Payhawk prend en charge nativement les indemnités journalières américaines. Lorsque votre politique d'indemnités journalières utilise les États-Unis en tant que pays réglementaire, Payhawk calcule les allocations selon le modèle fédéral américain d'indemnités journalières, et non selon les modèles journaliers (par jour calendaire) ou horaires utilisés dans d'autres pays.
Le fichier Excel modèle avec les taux des indemnités journalières américaines repose sur les taux officiels publiés par la U.S. General Services Administration (GSA) pour les États-Unis continentaux, par le U.S. Department of State pour les destinations étrangères, et par le Department of Defense pour les destinations non étrangères situées en dehors des États-Unis continentaux, telles que l'Alaska, Hawaï et Porto Rico. Ces valeurs sont définies par défaut et peuvent être adaptées selon votre propre politique.
Les taux d'indemnités journalières suggérés dans le modèle américain par défaut pour chaque pays reposent sur des sources accessibles au public et fournis uniquement à titre indicatif. Ces suggestions ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou financier. Les entreprises demeurent seules responsables de la révision et de l'adaptation des politiques à leur contexte spécifique, et doivent consulter des conseillers juridiques, fiscaux ou RH avant de s'y fier ou de les mettre en pratique.
Ce que couvrent les indemnités journalières américaines
Le modèle fédéral américain divise une indemnité journalière en deux parties : l'hébergement et les repas et frais accessoires (M&IE – Meals and Incidental Expenses.
Payhawk calcule et rembourse la partie M&IE de l'allocation. Vous pouvez rembourser l'hébergement en tant que dépense ordinaire, le payer avec une carte d'entreprise ou le réserver via le Travel AI Agent.
Fonctionnement du calcul américain
Payhawk divise le voyage en jours calendaires, détermine le taux M&IE de la destination pour chaque jour, puis applique les règles suivantes :
Premier et dernier jour de voyage. Le premier et le dernier jour du voyage sont payés à 75 % du taux M&IE, conformément à la règle de proratisation GSA applicable aux jours de déplacement.
Jours intermédiaires. Chaque jour compris entre le premier et le dernier jour est payé au taux M&IE complet correspondant à la destination de ce jour.
Voyages aller-retour le même jour. Un voyage qui commence et se termine le même jour calendaire est payé à 75 % du taux M&IE. Contrairement au modèle allemand, le modèle américain ne prévoit pas de minimum de 8 heures ; les voyages brefs effectués dans la même journée donnent donc droit à une indemnité journalière.
Repas fournis. Lorsqu'un repas est fourni gratuitement au voyageur, l'employé l'indique sur l'indemnité journalière et Payhawk déduit le montant fixe configuré pour ce repas du jour calendaire concerné. L'indemnité journalière ne peut jamais être passer en dessous de zéro.
Lorsqu'un voyage couvre plusieurs destinations, chaque jour calendaire est valorisé en fonction de la destination où se trouvait l'employé ce jour-là. Le jour de l'arrivée à une nouvelle destination est valorisé au taux de cette nouvelle destination.
Exemple
Un employé se déplace d'Austin à Chicago pour trois jours. Chicago affiche un taux M&IE de 92 $, avec des déductions de 23 $ pour le petit-déjeuner et de 38 $ pour le dîner. L'hôtel fournit le petit-déjeuner le deuxième jour.
Jour | Taux appliqué | Déduction | Montant |
|---|---|---|---|
Jour 1 (arrivée) | 75 % de 92 $ | Aucune | 69,00 $ |
Jour 2 (journée complète) | 92 $ | Petit-déjeuner −23 $ | 69,00 $ |
Jour 3 (départ) | 75 % de 92 $ | Aucune | 69,00 $ |
Total | 207,00 $ |
Le modèle américain pour les indemnités journalières
Le modèle américain pour les indemnités journalières dans Payhawk contient une ligne par emplacement. Vous devez conserver la ligne d'en-tête telle quelle, car le système associe les colonnes en fonction de leur nom. L'importation échoue si la colonne locationdefined, county, name, state, country ou meals est manquante. Un fichier peut contenir un maximum de 10 000 lignes.
Les taux du modèle américain sont interprétés dans la devise de base de votre compte, et le modèle ne comporte pas de colonne de devise. Si votre devise de base n'est pas le dollar américain, convertissez les valeurs avant d'importer le fichier.
Le modèle comporte les colonnes suivantes :
locationdefined- L'emplacement tel qu'il est publié dans les tableaux sources, par exemple « Birmingham / Jefferson » ou « Kaboul, AFGHANISTAN ». Obligatoire.county- Le comté ou la zone au sein de la destination. Tout ce qui suit la première virgule est ignoré. Obligatoire.name- Le nom de la ville. Obligatoire. Si un taux couvre plusieurs villes, séparez-les par une barre oblique, par exemple « Phoenix / Scottsdale », et Payhawk crée un taux pour chacune d'elles.state- Le code d'état à deux lettres pour les emplacements américains. Obligatoire. Laissez ce champ vide pour les destinations étrangères.country- Le code pays à trois lettres de l'emplacement. Laissez ce champ vide pour les emplacements américains ; Payhawk traitera alors la ligne comme étant aux États-Unis. Utilisezotherpour la ligne de solution de secours globale.meals- Le taux M&IE complet par jour pour l'emplacement. Il s'agit de la valeur utilisée par Payhawk pour calculer l'indemnité journalière. C'est une valeur unique par emplacement, qui ne peut donc pas varier en fonction du mois. Obligatoire.breakfast,lunch,dinner,incidental expenses- Le montant déduit de l'indemnité journalière lorsque le repas, ou les frais accessoires, sont fournis gratuitement au voyageur. Les déductions dans le modèle américain sont des montants fixes, et non des pourcentages.
Association des destinations aux taux
Lorsque l'employé sélectionne une destination, Payhawk renseigne automatiquement la ville, le comté et l'état à partir de la recherche de l'emplacement, puis détermine un taux dans l'ordre suivant :
La ville dans le pays de destination. Si plusieurs lignes partagent le même nom de ville, Payhawk affine la correspondance par comté.
Le comté, lorsque la ville ne dispose pas de son propre taux.
La ligne de taux standard de l'état, lorsque ni la ville ni le comté ne disposent d'un taux. C'est ainsi que la GSA publie le taux applicable à tous les emplacements non répertoriés d'un état.
La ligne Taux standard du pays, lorsque l'état ne dispose pas de ligne Taux standard. Pour les États-Unis, il s'agit du taux CONUS standard.
La ligne
otheren bas du modèle, lorsque le pays de destination n'est pas du tout présent dans le modèle.
Les destinations non répertoriées étant redirigées vers une ligne Taux standard, conservez une ligne Taux standard par état, une pour les États-Unis et une ligne
other.
Voyages internationaux
Les politiques d'indemnité journalière américaines couvrent également les voyages à l'étranger. Les destinations étrangères utilisent les taux M&IE du Département d'État, avec des déductions prévues par la répartition des repas établie par ce même département.
Les destinations situées hors du territoire continental des États-Unis qui ne sont pas étrangères, telles que l'Alaska, Hawaï, Porto Rico, Guam, les Îles Vierges américaines et les Îles Mariannes du Nord, utilisent les taux du Département de la Défense. L'Alaska et Hawaï sont répertoriés en tant que lignes américaines avec un code d'état, et les territoires sont répertoriés avec leur propre code pays.
La plupart des pays étrangers figurant dans le modèle disposent d'une ligne Taux standard applicable à toute destination de ce pays ne possédant pas son propre taux. Les pays avec une seule localité répertoriée n'en ont pas.
La ligne
otherest utilisée uniquement pour les pays totalement absents du modèle. Si un pays figure dans le modèle mais que la destination ne correspond ni à une localité répertoriée ni à une ligne Taux standard pour ce pays, l'indemnité journalière ne peut pas être calculée et le système génèrera une erreur. Pour éviter ce problème, ajoutez une ligne Taux standard pour chaque pays dans lequel vos employés se déplacent.
Configuration des taux américains
Lorsque votre entreprise est enregistrée aux États-Unis, chaque nouvelle politique d'indemnité journalière est préremplie avec les taux et règles américains en vigueur, ce qui vous permet de démarrer avec un ensemble complet de taux GSA et du Département d'État, sans avoir à créer le fichier vous-même.
Inutile donc de télécharger le fichier modèle Payhawk générique. Téléchargez plutôt les taux de la politique elle-même, effectuez-en la révision, puis réimportez votre fichier modifié.
Pour en savoir plus sur la création de la politique d'indemnité journalière, consultez l'article sur la configuration du type de dépense d'indemnité journalière de déplacement.
Maintenir vos taux à jour
La GSA publie de nouveaux taux pour chaque exercice fiscal américain, qui s'étend du 1er octobre au 30 septembre, et le Département d'État met à jour les taux étrangers chaque mois. Payhawk n'intégrant pas automatiquement ces mises à jour dans vos politiques existantes, vous devez réviser vos taux au début de chaque exercice fiscal, puis importer un fichier mis à jour dans la politique existante ou créer une nouvelle politique pour la nouvelle période.
Si des indemnités journalières de déplacement impayées utilisent les anciens taux, Payhawk les recalcule automatiquement une fois l'importation effectuée.