Dans le Payhawk Web Portal, vous pouvez configurer des workflows d'approbation qui déterminent comment les demandes de voyage des employés sont examinées et approuvées.
Un workflow d'approbation définit la séquence d'étapes qu'une demande de voyage suit après la soumission : qui l'approuve, dans quelles conditions et ce qui se passe à chaque étape. Combiné à vos paramètres de politique de voyage, le workflow garantit que chaque demande de voyage suit le processus de votre entreprise, de la soumission à l'approbation.
Comprendre les workflows de voyage
Lors de la configuration des workflows d'approbation pour les voyages, gardez à l'esprit la façon dont le système gère certaines situations spécifiques.
Changements de prix et disponibilité
Le système intègre une marge de 10 % sur les demandes de voyage pour tenir compte des fluctuations de prix pendant le processus d'examen et d'approbation. Si un retard entraîne une modification du prix, la marge couvre la différence et l'employé peut poursuivre la réservation sans nouvelle approbation. Les approbateurs reçoivent des rappels pour assurer le bon déroulement du processus.
Si l'option initiale n'est plus disponible au moment de l'approbation de la demande de voyage, le Travel AI Agent invite l'employé à sélectionner un nouveau vol (mêmes dates et destination), une chambre ou un hôtel (dans un rayon de 5 km) et effectue la réservation du choix confirmé sans nouvelle approbation.
Si un employé apporte des modifications tarifaires à la demande de voyage, par exemple en choisissant une option plus coûteuse, une nouvelle approbation est requise.
Réserver au nom d'un autre employé
Lorsqu'un administrateur Payhawk ou un employé disposant des autorisations requises effectue une réservation au nom d'un autre employé, le flux d'approbation suit les règles d'approbation configurées pour le voyageur, et non celles de la personne effectuant la réservation. Le workflow d'approbation est déterminé par la configuration d'approbation du voyageur, par exemple l'approbation du responsable ou l'étape de révision du Travel Manager. La réservation est traitée exactement comme si le voyageur l'avait soumise lui-même.
Toutes les autres règles d'approbation, telles que les seuils budgétaires, les limites de politique et les étapes d'escalade, s'appliquent normalement à la demande du voyageur.
Configurer les workflows de voyage
Vous pouvez configurer des workflows pour les demandes de voyage de vos employés. Ces workflows d'approbation sont uniquement disponibles pour les utilisateurs de Payhawk.
Pour configurer les workflows :
Accédez à l'onglet Paramètres > Voyages > Voyage > Workflow.
Cliquez sur Modifier le workflow. Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé vers l'écran Paramètres > Workflows pour afficher et gérer tous les workflows des demandes de voyage en un seul endroit.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés et en tenant compte des spécificités suivantes, valables pour les demandes de voyage :
L'étape Soumettre est toujours présente. Au cours de cette étape, le Travel AI Agent doit rassembler les informations nécessaires pour remplir tous les champs de la demande, créer et soumettre une demande de voyage.
L'étape Vérifier est facultative. Vous pouvez désigner comme responsables de la vérification les personnes concernées au sein de votre entreprise. Il s'agit généralement de responsables de voyages qui peuvent apporter des modifications aux vols et aux hôtels. Cette étape déclenchera une notification de demande de vérification dans l'agent – dans le portail web, l'application mobile et Slack..
L'étape Approuver est à définir. Par exemple, vous pouvez définir le Responsable d'équipe correspondant comme responsable d’approbation. Cette étape déclenchera une demande d'approbation dans leur portail web Payhawk, leur application mobile et Slack. Cela leur permettra d'approuver la demande de voyage dans l'agent – dans Slack, le portail web et l'application mobile.
L'étape Payer est toujours présente. Une fois l'approbation accordée, le Travel AI Agent augmente automatiquement le plafond de la carte de l'employé et réserve le voyage d'affaires.
L'étape Clôturer est également toujours visible par défaut. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes.