En fonction des workflows définis dans votre entreprise, il se peut que vous soyez désigné(e) comme responsable de l’approbation pour certains types de demandes et que vous deviez approuver les demandes soumises par vos collègues.
En tant que responsable de l'approbation, vous recevrez automatiquement une notification dans votre Boîte de réception Payhawk lorsqu'une demande sera vérifiée ou soumise si l'étape de vérification n'a pas été définie comme obligatoire. Tous les documents qui ont déjà été importés, tels que les contrats provisoires, les devis ou les e-mails des fournisseurs, seront également visibles dans la demande.
Si vous avez des demandes en attente d'approbation, le système vous enverra automatiquement un rappel quotidien par e-mail indiquant le nombre de demandes en attente.
Spécificités
Vous ne pouvez supprimer et renvoyer les demandes au demandeur que si elles n'ont pas encore été approuvées.
Vous ne pouvez renvoyer une demande pour vérification que si l'étape de vérification a été incluse dans les workflows d'approbation des demandes de votre entreprise.
Si vous renvoyez ou supprimez une dépense, la personne à l'origine de sa soumission recevra une notification push sur son téléphone et un e-mail.
Ils peuvent également consulter le motif de l'action dans la notification.
Le motif justifiant votre action sera consigné sous forme de commentaire sous Activité > Commentaires et enregistrée sous Activité > Workflow.
Accès aux demandes et aux bons de commande pour approbation
Vous pouvez accéder à une demande dans votre Boîte de réception Payhawk en cliquant sur le lien fourni dans l'e-mail de notification que vous avez reçu.
Vous pouvez également accéder à une demande à partir de votre Boîte de réception > Demandes > En attente.
Vous pouvez également approuver, renvoyer et supprimer des demandes directement à partir de l'application Demandes du portail web Payhawk.
Approbation des demandes associées aux budgets
Si vous êtes responsable des budgets, vous pouvez voir les détails du budget dans la demande et, à partir de là, accéder à la fois au budget et à la demande pour plus d'informations.
Si vous risquez un dépassement de budget ou si vous l'avez déjà dépassé, le système affichera une notification pour vous en avertir.
Visualisation des montants budgétisés à partir des demandes
Si une demande est liée à un budget, les responsables de budgets et les utilisateurs autorisés peuvent consulter un aperçu du budget et accéder au budget pour plus de détails à partir de l'onglet Budget de la demande.
Approbation des demandes
Pour approuver une demande à partir de votre Boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée.
Appuyez sur Approuver.
Pour approuver une demande à partir de votre Boîte de réception Payhawk sur le portail web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur Approuver.
Renvoi des demandes à l'employé
Pour renvoyer une demande au demandeur à partir de votre boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée et appuyez sur Refuser.
Sur l'écran qui s'affiche :
Sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Si l'étape Vérifier n'est pas incluse dans les workflows de votre entreprise, seule l'option Renvoyer à l'employé sera disponible. Elle vous permettra de renvoyer la demande au demandeur.
Sous Remarque, indiquez la raison de votre action et tous les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau la demande.
Appuyez sur Renvoyer.
Pour renvoyer une demande au demandeur depuis votre boîte de réception sur le portail web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande souhaitée et cliquez sur Refuser.
Sur l'écran qui s'affiche :
Sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Si l'étape Vérifier n'est pas incluse dans les workflows de votre entreprise, seule l'option Renvoyer à l'employé sera disponible. Elle vous permettra de renvoyer la demande au demandeur.
Sous Remarque, indiquez la raison de votre action et les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau l'achat.
Cliquez sur Renvoyer.
Rejet des demandes
L'option Rejeter et supprimer rejette et supprime la demande si elle n'a pas encore été approuvée.
Pour rejeter et supprimer une demande de votre Boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande souhaitée et cliquez sur Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Remarque, indiquez le motif de votre action.
Appuyez sur Rejeter.
Pour rejeter et supprimer une demande de votre Boîte de réception Payhawk sur le portail web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande souhaitée et cliquez sur Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Remarque, indiquez le motif de votre action.
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
Renvoi des demandes de vérification
Pour renvoyer une demande pour vérification à partir du portail web Payhawk :
Accédez aux Demandes et sélectionnez la demande souhaitée.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez Renvoyer pour vérification.