Vous pouvez configurer les paramètres du type d'indemnité journalière dans Payhawk en fonction des exigences de votre entreprise.
Activation et désactivation des indemnités journalières
Pour activer (ou désactiver) les types d'indemnités journalières pour votre entreprise :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Types de dépenses.
Accédez à Indemnité journalière > onglet Paramètres.
Pour permettre aux employés de votre entreprise de créer des indemnités journalières, activez le bouton à bascule. Pour cet exemple, les indemnités journalières seront activées.
Au contraire, pour désactiver les indemnités journalières pour votre entreprise, désactivez le bouton à bascule.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Création de politiques d'indemnités journalières
Les politiques d'indemnités journalières que vous configurez ici s'appliquent à la fois aux indemnités journalières manuelles et aux indemnités journalières automatisées pour les voyages. Lorsqu'un type de voyage utilise le mode indemnité journalière, Payhawk calcule l'indemnité journalière du voyage à partir de la politique active et de ses taux. Pour plus de détails, consultez l'article sur les indemnités journalières automatisées pour les voyages.
Vous pouvez créer une politique d'indemnités journalières pour une durée spécifique en fonction des besoins de votre entreprise.
Pour créer une politique d'indemnités journalières :
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière.
Dans l'onglet Politiques, cliquez sur + Nouvelle politique.
Dans le panneau qui s'ouvre, saisissez le nom et la durée de la nouvelle politique. Les dépenses correspondant à ces intervalles de temps refléteront alors les tarifs que vous définissez dans la politique donnée.
Notez que vous ne pourrez pas créer de politique d’indemnité journalière s’il en existe déjà une avec des dates qui se chevauchent.
Cliquez sur Enregistrer pour créer la politique d'indemnité journalière.
Cliquez sur la nouvelle politique dans la liste pour l'ouvrir, puis cliquez sur Importer les tarifs. Dans le panneau qui s'ouvre, téléchargez le fichier Excel contenant les tarifs journaliers en cliquant sur le lien tarifs actuels sous forme de fichier .xlsx. Pour plus d'informations sur les calculs par défaut inclus dans le fichier modèle, consultez la présentation des politiques d'indemnités journalières.
Ouvrez le fichier Excel localement et modifiez les informations en fonction de vos besoins spécifiques. Enregistrez le fichier.
De retour dans le panneau Importer les tarifs, téléversez votre fichier Excel mis à jour localement.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Les tarifs que vous venez de téléverser seront alors distribués selon la politique d'indemnité journalière nouvellement créée.
Lorsque votre politique d'indemnités journalières arrive à expiration, l'utilisateur rencontrera une erreur lors de la création d'une indemnité journalière. Pour résoudre ce problème, prolongez la durée de la politique d'indemnités journalières existante ou créez une nouvelle politique avec des dates mises à jour.
Modification et suppression des politiques d'indemnités journalières
Pour modifier une politique d'indemnité journalière existante :
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière.
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Modifier la politique.
Dans le panneau qui s'ouvre, mettez à jour les informations et cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer une politique d'indemnité journalière existante :
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case de confirmation et cliquez sur Supprimer la politique.
Lorsque vous essayez de modifier la période effective d'une politique d'indemnité journalière ou de supprimer une politique d'indemnité journalière alors que vous avez encore des dépenses impayées auxquelles elle s'applique, Payhawk affichera un avertissement et ne vous laissera pas continuer tant que ces dépenses ne seront pas réglées.
Mise à jour des tarifs journaliers existants
Pour mettre à jour vos tarifs journaliers existants appliqués pour une politique d’indemnité journalière, vous pouvez les télécharger dans Excel, les mettre à jour et effectuer une nouvelle importation.
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Téléchargez les tarifs au format .xlsx. Le fichier Excel contenant vos tarifs journaliers actuels pour la politique sera alors stocké localement.
Mettez à jour les informations et sauvegardez le fichier.
De retour dans Payhawk, cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Importer les tarifs.
Dans le panneau qui s'ouvre, téléversez votre fichier local et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Notez que s’il existe des indemnités journalières impayées avec les anciens tarifs, Payhawk les mettra automatiquement à jour.
Vous pouvez également modifier, supprimer et télécharger les tarifs journaliers existants en cliquant sur la politique pour l'ouvrir, puis sur le menu à trois points, et en sélectionnant l'option souhaitée.
Ressources utiles