El Agente de IA del Control Financiero es una herramienta inteligente que recuerda automáticamente a los empleados, en nombre del equipo financiero, que deben enviar los documentos de gastos faltantes o completar las aprobaciones pendientes directamente en el portal web de Payhawk, la app móvil o a través de canales de comunicación como Slack (próximamente en MS Teams).
El Agente de IA envía recordatorios a los empleados en momentos específicos (por ejemplo, al cierre de mes) y puede utilizarse para entidades individuales o para varias entidades dentro de un grupo.
Para mejorar la experiencia del usuario, también puedes activar la nota de gasto inteligente para generar automáticamente notas para los gastos de tu empresa.
Si no estás seguro de lo que el Agente de IA de Control Financiero puede hacer por ti, puedes preguntárselo directamente.
Desafíos habituales en la gestión de gastos
Los equipos financieros suelen enfrentarse a la gestión manual de recibos, retrasos en las aprobaciones y dificultades de control de cumplimiento, lo que puede ralentizar el cierre de fin de mes. El Agente de IA de Control Financiero de Payhawk aborda estos retos automatizando el seguimiento de gastos, la recopilación de recibos y los flujos de aprobación, lo que reduce significativamente el trabajo manual durante el mes y al cierre.
Funciones clave
El Agente de IA de Control Financiero ayuda a agilizar procesos y mejorar la eficiencia en distintos casos.
Funcionalidad | Capacidad |
Seguimiento automático | El Agente de IA de Control Financiero:
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Seguimiento en un canal de comunicación adicional | Al conectar Payhawk con el canal de comunicación se habilitará una nueva aplicación para todos los usuarios del espacio de trabajo en el chat, desde la cual podrán interactuar con Payhawk y realizar su trabajo directamente allí. Para más información, consulta la guía para empleados sobre cómo configurar la conexión con el canal de comunicación. |
Mejoras en el proceso de aprobación |
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Envía gastos desde donde trabajas |
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Asistencia inteligente | Aunque el Agente de Control Financiero no puede responder directamente a preguntas de uso diario o generales, te redirigirá al Agente de Pagos. El Agente de Pagos te contestará directamente usando la información del centro de ayuda de Payhawk. Si le pides hacer algo que corresponde a otro Payhawk AI Agente, el Agente de Control Financiero te dirá cuál agente puede ayudarte. Ese agente te enviará un mensaje para que puedas continuar y terminar la tarea. Por ejemplo, si le pides al Agente de Control Financiero que reserve un viaje a Viena, te explicará que el Agente de Viajes se encarga de las reservas. El Agente de Viajes te enviará un mensaje para seguir la conversación y ayudarte con la reserva. Los usuarios tienen acceso instantáneo a los artículos de ayuda de Payhawk para resolver dudas prácticas del día a día. |
Cómo funciona el Agente de IA de Control Financiero para los equipos financieros
Al utilizar el Agente de IA del Control Financiero, los equipos financieros pueden optimizar procesos y mejorar la eficiencia mediante :
Actualizaciones en tiempo real para quienes envían y aprueban, lo que garantiza transparencia y una toma de decisiones más rápida.
Seguimientos automáticos a través de múltiples canales, como correo electrónico, comentarios, notificaciones push y chat, para mantener los gastos al día.
Mejora de la supervisión del flujo de aprobación, acelerando el cierre de fin de mes y reduciendo los cuellos de botella.
Cómo funciona el Agente de IA de Control Financiero para los empleados
Tanto en el producto Payhawk (portal web y app móvil) como a través del canal de comunicación, los empleados pueden actuar fácilmente sobre los recordatorios inteligentes de Payhawk y hacer lo siguiente:
Recibir recordatorios inteligentes sobre documentos faltantes, envíos de gastos pendientes y aprobaciones.
Enviar y aprobar gastos directamente en el chat.
Introduce todos los datos obligatorios, como categorías y campos personalizados, mediante un flujo de chat interactivo sin cambiar de aplicación.
Programación de recordatorios
De forma predeterminada, el Agente de IA de Control Financiero envía recordatorios consolidados en días laborables a los empleados para el envío y la aprobación de gastos. En lugar de notificarte sobre cada gasto individualmente, el Agente agrupa todos los elementos pendientes en un único recordatorio masivo a la hora programada, ofreciéndote una visión clara de todo lo que requiere tu atención. Un recordatorio que caiga en un día no laborable (fin de semana o festivo en el país donde está registrada la entidad) se mueve al siguiente intervalo disponible.
Frecuencia predeterminada
El Agente de IA de Control Financiero sigue un calendario de seguimiento definido que determina con qué frecuencia los empleados reciben recordatorios agrupados. De forma predeterminada, el Agente de IA ajusta la frecuencia de los recordatorios en función de la urgencia de los gastos pendientes:
Durante el mes, los recordatorios se envían a intervalos regulares, y el Agente de IA agrupa todos los elementos pendientes en cada notificación.
Al acercarse el cierre de mes, la frecuencia de los recordatorios aumenta para garantizar que todos los gastos se envíen y aprueben a tiempo.
Después del cierre de mes, se continúan enviando recordatorios de seguimiento durante algunos días para los elementos pendientes restantes.
El Agente de IA también adapta su tono e insistencia a lo largo del mes, siendo más directo a medida que se acercan los plazos.
Tipo de recordatorio | Qué incluye | Programación de recordatorios (hora local) | Notas |
Pagos con tarjeta sin conexión por enviar | Todos los gastos con tarjeta con documentos faltantes o pendientes de envío. Ejemplos:
| 10:00 horas:
| Tarjeta utilizada en el punto de venta (TPV). Tarjeta utilizada en el punto de venta (TPV). Cada recordatorio enumera todos los gastos que actualmente esperan tu acción, para que puedas revisarlos y enviarlos de una sola vez. |
Pagos con tarjeta en línea por enviar | Todos los gastos con tarjeta con documentos faltantes o pendientes de envío. Ejemplos:
| 10:00 horas:
| Más flexible, ya que los recibos suelen quedarse en la bandeja de entrada o en las aplicaciones de los proveedores. Más flexible, ya que los recibos suelen quedarse en la bandeja de entrada o en las aplicaciones de los proveedores. Cada recordatorio enumera todos los gastos que actualmente esperan tu acción, para que puedas revisarlos y enviarlos de una sola vez. |
Gastos por aprobar | Todos los gastos enviados pendientes de tu aprobación. | 16:00 horas:
| Cada recordatorio enumera todas las solicitudes de aprobación pendientes, lo que te permite revisarlas y aprobarlas de forma masiva. |
Fin de mes | Todos los envíos y aprobaciones pendientes. | 11:00 horas:
| Garantiza una presentación de informes de fin de mes oportuna. |
Frecuencia personalizada
También puedes configurar tu propia programación de recordatorios conversando con el Agente de IA a través del canal de comunicación o desde el portal web de Payhawk, como se describe a continuación:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Oficina de IA > Agente de Control Financiero > Configurar.
Desactiva la opción Frecuencia predeterminada.
Haz clic en el enlace Personalizar. Esto te llevará a una conversación con el agente del Agente de IA de Control Financiero en el portal web de Payhawk.
Dile al agente con qué frecuencia quieres que envíe recordatorios a tus empleados.
Para volver a la frecuencia de recordatorios predeterminada, puedes comunicarte con el Agente de IA o seguir los pasos en el portal web de Payhawk:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Oficina de IA > Agente de Control Financiero > Configurar.
Activa la opción Frecuencia predeterminada.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Cambiar a frecuencia predeterminada para confirmar la operación.
Cuando un empleado ha activado la obtención automática de recibos y facturas en línea y se ha autenticado en el portal del proveedor, el Agente de IA de Control Financiero primero intenta obtener el recibo automáticamente antes de enviar un recordatorio para cargarlo manualmente. Para más información, consulta el artículo sobre el uso del Agente de IA de Control Financiero para la obtención automática de recibos y facturas en línea.
Acceder al Agente de IA del Control Financiero
El Agente de IA de Control Financiero viene incluido de serie y está disponible tanto en la aplicación móvil como en el portal web de Payhawk.
El Agente de IA estará disponible a través del canal de comunicación solo si un administrador de Payhawk de tu empresa ha habilitado el canal de comunicación en el portal web de Payhawk, en Configuración > Oficina IA.
Para aprovechar al máximo la integración Payhawk‑Slack, los empleados deben autenticarse primero y otorgar al canal de comunicación acceso a sus datos de gastos. Para más información, consulta la guía del empleado para configurar la conexión con Slack.
Procesamiento de tus datos
Para más información sobre cómo Payhawk procesa los datos personales para la función del Agente de IA de Control Financiero, consulta los siguientes recursos:
Política global de privacidad - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como responsable del tratamiento.
Acuerdo de procesamiento de datos - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como encargado del tratamiento.