En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer les paramètres de la demande de voyage pour les voyages d'affaires directement dans le portail Payhawk.
En fonction des paramètres définis, le Travel AI Agent recueillera toutes les informations requises auprès de vos employés, affichera toutes les options disponibles (en signalant celles qui ne sont pas conformes à la politique) et déclenchera un workflow d'approbation.
Configuration des paramètres de champ
Vous pouvez configurer toutes les informations que vous souhaitez que le Travel AI Agent recueille auprès de vos employés, par exemple les dates et les destinations, avant de déclencher un workflow d'approbation.
Pour configurer les paramètres du champ :
Accédez à l'onglet Paramètres> Demandes > Voyage > Champs.
Sous Détails de la demande, remplissez les informations pour chacun des champs intégrés :
Description – Les employés devront indiquer la raison pour laquelle ils soumettent la demande de voyage.
Détails du voyage – Les employés devront fournir les détails du voyage souhaité, par exemple les dates d'arrivée et de départ et la destination.
Mode de paiement – Les employés devront fournir des informations sur la carte Payhawk que le Travel AI Agent doit utiliser pour la réservation. Si l'employé ne dispose pas d'une carte Payhawk active, le Travel AI Agent lui émettra automatiquement une nouvelle carte virtuelle qui sera utilisée pour la demande de voyage en question.
Activez la case Nécessaire pour la soumission pour rendre les détails de la demande obligatoires pour les employés avant de soumettre une demande de voyage.
Notez que l'option Obligatoire pour la vérification est toujours activée par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.
Configuration des politiques de voyage
Par défaut, Payhawk propose une politique de voyage, que vous pouvez modifier en fonction des besoins de votre entreprise.
Pour configurer les politiques de voyage :
Accédez à l'onglet Paramètres> Demandes > Voyage > Politique.
Sous Description de la politique, saisissez les détails souhaités de la politique de voyage de votre entreprise au format texte. Vous pouvez définir les détails suivants :.
Compagnies aériennes préférées, par exemple Lufthansa et British Airways.
Budget maximal pour les vols intérieurs, par exemple jusqu'à 150 EUR, les vols intérieurs étant ceux qui se déroulent dans le même pays.
Budget maximum pour les vols internationaux court ou long-courriers, par exemple jusqu'à 300 euros pour le premier et jusqu'à 1 000 euros pour le second.
Si le vol se déroule dans la même région et ne dure pas plus de 7 heures (à l'aller et au retour, escales comprises), il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier dans la même région dure plus de 7 heures.
Si le vol traverse différentes régions et ne dure pas plus de 6 heures (à l'aller et au retour, escales comprises), il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier dans différentes régions dure plus de 6 heures.
Tarif maximum de l'hôtel, par exemple, jusqu'à 200 EUR par nuit.
Catégories d'hôtels préférées, par exemple, hôtels 3 étoiles ou 4 étoiles uniquement.
Tarifs spécifiques à chaque pays, par exemple, jusqu'à 250 EUR par nuit en France ou jusqu'à 250 GBP par nuit au Royaume-Uni.
Cliquez sur Enregistrer.
Le système inclut une marge de 10 % sur les demandes de voyage pour tenir compte des changements de prix pendant la vérification et l'approbation de la demande. Si l'option initiale n'est pas disponible, l'agent demandera à l'employé de sélectionner un nouveau vol (mêmes dates et destinations), une nouvelle chambre ou un nouvel hôtel (dans un rayon de 5 km) et de réserver le choix confirmé – vous n'aurez pas besoin d'approuver la nouvelle option.
Configuration des workflows
Vous pouvez configurer des workflows pour les demandes de voyage de vos employés.
Pour configurer les workflows :
Accédez à l'onglet Paramètres> Demandes > Voyage > Workflow.
Cliquez sur Modifier le workflow. Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé vers l'écran Paramètres > Workflows pour afficher et gérer tous les workflows des demandes de voyage en un seul endroit.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés et en tenant compte des spécificités suivantes, valables pour les demandes de voyage :
L'étape Soumettre est toujours présente. Au cours de cette étape, le Travel AI Agent doit rassembler les informations nécessaires pour remplir tous les champs de la demande, créer et soumettre une demande de voyage.
L'étape Vérifier est facultative. Vous pouvez désigner comme responsables de la vérification les personnes concernées au sein de votre entreprise. Il s'agit généralement de responsables de voyages qui peuvent apporter des modifications aux vols et aux hôtels. Cette étape déclenchera une notification de demande de vérification dans l'agent – dans le portail web, l'application mobile et Slack..
L'étape Approuver est à définir. Par exemple, vous pouvez définir le Responsable d'équipe correspondant comme responsable d’approbation. Cette étape déclenchera une demande d'approbation dans leur portail web Payhawk, leur application mobile et Slack. Cela leur permettra d'approuver la demande de voyage dans l'agent – dans Slack, le portail web et l'application mobile.
L'étape Créer une note de frais est facultative. Vous pouvez configurer la demande de voyage pour qu'elle génère un rapport de dépenses dans le système. S'il existe un écart entre la demande de voyage et les paramètres de note de frais, comme une incompatibilité entre les méthodes de paiement ou les champs personnalisés, le système affichera un message d'avertissement.
L'étape Payer est toujours présente. Une fois l'approbation obtenue, le Travel AI Agent recharge automatiquement la carte de l'employé et réserve le voyage d'affaires.
L'étape Clôturer est également toujours visible par défaut. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes.