De forma predeterminada, el Agente de IA de Control Financiero envía recordatorios consolidados en días laborables a los empleados para el envío y la aprobación de gastos. En lugar de notificarte sobre cada gasto individualmente, el Agente agrupa todos los elementos pendientes en un único recordatorio masivo a la hora programada, ofreciéndote una visión clara de todo lo que requiere tu atención. Un recordatorio que caiga en un día no laborable (fin de semana o festivo en el país donde está registrada la entidad) se mueve al siguiente intervalo disponible.
Cada recordatorio incluye además un resumen breve generado por IA de cada elemento pendiente (qué es el gasto y qué falta todavía), para que los empleados puedan actuar sin abrir cada uno.
Frecuencia predeterminada
El Agente de IA de Control Financiero sigue un calendario de seguimiento definido que determina con qué frecuencia los empleados reciben recordatorios agrupados. De forma predeterminada, el Agente de IA ajusta la frecuencia de los recordatorios en función de la urgencia de los gastos pendientes:
Durante el mes, los recordatorios se envían a intervalos regulares, y el Agente de IA agrupa todos los elementos pendientes en cada notificación.
Al acercarse el cierre de mes, la frecuencia de los recordatorios aumenta para garantizar que todos los gastos se envíen y aprueben a tiempo.
Después del cierre de mes, se continúan enviando recordatorios de seguimiento durante algunos días para los elementos pendientes restantes.
El Agente de IA también adapta su tono e insistencia a lo largo del mes, siendo más directo a medida que se acercan los plazos.
Tipo de recordatorio | Qué incluye | Programación de recordatorios (hora local) | Notas |
Pagos con tarjeta sin conexión por enviar | Todos los gastos con tarjeta con documentos faltantes o pendientes de envío. Ejemplos:
| 10:00 horas:
| Tarjeta utilizada en el punto de venta (TPV). Tarjeta utilizada en el punto de venta (TPV). Cada recordatorio enumera todos los gastos que actualmente esperan tu acción, para que puedas revisarlos y enviarlos de una sola vez. |
Pagos con tarjeta en línea por enviar | Todos los gastos con tarjeta con documentos faltantes o pendientes de envío. Ejemplos:
| 10:00 horas:
| Más flexible, ya que los recibos suelen quedarse en la bandeja de entrada o en las aplicaciones de los proveedores. Más flexible, ya que los recibos suelen quedarse en la bandeja de entrada o en las aplicaciones de los proveedores. Cada recordatorio enumera todos los gastos que actualmente esperan tu acción, para que puedas revisarlos y enviarlos de una sola vez. |
Gastos por aprobar | Todos los gastos enviados pendientes de tu aprobación. | 16:00 horas:
| Cada recordatorio enumera todas las solicitudes de aprobación pendientes, lo que te permite revisarlas y aprobarlas de forma masiva. |
Fin de mes | Todos los envíos y aprobaciones pendientes. | 11:00 horas:
| Garantiza una presentación de informes de fin de mes oportuna. |
Frecuencia personalizada
También puedes configurar tu propia programación de recordatorios conversando con el Agente de IA a través del canal de comunicación o desde el portal web de Payhawk, como se describe a continuación:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Oficina de IA > Agente de Control Financiero > Configurar.
Desactiva la opción Frecuencia predeterminada.
Haz clic en el enlace Personalizar. Esto te llevará a una conversación con el agente del Agente de IA de Control Financiero en el portal web de Payhawk.
Dile al agente con qué frecuencia quieres que envíe recordatorios a tus empleados.
Para volver a la frecuencia de recordatorios predeterminada, pídeselo directamente al Agente de IA.
Cuando un empleado ha activado la obtención automática de recibos y facturas en línea y se ha autenticado en el portal del proveedor, el Agente de IA de Control Financiero primero intenta obtener el recibo automáticamente antes de enviar un recordatorio para cargarlo manualmente. Para más información, consulta el artículo sobre el uso del Agente de IA de Control Financiero para la obtención automática de recibos y facturas en línea.