Configuration des politiques de voyage

En tant que Payhawk Administrator, vous pouvez configurer les politiques de voyage et les workflows d'approbation pour les demandes de voyage dans le Payhawk Web Portal.

Les politiques de voyage définissent les règles que les employés doivent respecter lors de la soumission de demandes de voyage, notamment les limites budgétaires, les options de réservation autorisées et le signalement des choix hors politique. Les workflows d'approbation définissent la suite du processus : les étapes, les approbateurs et les conditions qui déterminent comment chaque demande est examinée et approuvée.

Sur la base de ces paramètres, le Travel AI Agent recueille les informations requises auprès des employés, affiche les options disponibles (en signalant les choix hors politique) et déclenche le workflow d'approbation.

Politiques de voyage prises en charge

Par défaut, Payhawk propose une politique de voyage, que vous pouvez modifier en fonction des besoins de votre entreprise. Une fois que vous aurez configuré la politique de voyage souhaitée, celle-ci s'appliquera à l'ensemble de votre entreprise ou de votre groupe d'entités.

Vols

Vous pouvez définir les détails de vol suivants dans votre politique de voyage :

Compagnies aériennes préférées, par exemple Lufthansa et British Airways.
Budget maximal pour les vols intérieurs, par exemple jusqu'à 150 EUR, les vols intérieurs étant ceux qui se déroulent dans le même pays.
Budget maximum pour les vols internationaux court ou long-courriers, par exemple jusqu'à 300 euros pour le premier et jusqu'à 1 000 euros pour le second.
- Si le vol se déroule au sein de la même région et que la durée totale de vol sur tous les segments est inférieure ou égale à 7 heures, il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier dans la même région correspond à une durée totale de vol de plus de 7 heures.
- Si le vol s'effectue entre différentes régions et que la durée totale de vol sur tous les segments est inférieure ou égale à 6 heures, il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier entre différentes régions correspond à une durée totale de vol de plus de 6 heures.

Hôtels

Vous pouvez définir les détails d'hôtel suivants dans votre politique de voyage :

Tarif maximum de l'hôtel, par exemple, jusqu'à 200 EUR par nuit.
Catégories d'hôtels préférées, par exemple, hôtels 3 étoiles ou 4 étoiles uniquement.
Tarifs spécifiques à chaque pays, par exemple, jusqu'à 250 EUR par nuit en France ou jusqu'à 250 GBP par nuit au Royaume-Uni.

Indemnité journalière

L'indemnité journalière est un budget quotidien qui couvre les repas et les frais de transport pendant un voyage, ajouté au plafond de la carte de l'employé en plus du budget hôtel et vol. Lorsqu'une demande de voyage est approuvée, le plafond de la carte augmente du montant de l'indemnité journalière multiplié par le nombre de jours de voyage. Par exemple, si l'indemnité journalière est de 50 € et que le voyage dure 4 jours, le plafond de la carte augmente de 200 € à l'approbation. L'employé peut utiliser la totalité de l'indemnité dès l'approbation et jusqu'au dernier jour du voyage. Le montant non utilisé est retiré du plafond de la carte à la fin du voyage.

Vous pouvez configurer l'indemnité dans le cadre de votre politique de voyage. Le paramètre d'indemnité prend en charge les options suivantes :

Désactivée - Aucune indemnité n'est incluse dans les demandes de voyage.
Détails de la politique pour les vols et les hôtels, incluant les montants maximum et les compagnies aériennes préférées.
Activée avec limite - Une indemnité est automatiquement ajoutée à chaque demande de voyage, jusqu'au montant que vous définissez dans la politique.
Activée sans limite - Une indemnité est automatiquement ajoutée sans plafond sur le montant de la demande de voyage. Lorsqu'elle est activée, l'indemnité est appliquée par défaut aux demandes de voyage selon la configuration de la politique. Les voyageurs peuvent ajuster le montant de l'indemnité sur leurs demandes individuelles si nécessaire.