Las solicitudes son fundamentales para garantizar un proceso de compras transparente y organizado, ya que permiten a las empresas hacer un seguimiento y controlar el gasto de forma eficaz. Además, ofrecen un registro claro de los bienes o servicios solicitados, lo que facilita la comunicación entre compradores y proveedores.
Para obtener información detallada sobre el ciclo de vida de las solicitudes en Payhawk, incluidas sus etapas, las acciones disponibles, los perfiles y las responsabilidades, consulta el resumen de las solicitudes para contables.
Configuración de los ajustes de las solicitudes
Puedes configurar distintos ajustes para las solicitudes y órdenes de compra (si esta función está activada en tu empresa) en Payhawk.
Tipos de solicitud
Los tipos de solicitud se definen en Configuración > Tipos de solicitud. Puedes configurar tipos de solicitud específicos que los empleados puedan usar al enviar solicitudes, por ejemplo, Software. Cada tipo de solicitud incluye un conjunto de campos predeterminados, y también puedes definir campos personalizados para recopilar información específica relacionada con ese tipo. Además, puedes asociar campos personalizados existentes para adaptar aún más la solicitud a las necesidades de tu empresa.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra, si están habilitadas para tu cuenta de empresa de Payhawk, se definen en Configuración > Tipos de solicitud > Órdenes de compra. Puedes configurar los detalles de las órdenes de compra, como los permisos de envío de los empleados, la numeración de las solicitudes de compra, el logotipo de la empresa y el correo electrónico central de facturación.
Nota de entrega y albarán
Las notas de recepción se definen en Configuración > Tipos de solicitud > [Tipo de solicitud] > Flujo de trabajo > paso Recepción. Puedes configurar las categorías de gasto para tus solicitudes u órdenes de compra que requerirán una nota de entrega y albarán, lo que activará una triple conciliación para esas categorías.
Reglas de discrepancia
Las reglas de discrepancia se definen en Configuración > Tipos de solicitud > [Tipo de solicitud] > Flujo de trabajo > paso Pago. Puedes configurar, por ejemplo, reglas que se aplicarán cuando exista una discrepancia entre las cantidades solicitadas y recibidas.
Doble y triple conciliación
Cuando se reciben la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán (si corresponde), el sistema de Payhawk compara los documentos para detectar posibles discrepancias.