Las órdenes de compra añaden un nivel adicional de control y visibilidad al proceso de gestión de gastos de tu empresa. Cuando esta función está activada en Payhawk, las solicitudes pueden generar automáticamente documentos de orden de compra y números de orden de compra únicos, además de permitir una triple conciliación con las notas de entrega y albaranes para garantizar la coherencia entre el pedido, la entrega y la factura.
Como administrador de Payhawk, puedes configurar los ajustes de las órdenes de compra y definir las reglas de discrepancia para adaptarlas a las políticas internas de tu empresa.
Ajustes generales de las órdenes de compra
Desde la pestaña Configuración > Solicitudes > Órdenes de compra, puedes definir los ajustes básicos para las órdenes de compra, como especificar quién puede enviar solicitudes de compra para su aprobación y definir la convención de numeración que se aplicará a las órdenes de compra.
Para configurar los ajustes básicos de las órdenes de compra de tu empresa:
Ve a la pestaña Órdenes de compra:
En la sección Perfiles, utiliza el menú desplegable para seleccionar qué empleados de tu empresa pueden enviar solicitudes de compra para su aprobación.
En la sección Personalización, define el prefijo y el formato de los números de orden de compra generados automáticamente, como OC-[número generado automáticamente].
(Opcional) Puedes indicar una dirección de correo electrónico central de facturación para vincularla automáticamente a las órdenes de compra, lo que permitirá que los proveedores envíen las facturas directamente.
(Opcional) Añade el logotipo de tu empresa para que se muestre automáticamente en todas las órdenes de compra.
(Opcional) Puedes añadir información de facturación adicional a las órdenes de compra activando el interruptor Información adicional. Introduce un título para la sección e incluye la información que quieras que aparezca en las órdenes de compra.
Haz clic en Guardar cambios para confirmar los ajustes.
Configurar ajustes de notas de entrega y albaranes para órdenes de compra
Cuando las órdenes de compra están habilitadas, puedes exigir notas de entrega y albaranes para las solicitudes de una categoría de gasto específica desde el flujo de aprobación del tipo de solicitud correspondiente.
Las categorías de gasto se definen en Configuración > Campos de gasto y se pueden gestionar desde Configuración > Campos de gasto > Campos integrados > Categoría.
Si exiges una nota de entrega y albarán para una categoría de gasto, se activará el proceso de triple conciliación para esa categoría y requerirá que el equipo de finanzas verifique los datos de la orden de compra, la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán antes de que se ejecute el pago.