Configuration des politiques de voyage

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer les politiques de voyage et les workflows d'approbation des demandes de voyage sur le portail Web Payhawk.

Les politiques de voyage définissent les règles que les employés doivent respecter lors d'une demande de voyage, notamment les limites budgétaires, les options de réservation autorisées ou les critères de signalement des demandes non conformes. Les workflows d'approbation déterminent la suite des opérations : les étapes, les responsables de validation et les conditions qui déterminent la manière dont chaque demande est examinée et validée.

En fonction de ces paramètres, le Travel AI Agent recueille les informations nécessaires auprès des employés, affiche les options disponibles (en signalant celles qui ne respectent pas la politique de voyage) et déclenche le workflow d'approbation.

Politiques de voyage prises en charge

Payhawk propose une politique de voyage par défaut. Vous pouvez la modifier en fonction des exigences de votre entreprise. Une fois configurée, votre politique s'applique à l'ensemble de votre entreprise ou de votre groupe d'entités.

Si votre entreprise a négocié des tarifs hôteliers via Payhawk, ceux-ci seront entièrement compatibles avec votre politique de voyage. Ils seront appliqués automatiquement lors des recherches d'hôtels : les employés n'auront aucun code à saisir ni aucune autre démarche à effectuer. Les règles de la politique, telles que les limites budgétaires et les exigences d'autorisation, continuent de s'appliquer comme d'habitude, que l'employé sélectionne un tarif négocié ou un tarif public.

Vols

Dans votre politique de voyage, vous pouvez définir les informations suivantes relatives aux vols :

Compagnies aériennes privilégiées : par exemple, Lufthansa et British Airways.
Budget maximal pour les vols intérieurs : par exemple, jusqu'à 150 €, les vols intérieurs étant ceux effectués au sein d'un même pays.
Budget maximal pour les vols internationaux court ou long-courriers : par exemple, jusqu'à 300 € pour les premiers et jusqu'à 1 000 € pour les seconds.
- Un vol au sein d'une même région est considéré comme court-courrier si la durée totale passée en vol, tous segments confondus, ne dépasse pas 7 heures. Au-delà de 7 heures, il est considéré comme long-courrier.
- Un vol entre différentes régions est considéré comme court-courrier si la durée totale passée en vol, tous segments confondus, ne dépasse pas 6 heures. Au-delà de 6 heures, il est considéré comme long-courrier.

Hôtels

Dans votre politique de voyage, vous pouvez définir les informations suivantes concernant les hôtels :

Tarif maximal pour l'hôtel : par exemple, jusqu'à 200 € par nuit.
Catégories d'hôtels privilégiées : par exemple, uniquement les hôtels 3 ou 4 étoiles.
Tarifs spécifiques à chaque pays : par exemple, jusqu'à 250 € par nuit en France ou 250 £ par nuit au Royaume-Uni.

Budget quotidien

Le budget quotidien couvre les dépenses courantes du voyage, comme les repas et les déplacements sur place. Il s'ajoute aux budgets consacrés au vol et à l'hôtel. Pour chaque type de voyage, vous pouvez choisir parmi l'une des trois options de budget quotidien suivantes :

Aucun. Les employés ne peuvent pas demander de budget quotidien pour ce voyage.
Budget sur carte. Payhawk crédite la carte du voyageur d'un montant approuvé en même temps que le voyage.
Indemnités journalières. Payhawk applique les montants journaliers prévus dans votre politique d'indemnités journalières et rembourse le voyageur à l'issue du voyage.

Le budget sur carte correspond à un montant que le voyageur peut dépenser avec sa carte. Lorsque la demande de voyage est approuvée, la limite de la carte est augmentée du montant journalier prévu, multiplié par le nombre de jours du voyage. Par exemple, avec un budget de 50 € par jour pour un voyage de 4 jours, la limite de la carte est augmentée de 200 €. Le voyageur peut utiliser ce budget dès l'approbation et jusqu'au dernier jour du voyage. À la fin du voyage, Payhawk retire le montant restant non dépensé. Vous pouvez définir un plafond, y compris des plafonds propres à chaque pays, ou choisir de ne pas en appliquer. Les voyageurs peuvent également ajuster eux-mêmes le montant dans leur demande de voyage.

L'indemnité journalière constitue une dépense remboursable, et non un budget disponible sur une carte. Payhawk calcule, selon les tarifs définis dans votre politique d'indemnités journalières, le montant à rembourser en fonction des dates et des destinations du voyage, puis rembourse le voyageur à l'issue du voyage. Pour utiliser les indemnités journalières, une politique active doit être configurée sous Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière. Pour en savoir plus, consultez les articles sur les indemnités journalières automatisées pour les voyages et sur la configuration du type de dépense journalière.

Si les indemnités journalières sont activées et que vous disposez d'une politique d'indemnités journalières valide, vos politiques de voyage définissent par défaut le budget quotidien sur les indemnités journalières ; vos voyages génèrent ainsi automatiquement des demandes d'indemnités journalières. Toute politique que vous avez déjà définie sur un budget sur carte fixe ou dont vous avez désactivé le budget quotidien conserve vos paramètres.