En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer les paramètres de la demande de voyage pour les voyages d'affaires directement dans le portail Payhawk.
En fonction des paramètres définis, le Travel AI Agent recueillera toutes les informations requises auprès de vos employés, affichera toutes les options disponibles (en signalant celles qui ne sont pas conformes à la politique) et déclenchera un workflow d'approbation.
Approbations pour les réservations au nom d'autres employés
Lorsqu'un administrateur Payhawk ou un employé disposant des autorisations requises effectue une réservation au nom d'un autre employé, le flux d'approbation suit les règles d'approbation configurées pour le voyageur, et non celles de la personne effectuant la réservation. Le workflow d'approbation est déterminé par la configuration d'approbation du voyageur, par exemple l'approbation du responsable ou l'étape de révision du Travel Manager. La réservation est traitée exactement comme si le voyageur l'avait soumise lui-même.
Toutes les autres règles d'approbation, telles que les seuils budgétaires, les limites de politique et les étapes d'escalade, s'appliquent normalement à la demande du voyageur.
Configuration des paramètres
Vous pouvez configurer les paramètres généraux pour les demandes de voyage de vos employés.
Pour configurer les paramètres :
Accédez à l'onglet Paramètres > Trajets > Voyage > Paramètres.
Sous Nom, saisissez le nom de la demande de voyage en texte libre, par exemple, Voyage.
Sous Description, saisissez la description de la demande de voyage pour aider à expliquer la différence entre les types aux employés.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Configuration des paramètres de champ
Les paramètres de champ pour les demandes de voyage sont intégrés et peuvent être consultés depuis l'onglet Paramètres > Voyages > Voyage > champs sous Détails de la demande. Ils comprennent les informations suivantes :
Description – Les paramètres du champ Description pour les demandes de voyage ne peuvent pas être modifiés. Le champ Description sera toujours affiché dans les demandes de voyage et les employés devront indiquer un motif pour la soumission de la demande de voyage.
Détails du voyage – Le champ Détails du voyage sera toujours affiché dans les demandes de voyage. Vous pouvez le configurer comme obligatoire pour la soumission et/ou obligatoire pour la révision. Aucun autre paramètre n'est modifiable. Le champ Détails du voyage sera toujours affiché dans les demandes de voyage et les employés devront fournir les détails souhaités pour leur voyage, tels que les dates d'arrivée et de départ ainsi que la destination.
Mode de paiement – Les paramètres du champ Mode de paiement pour les demandes de voyage ne peuvent pas être modifiés. Les employés devront indiquer quelle carte Payhawk l'Agent IA Voyage doit utiliser pour la réservation. Si l'employé ne dispose pas d'une carte Payhawk active, l'Agent IA Voyage lui émettra automatiquement une nouvelle carte virtuelle qui sera utilisée pour cette demande de voyage spécifique.
Configuration des politiques de voyage
Par défaut, Payhawk propose une politique de voyage, que vous pouvez modifier en fonction des besoins de votre entreprise. Une fois que vous aurez configuré la politique de voyage souhaitée, celle-ci s'appliquera à l'ensemble de votre entreprise ou de votre groupe d'entités.
Pour configurer les politiques de voyage :
Accédez à l'onglet Paramètres > Voyages > Voyage > Politique.
Sous Description de la politique, saisissez les détails souhaités de la politique de voyage de votre entreprise au format texte. Vous pouvez définir les détails suivants :.
Compagnies aériennes préférées, par exemple Lufthansa et British Airways.
Budget maximal pour les vols intérieurs, par exemple jusqu'à 150 EUR, les vols intérieurs étant ceux qui se déroulent dans le même pays.
Budget maximum pour les vols internationaux court ou long-courriers, par exemple jusqu'à 300 euros pour le premier et jusqu'à 1 000 euros pour le second.
Si le vol se déroule au sein de la même région et que la durée totale de vol sur tous les segments est inférieure ou égale à 7 heures, il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier dans la même région correspond à une durée totale de vol de plus de 7 heures.
Si le vol s'effectue entre différentes régions et que la durée totale de vol sur tous les segments est inférieure ou égale à 6 heures, il est considéré comme un vol court-courrier. Un vol long-courrier entre différentes régions correspond à une durée totale de vol de plus de 6 heures.
Tarif maximum de l'hôtel, par exemple, jusqu'à 200 EUR par nuit.
Catégories d'hôtels préférées, par exemple, hôtels 3 étoiles ou 4 étoiles uniquement.
Tarifs spécifiques à chaque pays, par exemple, jusqu'à 250 EUR par nuit en France ou jusqu'à 250 GBP par nuit au Royaume-Uni.
Vous pouvez configurer une indemnité de déplacement dans le cadre de votre politique de voyage. Une allocation de voyage augmente automatiquement la limite de carte de l'employé, lui permettant de couvrir les repas et les frais de transport pendant son voyage, conformément à la politique de voyage. Le paramètre Indemnité prend en charge les options suivantes :
Désactivée - Aucune indemnité n'est incluse dans les demandes de voyage.
Détails de la politique pour les vols et les hôtels, incluant les montants maximum et les compagnies aériennes préférées.
Activée avec limite - Une indemnité est automatiquement ajoutée à chaque demande de voyage, jusqu'au montant que vous définissez dans la politique.
Activée sans limite - Une indemnité est automatiquement ajoutée sans plafond sur le montant de la demande de voyage. Lorsqu'elle est activée, l'indemnité est appliquée par défaut aux demandes de voyage selon la configuration de la politique. Les voyageurs peuvent ajuster le montant de l'indemnité sur leurs demandes individuelles si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Configuration des workflows
Vous pouvez configurer des workflows pour les demandes de voyage de vos employés. Ces workflows d'approbation sont uniquement disponibles pour les utilisateurs de Payhawk.
Pour configurer les workflows :
Accédez à l'onglet Paramètres > Voyages > Voyage > Workflow.
Cliquez sur Modifier le workflow. Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé vers l'écran Paramètres > Workflows pour afficher et gérer tous les workflows des demandes de voyage en un seul endroit.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés et en tenant compte des spécificités suivantes, valables pour les demandes de voyage :
L'étape Soumettre est toujours présente. Au cours de cette étape, le Travel AI Agent doit rassembler les informations nécessaires pour remplir tous les champs de la demande, créer et soumettre une demande de voyage.
L'étape Vérifier est facultative. Vous pouvez désigner comme responsables de la vérification les personnes concernées au sein de votre entreprise. Il s'agit généralement de responsables de voyages qui peuvent apporter des modifications aux vols et aux hôtels. Cette étape déclenchera une notification de demande de vérification dans l'agent – dans le portail web, l'application mobile et Slack..
L'étape Approuver est à définir. Par exemple, vous pouvez définir le Responsable d'équipe correspondant comme responsable d’approbation. Cette étape déclenchera une demande d'approbation dans leur portail web Payhawk, leur application mobile et Slack. Cela leur permettra d'approuver la demande de voyage dans l'agent – dans Slack, le portail web et l'application mobile.
L'étape Payer est toujours présente. Une fois l'approbation obtenue, le Travel AI Agent recharge automatiquement la carte de l'employé et réserve le voyage d'affaires.
L'étape Clôturer est également toujours visible par défaut. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes.
Remarques sur les workflows
Afin de tenir compte des variations de prix survenant au cours du processus d'examen et d'approbation, le système applique une marge de 10 % sur les demandes de voyage. Les approbateurs reçoivent des rappels afin de garantir des approbations dans les délais impartis. Toutefois, si un retard entraîne une fluctuation du prix, cette marge couvrira la différence et le collaborateur pourra procéder à la réservation sans qu'une nouvelle approbation soit nécessaire.
Si l'option initiale n'est plus disponible au moment où la demande de voyage est examinée et approuvée, le Travel AI Agent demandera au collaborateur de sélectionner un nouveau vol (mêmes dates et destinations), une nouvelle chambre ou un nouvel hôtel (dans un rayon de 5 km). L'Agent procédera à la réservation du choix confirmé, sans qu'une nouvelle approbation soit requise.
Si un collaborateur apporte des modifications tarifaires à la demande de voyage, telles qu'une augmentation du coût, ces modifications devront faire l'objet d'une nouvelle approbation.