Configuration des champs dans les types de demande

Dans Payhawk, vous pouvez configurer les champs correspondant aux types de demandes utilisés dans votre entreprise.

Cette fonctionnalité vous permet de personnaliser les informations collectées lors du processus de soumission des demandes et vous garantit de recueillir toutes les données nécessaires auprès des employés.

Tout champ ajouté dans une requête à partir de la bibliothèque de champs reprend les paramètres de la Bibliothèque de champs.

Création de champs pour les types de demande

Vous pouvez ajouter différents types de champs pour les types de demande, en fonction du propos que vous souhaitez leur assigner dans le cadre de la demande.

Création de champs d'informations supplémentaires pour les types de demande

Vous pouvez ajouter des champs d'informations supplémentaires afin de mieux cerner le contexte de la demande et de vous assurer qu'elle suit le bon workflow.

Pour créer des champs d'informations supplémentaires :

1. Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Types de demandes.

2. Sélectionnez le type de demande souhaité en cliquant dessus, par exemple Matériel.

3. Dans l'onglet Champs, sous Informations supplémentaires, cliquez sur + Ajouter.

4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :

   1. Sélectionnez un type pour le champ en cliquant sur l'une des options disponibles : Liste déroulante, Date ou Texte.

   2. Entrez un nom pour le champ.

   3. Entrez une brève description pour ce champ.

   4. Dans la section Visibilité, sélectionnez dans la liste déroulante les rôles qui utiliseront ce champ.

   5. Dans la section Obligatoire :

      1. Activez le bouton bascule Obligatoire pour la soumission afin que les expéditeurs soient tenus de renseigner ce champ.

      2. Activez le bouton bascule Obligatoire pour la révision afin que les réviseurs soient tenus de renseigner ce champ.

   6. Dans la section Valeurs, cliquez sur + Ajouter pour ajouter les valeurs de ce champ. Vous pouvez également activer le bouton Activer l'autre option bouton bascule permettant aux employés de saisir du texte libre.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   

Des champs supplémentaires sont présents dans la requête elle-même et ne sont pas partagés avec les champs de la bibliothèque de champs.

Création de champs de catégorisation pour les types de demande

Vous pouvez ajouter des champs de catégorisation que vous pourrez utiliser pour la catégorisation comptabilité et reporting.

Pour ajouter des champs de catégorisation :

1. Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Types de demandes.

2. Sélectionnez le type de demande souhaité en cliquant dessus, par exemple Matériel.

3. Dans l'onglet Champs, sous Catégorisation, cliquez sur + Ajouter.

4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :

   1. Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ à ajouter, par exemple Emplacement.

   2. Dans la section Visibilité, sélectionnez dans la liste déroulante les rôles qui utiliseront ce champ, par exemple Administrateur informatique et Spécialiste AP senior.

   3. Dans la section Obligatoire :

      1. Activez le bouton bascule Obligatoire pour la soumission afin que les expéditeurs soient tenus de renseigner ce champ.

      2. Activez le bouton bascule Obligatoire pour la révision afin que les réviseurs soient tenus de renseigner ce champ.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   

Configuration des workflows pour les types de demande

Vous pouvez configurer le workflow pour le type de demande à partir de l'onglet Workflow du type de demande correspondant. Par exemple, pour configurer le workflow du type de demande Matériel, accédez à Paramètres > Types de demandes > Matériel > Workflow > Modifier le workflow.

Vous pouvez également définir des workflows d'approbation pour les types de demande à partir de l'onglet Workflow dans les paramètres. Par exemple, pour configurer le workflow du type Matériel, accédez à Paramètres > Workflows > Demandes > Matériel > Modifier le workflow.