Gestionar configuración de los campos

Puedes configurar la visibilidad de cada campo de Payhawk y el paso a partir del cual es obligatorio, siempre o solo cuando se cumple una condición.

Ajustes de visibilidad disponibles para los campos

Las opciones de visibilidad disponibles para los campos varían en función del campo y de su función, de la siguiente manera:

Configurar la visibilidad de los campos

Al configurar la visibilidad de los campos, puedes controlar qué roles de tu empresa pueden verlos.

En este ejemplo, cambiarás la configuración de visibilidad del campo de gasto Fecha del documento:

1. En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Gastos > Tipos de gastos > [Tipo de gasto] > Campos.

2. Selecciona Fecha del documento.

3. En la lista desplegable Visibilidad, selecciona los roles a los que quieres dar acceso a ese campo, por ejemplo, Especialista en AP sénior y Auditor.

4. Haz clic en Guardar cambios.

   

Configurar a partir de qué paso son obligatorios los campos

Como Administrador de Payhawk, puedes definir a partir de qué paso del flujo de aprobación es obligatorio un campo. Si un campo obligatorio se deja en blanco, el gasto no puede pasar de ese paso. Puedes configurarlo, y añadir condiciones, tanto a nivel de grupo como para una entidad individual.

En Obligatorio, selecciona una de las siguientes opciones:

• Opcional - El campo no es obligatorio.

• Enviar - El campo debe rellenarse antes de enviar el gasto. Sigue siendo obligatorio en la revisión, por lo que el valor no se puede eliminar después.

• Revisar - El campo debe rellenarse antes de revisar el gasto. El responsable del gasto puede enviarlo sin este campo.

Algunos campos son siempre obligatorios, por lo que para ellos solo puedes seleccionar Enviar o Revisar, por ejemplo, Fecha del documento, y Proveedor en las facturas.

Cuando seleccionas Enviar o Revisar, también puedes añadir una condición, por ejemplo, para que el campo sea obligatorio solo en los gastos que superen el importe que definas en Importe del umbral. Para más información, consulta la siguiente sección.

Por ejemplo, para exigir que los responsables de los gastos rellenen la fecha del documento antes de enviar un gasto:

1. En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Gastos > Tipos de gastos > [Tipo de gasto] > Campos.

2. Selecciona Fecha del documento.

3. En Obligatorio, selecciona Enviar en la lista desplegable.

4. Haz clic en Guardar cambios.

Configurar campos obligatorios solo cuando se cumple una condición

Un campo obligatorio es siempre obligatorio, a menos que añadas una condición. Con una condición, el campo solo es obligatorio en casos concretos, por ejemplo, solo en los gastos que superen un importe determinado.

Puedes basar la condición en los siguientes parámetros:

• Importe del umbral - El campo es obligatorio en los gastos que superen el importe que introduzcas.

• Tipo de documento - El campo es obligatorio cuando el tipo de documento es uno de los valores que selecciones.

• Otro campo con una lista de valores, como un campo personalizado - El campo es obligatorio cuando ese otro campo tiene uno de los valores que selecciones.

Por ejemplo, para exigir un documento solo en los gastos superiores a 50 EUR:

1. En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Gastos > Tipos de gastos > [Tipo de gasto] > Campos.

2. Selecciona Documento.

3. En Obligatorio, selecciona Enviar en la lista desplegable.

4. Haz clic en Añadir condición y selecciona Importe del umbral.

5. Introduce el importe, por ejemplo, 50.

6. Haz clic en Guardar cambios.

Para eliminar una condición, haz clic en la X que aparece a su lado y guarda los cambios.

Mostrar campos solo para determinados tipos de documento

Puedes mostrar un campo solo para determinados tipos de documento, para que los usuarios vean únicamente los campos relevantes para el documento que suben. Puedes hacerlo con campos integrados, como Tipo impositivo o Número de documento, y con campos personalizados.

Por ejemplo, para mostrar el campo Tipo impositivo solo en las facturas y las notas de crédito:

1. En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Biblioteca de campos.

2. Haz clic en Tipo impositivo para seleccionarlo.

3. Abre la pestaña Ajustes.

4. En Visibilidad condicional, junto a Mostrar si, selecciona Tipo de documento en la lista desplegable.

5. En la lista desplegable de debajo, selecciona Factura y Nota de crédito.

6. Haz clic en Guardar cambios.

Como resultado, el campo se oculta en un gasto cuando no se ha seleccionado ningún tipo de documento o cuando el tipo de documento no es uno de los que has seleccionado. Al ocultar el campo Tipo impositivo también se ocultan el Importe neto y el Importe del impuesto del gasto.

Si Payhawk está conectado a tu sistema ERP, no ocultes los campos que el sistema ERP necesita. De lo contrario, la exportación del gasto falla y el sistema ERP muestra un error.

Configuración de las categorías de gastos

Las categorías de gastos ofrecen opciones adicionales para configurar estrategias de sugerencias relacionadas con el rellenado automático de los datos del gasto en el campo de categoría del gasto o la solicitud. Para más información, consulta el artículo sobre las estrategias de sugerencias para categorías de gastos y campos

Recursos útiles

• Rellenado automático de datos de campos

• Crear, editar y eliminar categorías de gastos

• Importar y exportar categorías de gastos de forma masiva