador de Payhawk, también puedes definir qué campos integrados son obligatorios para el envío de un gasto. Como resultado, si alguno de los campos obligatorios se ha dejado en blanco, los propietarios del gasto no podrán enviarlo.

Por ejemplo, para exigir que los propietarios de un gasto cumplimenten la fecha del documento al enviar un gasto:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Campos de gastos.
Selecciona Fecha del documento.
Activa la opción Obligatorio para el envío.
El campo de gasto integrado Documento ofrece una opción adicional para establecer un umbral por debajo del cual no es necesario adjuntar un documento para que los empleados envíen un gasto. Para activarla, introduce el importe deseado.
Haz clic en Guardar cambios.

Configuración de las categorías de gastos

Las categorías de gastos ofrecen opciones adicionales para las estrategias de sugerencias relacionadas con la cumplimentación automática de los datos del gasto en el campo de categoría del gasto. Para más información, consulta el artículo sobre las estrategias de sugerencias para las categorías de gastos y los campos de gastos personalizados.