Lorsque vous configurez la politique d'un voyage en mode indemnité journalière, Payhawk calcule le montant auquel le voyageur a droit pour ce voyage et crée une dépense d'indemnité journalière à l'état de brouillon dès que la demande de voyage est approuvée. Le voyageur vérifie le brouillon, le modifie si nécessaire, puis le soumet, au lieu de remplir une demande d'indemnité journalière à partir de zéro.
Comprendre les indemnités journalières automatisées
Lorsqu'une demande de voyage est créée, Payhawk y ajoute une indemnité journalière à la place du budget sur carte. Le montant de l'indemnité journalière est calculé à partir de l'itinéraire et actualisé à chaque modification avant approbation, afin que les responsables de validation voient toujours le montant à jour. Ce montant est déterminé par votre politique en matière d'indemnités journalières et les règles applicables dans le pays concerné.
Calcul des indemnités journalières
Payhawk affiche le montant total de l'indemnité journalière ainsi que le détail pour chaque jour du voyage. Le voyageur peut vérifier ces informations dans le récapitulatif de la demande avant de la soumettre.
Le premier et le dernier jour du voyage sont des jours de trajet et peuvent être indemnisés à un tarif réduit. Les autres jours sont calculés au tarif journalier complet. Chaque ligne reprend le tarif correspondant de votre politique d'indemnités journalières, de sorte que le montant dépend de la destination et du pays de la politique.
L'indemnité journalière est calculée pour chaque jour calendaire du voyage, y compris le premier et le dernier jour. Par exemple, pour un voyage du 13 au 17 août, il faut compter cinq journées d'indemnité. Payhawk rembourse le montant correspondant une fois le voyage terminé.
Pour en savoir plus sur la structure des tarifs, consultez les articles sur l'utilisation des taux journaliers pour le calcul des indemnités journalières et l'utilisation des taux horaires pour le calcul des indemnités journalières.
Déduction des repas
Lorsqu'un repas est fourni pendant le voyage, Payhawk réduit l'indemnité journalière correspondante. Si vous réservez une chambre avec petit-déjeuner inclus, Payhawk déduit automatiquement le montant correspondant pour chaque nuit du séjour.
Vous pouvez également indiquer les repas fournis pour chaque jour, ou appliquer la même déduction pour l'ensemble du séjour. Les montants déduits sont définis dans votre politique d'indemnités journalières.
Vérification et soumission des indemnités journalières
Lorsque la demande de voyage est approuvée, Payhawk crée l'indemnité journalière sous forme de brouillon de dépense dans la note de frais du voyage et en informe le voyageur.
Le voyageur peut ouvrir le brouillon pour vérifier l'itinéraire, les tarifs journaliers et les déductions pour les repas, les modifier si nécessaire, puis le soumet. Si personne ne soumet le brouillon, Payhawk soumet automatiquement la note de frais au bout d'un certain nombre de jours, à condition que les champs obligatoires soient remplis et que les justificatifs requis soient fournis.
Si le montant soumis dépasse l'indemnité journalière approuvée, l'écart doit être autorisé avant le paiement. Un comptable Payhawk examine la note de frais avant son paiement.
Si la demande de voyage est supprimée ou si la réservation est annulée avant le paiement, Payhawk annule automatiquement le brouillon. S'il n'est pas possible de calculer l'indemnité journalière de l'itinéraire, la demande est tout de même validée : une indemnité journalière de zéro est appliquée et un avertissement est ajouté dans les informations de la demande. Le voyageur peut alors créer une indemnité journalière manuellement.
Prérequis concernant les indemnités journalières automatisées pour les voyages
Le mode indemnité journalière pour les voyages s'appuie sur une politique de tarifs d'indemnités journalières active. Il s'agit de la même politique que celle utilisée pour les indemnités journalières manuelles, que vous pouvez configurer sous Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière.
Pour en savoir plus, consultez l'article sur la configuration du type de dépense journalière.
Configuration des politiques de voyage en mode indemnité journalière
Pour activer le mode indemnité journalière pour les voyages :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Voyages.
Cliquez sur le type de voyage sélectionné pour l'ouvrir.
Accédez à l'onglet Politique.
Sous Dépenses quotidiennes, sélectionnez Indemnité journalière.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous désactivez le mode indemnité journalière, le système cesse d'ajouter de nouvelles lignes d'indemnités journalières. En revanche, les demandes déjà approuvées continuent de générer leur brouillon.