Los campos de Payhawk proporcionan información adicional sobre un gasto o solicitud para poder categorizarlo, por ejemplo, Fecha del documento o Período del servicio.
La mayoría de los campos te permiten definir quién puede verlos al abrir un gasto o solicitud (su visibilidad), si la persona que envía el gasto o la solicitud debe completar un valor en ese campo (obligatorio al enviar) y si la persona que revisa el gasto o la solicitud debe completar un valor en ese campo (obligatorio en la revisión).
Campos de Payhawk
Los campos de Payhawk se proporcionan como campos predeterminados de gasto o solicitud por el sistema en la sección Ajustes > Biblioteca de campos. Algunos ejemplos de estos campos en Payhawk son la categoría de gasto, la fecha del documento y el número de documento, entre otros.
La información y la configuración que puedes aplicar a estos campos varían según el tipo de campo. Por ejemplo, las categorías de gastos requieren que definas valores para establecer sus nombres (por ejemplo, Publicidad y marketing), códigos de cuenta (4501) y tipos impositivos (12 %). Por su parte, los tipos impositivos requieren que definas valores para establecer sus nombres (por ejemplo, Estándar BG), códigos fiscales (133) y tasas (20 %).
Tipos y configuración de los campos
Esta sección muestra los campos disponibles de Payhawk y ofrece una visión general de su configuración. Para más información, consulta los artículos sobre integraciones.
Categoría
Las categorías de gastos ayudan a las empresas a estructurar mejor sus gastos y a simplificar su proceso de gestión de gastos. En función de los bienes o servicios adquiridos, cada gasto o solicitud se asigna a una categoría específica, por ejemplo, operativa o no operativa. Según los requisitos y las necesidades de tu organización, las categorías pueden subdividirse en subcategorías que se correspondan con los procesos internos.
En Payhawk, las categorías de gastos te permiten definir valores para sus nombres, códigos de cuenta y tipos impositivos. En función de la visibilidad que configures, también puedes decidir si serán obligatorias en el envío y en la revisión, así como habilitar y configurar el rellenado automático de los datos de la categoría.
Nota
El campo Nota es donde los empleados introducen el motivo o la finalidad de un gasto o solicitud. Puedes configurar si este campo es obligatorio en el envío y en la revisión.
De forma predeterminada, Nota es un campo de texto libre. También puedes crear una plantilla para definir qué datos muestra o configurarlo para que genere contenido automáticamente basándose en datos históricos. Para más información, consulta el artículo sobre el uso de las sugerencias inteligentes de notas y las plantillas.
Documento
El campo Documento requiere que se adjunte un archivo (documento de gasto) y siempre es visible para todos los empleados. Puedes decidir si será obligatorio adjuntar un documento para el envío y la revisión del gasto o la solicitud
Fecha del documento
El campo Fecha del documento muestra la fecha de emisión del documento y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si la fecha del documento será obligatoria para el envío y la revisión del gasto o la solicitud.
Fecha de vencimiento
El campo Fecha de vencimiento muestra el último día en el que debes pagar la factura para evitar recargos o penalizaciones. La Fecha de vencimiento solo se aplica a los pagos de facturas y, por tanto, únicamente es visible en ese caso. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si la fecha de vencimiento será obligatoria para que los responsables del gasto envíen los gastos y para que los revisores los aprueben.
Tipo de documento
El campo Tipo de documento contiene las opciones predefinidas de factura y nota de recibo, y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el tipo de documento será obligatorio para el envío y la revisión del gasto o la solicitud.
Número de documento
El campo Número de documento muestra el número del documento y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el número de documento será obligatorio para el envío y la revisión del gasto o la solicitud.
Período del servicio
El campo Período del servicio indica el período contable del documento y el equipo de Finanzas introduce los datos de forma manual.
Proveedor
El campo Proveedor siempre es obligatorio para la revisión de pagos de facturas y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el proveedor será obligatorio para la revisión del gasto.
Tipo impositivo
El campo Tipo impositivo muestra los tipos de impuestos establecidos por el estado sobre los bienes o servicios adquiridos, por ejemplo, el IVA. En Payhawk, los tipos impositivos te permiten definir valores para sus nombres, códigos fiscales y tasas. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el tipo impositivo será obligatorio para la revisión del gasto o la solicitud.
Descuento
El campo Descuento muestra la desgravación fiscal aplicada por el estado a determinados bienes o servicios adquiridos por la organización, y el equipo de Finanzas introduce los datos de forma manual.
Equipo
El campo Equipo se mostrará como un campo si se ha activado la opción Organización y gestión de equipos en Ajustes > Equipos > Equipo. Como resultado, cada vez que un empleado que forma parte de un equipo cree un gasto, el nombre de su equipo aparecerá reflejado en ese gasto en la aplicación Gastos.
Además, el nombre del equipo y el ID externo serán visibles en cada gasto durante la exportación desde la aplicación Exportar. Los responsables de equipo y los contables de Payhawk podrán seguir seleccionando el equipo al que corresponde el gasto en aquellos gastos enviados por empleados que no formen parte de ningún equipo.
Amortización
Un campo compuesto para gastos que se difieren a lo largo de un período de tiempo, por ejemplo, una suscripción de 12 meses a un servicio.
De forma predeterminada, su visibilidad está establecida como Nadie y, por tanto, el campo no está disponible en los gastos. Si se han actualizado los ajustes de visibilidad, los gastos y las órdenes de compra mostrarán los siguientes campos relacionados con la amortización:
Calendario de amortización
Inicio de la amortización (fecha)
Fin de la amortización (fecha)
Campos de contabilidad
Los campos de contabilidad requieren información adicional para un gasto o solicitud específica según las necesidades de tu empresa, por ejemplo, Centro de costes. Puedes crearlos y configurarlos manualmente desde Ajustes > Biblioteca de campos.
Los campos de lista predefinida y dinámica te permiten definir sus opciones (valores) para establecer sus etiquetas, ID externos y responsables.
Los campos de texto libre y fecha te permiten definir una descripción que se mostrará como ayuda para los empleados.
En función de la visibilidad definida, también puedes decidir si serán obligatorios para el envío y la revisión del gasto o la solicitud.
Excepto en el tipo de campo de fecha (ya que el rellenado automático no se aplica a los datos obligatorios), puedes activar y configurar la estrategia de sugerencias para los datos de ese campo.
Payhawk también utiliza los campos de contabilidad para asignar clases y categorías de seguimiento procedentes de sistemas ERP e integraciones con programas de contabilidad.
Tipos de campos de contabilidad
En función del tipo de campo de contabilidad que definas, los empleados tendrán distintas opciones para completar los datos requeridos:
Listas predefinidas: al rellenar un campo de contabilidad del tipo lista predefinida, los empleados solo podrán elegir entre un conjunto de opciones predefinidas.
Listas dinámicas: al rellenar un campo de contabilidad de tipo lista dinámica, los empleados pueden seleccionar opciones de la lista predefinida o crear su propio valor al enviar su gasto.
Texto libre: al rellenar un campo de contabilidad de tipo texto libre, los empleados pueden añadir texto en el campo al enviar su gasto.
Fecha: al rellenar un campo de contabilidad de tipo fecha, los empleados pueden seleccionar las fechas requeridas en un selector de fechas.
Aplicar actualizaciones a campos existentes
Por motivos de auditoría, Payhawk no actualiza los siguientes campos de forma retroactiva:
Categorías
Campos de contabilidad
Tipos impositivos
Equipos
Proveedores
Como ejemplo de cómo el sistema trata los valores actualizados de los campos de contabilidad, supongamos que tienes un campo Proyectocon el valor MyProject. Si utilizas el valor MyProject en 10 gastos, ese valor se guardará en el gasto o la solicitud. Sin embargo, si desde Ajustes > Biblioteca de campos cambias el valor del Proyecto de MyProject a MyNEWProject, el nuevo valor se aplicará a los futuros gastos o solicitudes del campo Proyecto, pero no se actualizará de forma retroactiva en los gastos o solicitudes que ya hayan utilizado el valor MyProject.