Gestionar configuración de los campos

Puedes configurar la visibilidad y las opciones de obligatorio para revisión y obligatorio para envío en cada campo de Payhawk al que se apliquen.

Ajustes de visibilidad disponibles para los campos

Las opciones de visibilidad disponibles para los campos varían en función del campo y de su función, de la siguiente manera:

Campo	Ajustes de visibilidad
Categoría	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). También puedes conceder visibilidad a cualquier rol de Payhawk, excepto al de Empleado, añadiéndoloenla configuración de visibilidad.Estosrolespodránentoncesverelcampo.
Nota	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedesañadircualquier rol de Payhawkalaconfiguración devisibilidadparapermitirque esosrolesveanloscampos. El campo Nota permite crear plantillas basadas en los datos del gasto, rellenar automáticamente el contenido a partir del historial de gastos o combinar ambas opciones. Para más información, consulta el artículo sobre el uso de las sugerencias inteligentes de notas y las plantillas.
Documento	No se puededesactivar. Roles preseleccionados: todos los roles de Payhawk (no sepuedenmodificar).
Fecha del documento	No sepuededesactivar. Roles preseleccionados: ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). PuedesañadircualquierroldePayhawka laconfiguración devisibilidadparapermitirque esosrolesveanelcampo.
Fecha de vencimiento	No sepuededesactivar. Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedesañadircualquierrol de Payhawkalaconfiguración devisibilidadpara queesosrolespuedanverelcampo.
Tipo de documento	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedesañadircualquierrol dePayhawkalaconfiguración devisibilidadparapermitir queesosrolesveanelcampo degasto.
Número de documento	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedesañadircualquierrolde Payhawkalaconfiguración devisibilidadparapermitirque esosrolesveanelcampo.
Período del servicio	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, alaconfiguración devisibilidadparaqueesosrolespuedanverelcampo.
Proveedor	No sepuededesactivar. Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedesañadircualquierrol dePayhawkalaconfiguraciónde visibilidadparaqueesosrolespuedanverelcampo.
Tipo impositivo	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, alaconfiguración devisibilidadparaqueesosrolespuedanverelcampo.
Descuento	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, alaconfiguración devisibilidadparaqueesosrolespuedanverelcampo.
Amortización	Roles preseleccionados:ContableyAdministrador(no sepuedenmodificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk, excepto Empleado, alaconfiguración devisibilidadparaqueesosrolespuedanverelcampo.
Equipo	Roles preseleccionados: Contable y Administrador (no se pueden modificar). Puedes añadir cualquier rol de Payhawk a la configuración de visibilidad para permitir que esos roles vean el campo. Si un usuario pertenece a varios equipos, podrá ver el campo.

Configurar la visibilidad de los campos

Al configurar la visibilidad de los campos, puedes controlar qué roles de tu empresa pueden verlos.

En este ejemplo, cambiarás la configuración de visibilidad del campo de gasto Fecha del documento:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Tipos de gastos > [Tipo de gasto].
Selecciona Fecha del documento.
En la lista desplegable Visibilidad, selecciona los roles a los que quieres dar acceso a ese campo, por ejemplo, Especialista en AP sénior y Auditor.
Haz clic en Guardar cambios.

Configurar las opciones de "obligatorio para la revisión" de los campos

Como administrador de Payhawk, también puedes definir qué campos son obligatorios para la revisión. De este modo, si alguno de los campos obligatorios está en blanco, los revisores no podrán marcar el gasto o la solicitud como revisados.

Por ejemplo, para exigir a los revisores que comprueben que se ha rellenado la fecha del documento de un gasto o una solicitud:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Tipos de gastos > [Tipo de gasto].
Selecciona Fecha del documento.
Activa la opción Obligatorio para la revisión.
Haz clic en Guardar cambios.

Configurar las opciones de "obligatorio para el envío" de los campos

Como administrador de Payhawk, también puedes definir qué campos son obligatorios para el envío de un gasto o una solicitud. De este modo, si alguno de los campos obligatorios está en blanco, los responsables del gasto o la solicitud no podrán enviar el gasto o la solicitud.

Por ejemplo, para exigir a los responsables del gasto o la solicitud que completen la fecha del documento al enviar un gasto o una solicitud:

En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Tipos de gastos > [Tipo de gasto].
Selecciona Fecha del documento.
Activa la opción Obligatorio para el envío.
El campo Documento ofrece una opción adicional para establecer un importe mínimo por debajo del cual los empleados no necesitarán adjuntar ningún documento para enviar un gasto o una solicitud. Para habilitarla, introduce el importe deseado.
Haz clic en Guardar cambios.

Configuración de las categorías de gastos

Las categorías de gastos ofrecen opciones adicionales para configurar estrategias de sugerencias relacionadas con el rellenado automático de los datos del gasto en el campo de categoría del gasto o la solicitud. Para más información, consulta el artículo sobre las estrategias de sugerencias para categorías de gastos y campos