Les bons de commande (PO) ajoutent une couche supplémentaire de contrôle et de visibilité au processus de gestion des dépenses de votre entreprise. Lorsqu'elles sont activées dans Payhawk, les demandes peuvent générer automatiquement des documents de commande et des numéros de commande uniques, et prendre en charge le rapprochement à 3 facteurs, avec les bons de réception pour garantir l'exactitude entre la commande, la livraison et la facture.
En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer les paramètres des bons de commandes et définir les règles d'écart pour qu’ils soient conformes aux politiques internes de votre entreprise.
Paramètres généraux des bons de commande
Sous l'onglet Paramètres > Demandes> Bons de commande, vous pouvez définir les paramètres de base des bons de commande, par exemple en précisant qui peut soumettre des demandes d'achat pour approbation et en définissant la convention de numérotation appliquée aux bons de commande.
Pour configurer les paramètres de base des bons de commande pour votre entreprise :
Accédez à l’onglet Bons de commande :
Dans la section Rôles, utilisez le menu déroulant pour sélectionner les employés de votre entreprise qui peuvent soumettre des demandes d'achat pour approbation.
Dans la section Personnalisation, définissez le préfixe et le format des bons de commande générés automatiquement, tels que PO-[numéro généré automatiquement].
(Facultatif) Vous pouvez spécifier une adresse e-mail de facturation centrale qui sera automatiquement associée aux bons de commande, permettant ainsi aux fournisseurs d'envoyer directement des factures.
(Facultatif) Ajoutez le logo de votre entreprise pour qu'il s'affiche automatiquement sur tous les bons de commande.
(Facultatif) Vous pouvez ajouter des détails de facturation supplémentaires aux achats en activant le bouton Informations complémentaires. Saisissez un titre pour la section et renseignez les détails que vous souhaitez voir apparaître sur les bons de commande.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Configuration des paramètres de bon de réception pour les bons de commande
Lorsque les bons de commande sont activés, vous pouvez exiger des bons de réception pour les demandes d'une catégorie de dépenses spécifique à partir du workflow du type de demande concerné.
Les catégories de dépenses sont définies dans Paramètres > Champs de dépenses et peuvent être gérées depuis Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégorie.
Exiger un bon de réception pour une catégorie de dépenses déclenchera le processus de rapprochement à 3 facteurs pour cette catégorie et obligera l'équipe Finance à vérifier les détails du bon de commande, de la facture du fournisseur et du bon de réception avant l'exécution du paiement.